コロナ禍の影響によるテレワークへの切り替えも徐々に環境が整い、定着してきた企業も多いのではないでしょうか。
テレワークが定着したことで、会議といえば「Web会議」が一般的になりつつあります。
Web会議のニーズの高まりから、多くのオンラインツールが登場しました。
本記事ではテレワークやWeb会議に慣れてきた今だからこそ知っておきたい、Web会議ツールを利用するメリットや注意点をご紹介します。
目次
テレワーク中の会議を便利にする「Web会議」とは？
テレワーク中に必須ともいえるWeb会議。対面での会議の代替手段として、広く活用されています。
まずは、テレワークやWeb会議とはどのようなものか、おさらいしてみましょう。
テレワークとは
2020年に新型コロナウイルス感染症への対策として、企業が緊急導入したことで一躍有名になりましたが、テレワークとはそもそもどんなものなのでしょうか。
テレワークという言葉は「Tele （遠隔）」と「Work （働く）」という2語からできた造語です。
厚生労働省の「テレワークにおける適切な労務管理のためのガイドライン」によると、テレワークには大きく分けて以下の3つの種類があります。
- 在宅勤務
社員が自宅で就業する - モバイル勤務
会社の取引先のオフィス内、移動途中のカフェなどで業務に取り組む - サテライトオフィス勤務
コワーキングスペースやサテライトオフィスで仕事をする
テレワークと聞くと在宅勤務を思い浮かべる方が多いでしょう。育児や介護などを抱える人や一時的にケガを負っている人、身体に障害のある人などが、以前から自宅で会社の業務を行っていました。
モバイル勤務は、主に専門職の人が在宅勤務や取引先、移動途中で仕事をする形態です。
サテライトオフィス勤務は、文字通り、会社ではないスペースやオフィスで仕事をすることです。
テレワークと一口に言っても、さまざまな働き方を含んだ概念なのです。
Web会議とは
Web会議とは、インターネット経由で行う会議のことを指します。
Web会議に特化した専用のツールを使う場合もあれば、シンプルなビデオ通話機能のみのサービスを使う場合など様々です。
PCに内臓されているマイクやスピーカー、カメラがあれば、音声だけではなく参加者の姿を映しながら会議をすることができます。
Web会議ツールを利用するメリット
テレワーク中に何となくWeb会議ツールを利用している方も多いかもしれませんが、ここからはツールを利用するメリットを確認しておきましょう。
移動不要、どこでも会議可能
Web会議ツールを使えば、手持ちのPCやデジタル端末でミーティングを行うことができます。
会議の会場へ移動する必要はなく、参加者はどこにいても会議に参加することが可能です。
テキストチャットよりも議論しやすい
テキストで情報交換するチャットでも議論をすることができますが、複数人が関わっている場合の議論などには向いていないこともあります。
文字を入力するのに時間がかかるためスピーディーなレスポンスが難しいことがあったり、発言に対する周囲の反応が見えづらかったりと、円滑な議論を実施するのは難しいでしょう。
こういった場合では、Web会議のほうが議論をしやすいといえるでしょう。
対面の会議と全く同じ感覚、とまではいきませんが、発言に対して素早く反応できますし、ビデオ通話ができればお互いの感情もある程度は読み取ることができます。
資料共有も簡単、ペーパレス化も
Web会議ツールを利用するメリットとして大きいのは、手軽に資料を共有できる点です。
画面共有機能がついていれば、パワーポイントの資料などを表示して、全員で同じ情報を見ながら議論をすると行ったことが可能になります。プロジェクターで資料を表示しながら行う対面の会議と同じような感覚で話すことができるのです。
テレワーク中にはメールやチャットのファイル送信機能などで事前に資料を配付しておけば、手元や複数画面に資料を表示しながらミーティングに臨むことができます。
Web会議ならではの注意点
テレワーク時に有益なWeb会議ではありますが、対面していないからこその注意点があります。
3点ほどご紹介しますので、ミーティングに参加する場合には気を付けて臨みましょう。
リアクションや相づちははっきりと
Web会議ツールを使えば参加者を映像で映し出せるとはいっても、対面している時と比べれば、細かな表情などはなかなか判別できません。
会議の議題に賛成なのか、反対なのか、リアクションや相づちをはっきり行い意思表示をしましょう。
ツールによってはリアクションボタンを設けているものもあり、気軽に意思表示ができるので便利です。
周囲の音に注意
Web会議ツールの特徴は、相手の姿や音声をはっきり伝えられることですが、その特徴が思わぬところで発揮されてしまうことがあります。
それは、周囲の音をしっかり拾ってしまうということです。
発言者が話をしている時に、話を聞いている人が音声をミュート（消音）にしていない場合に、聞いている人の周囲の音やノイズを拾ってしまい、発言者の話が聞き取りづらくなることがあります。
道路に面した部屋でテレワークを行っていた場合、窓を開けていれば自動車の走る音を拾ってしまいますし、自宅でテレワークを行っていて小さな子どもやペットがいる場合は、声や鳴き声を拾ってしまうこともあります。
発言をする時には周囲の音にも注意し、もし周囲の音が大きい場合には適宜ミュートを使いましょう。
会議の進行に注意
Web会議は、インターネットを利用しているので、インターネット回線の通信状況の影響を受けてしまいます。
インターネット回線の速度の低下などで急に通信品質が低下して映像が見づらく、音声が聞き取りづらくなることや、回線の切断などが起きる可能性があります。
発言者の回線にトラブルがあった時には、発言者はしっかり伝えられたと思っていても、聞いている側は音声が途切れ途切れで何と言っているか分からないという状態になることがあります。
そうした状況になったときには、聞いている側の人はすぐに伝えて言い直してもらいましょう。
発言者の映像と音声が途中で切断されてしまうなどのトラブルがあった時には、戻ってくるまで待つなど、進行役は的確に対応できるようにしておきましょう。
明確に進行役を決めておくなど、あらかじめルールを周知しておくと、参加者の不安は少なくなります。
おすすめWeb会議ツール
Web会議ツールは多く存在しますが、利用者が多く評判のいい、おすすめの3つご紹介します。
Google Meet
言わずと知れたグローバルIT企業・Google社の提供するミーティングツールです。
これまで「Hangouts Meet（ハングアウト ミート）」という名称で提供していましたが、2020年4月から「Google Meet（グーグル ミート）」という名称に変わりました。
Googleが利用者情報とプライバシーの保護に使用しているのと同じセキュリティ機能などを用いた高い安全性をうたっています。
Google MeetのWeb会議は、通信が暗号化されており、不正防止機能があるため、安全にミーティングを行うことができます。
Google社の提供するカレンダーやメールと連携も図られており、普段からGoogleのサービスを利用している人は非常に便利に利用できます。
Google Meetでは、Googleアカウントを持っていればミーティングのホスト（主催者）になることができます。一方ゲスト（招待される側）は、Googleのアカウントを持っていなくても参加が可能です。
PCのブラウザでの利用を始め、スマートフォンやタブレット端末などにアプリケーションをインストールして利用することもできます。
Chatwork
「Chatwork（チャットワーク）」はグループチャットやタスク管理機能などを持ち、多くの大手企業も採用しているITツールです。
2013年から、ミーティングに利用できる音声通話やビデオ通話、画面共有機能を持つ「Chatwork Live」機能が付きました。
無料プランのミーティング機能はこれまで1対1の最大2人まででしたが、新型コロナウィルス感染症対策のための需要の高まりから、2020年3月からは一時的に有料プランと同じ最大14人まで利用できるようになりました。
テレワークでグループチャット機能などと併せてミーティング機能を使いたいという場合には便利に利用できるツールです。
Zoom
企業がテレワークを緊急導入して、最も有名になったツールの1つが「Zoom（ズーム）」ではないでしょうか。
無料版でも、100人まで参加するミーティングを開くことができます。ただし、無料版は40分と時間制限があることには注意しましょう。
有料版には複数のプランが設定されており、最大で1,000人が参加するミーティングやセミナーを開催することも可能です。
このZoom、利用者が急増した当初は、セキュリティの問題が注目されたこともありました。しかしその後対応が進められ、セキュリティの問題については改善されているとのことです。
利用する際は、以下のようなZoomセキュリティ対策機能についても理解し、使えるようにしておきましょう。
【Zoomのセキュリティ対策として主催者ができること】
- ミーティング前
- 待機室を使って、ミーティングの参加を承認したユーザーだけが参加できるようにする
- ミーティング中
- 承認したユーザーだけでミーティングを始めたら、不正ユーザーが途中で参加できないように会議をロックする
- 不正ユーザーの通報やブロックをZoom上で行うことができる
- 特定の参加者だけでなく、全員を一括でミュート、ミュート解除できる
会議ツールの選び方とは？
Web会議ツールは、基本的には対応人数や費用などで選ぶといいでしょう。
テレワーク中の社内のメンバーで行うミーティングであれば、普段使っているグループウェアに付属しているWebミーティング機能があれば、まずはそれを使ってみると簡単に始められますね。
社外の人との会議の場合は、参加しやすさなどを加味してツールを選ぶといいでしょう。
テレワークで発生する社外とのやり取りは「電話」も多い！
Web会議を行ったことがある方なら感じたことがあるかもしれませんが、通常のように招集して実施するものなので、やや改まった場です。
便利に利用できるツールもありますが、やはり「会議」なのです。
社外の方にすぐに確認したいことがあるとすれば、有効な手段は電話でしょう。
しかし、テレワーク時には会社の電話はもちろん使えません。
テレワーク中に個人で所有している携帯電話で連絡をした場合、個人の携帯電話番号を知られてしまうこともあるので、できれば避けたいと考える人も多いでしょう。
このような場合、テレワーク中であれば、スマートフォンに携帯電話番号以外のもう1つの固定電話番号を持てるサービスを利用すると便利です。
会社の固定電話をスマホで使える「03plus」
専用電話機などが不要な、スマートフォン1つで利用できるアプリケーションの1つ03plusをご紹介します。
03plusは、社員が所有するスマートフォンに市外局番入りの固定電話番号を付すことができるので、アプリケーション経由で社外の人に連絡すれば、相手先のディスプレイに携帯電話番号ではなく固定電話番号が表示されるので、テレワーク中にぴったりです。
複数人で契約する場合、代表番号をオプションで追加すれば、複数人で代表番号を使って発信・着信ができます。
さらに、複数契約していれば、応対している電話をいったん保留にしてほかの人の端末に取り次ぐことも可能です。
テレワーク中でも、通常の電話と同じ対応が実現できるのです。
複数契約をしていれば、アプリケーションの電話帳から内線相手を選択するだけで、アプリケーション同士の内線電話が無料でできるという、テレワーク中にはうれしい機能もあります。
複数契約と代表番号のオプションサービスを追加すれば、電話の相手はもちろん、テレワーク中の人も違和感なく固定電話と同じ感覚で利用することができます。
また、03plusを使った場合の通話料は企業側がまとめて支払うことができるため、面倒な経費精算が発生することもありません。
まとめ
Web会議ツールのメリットや注意点、そしておすすめのツールについてご紹介してきました。
Web会議には便利な面もたくさんありますが、円滑なコミュニケーションを実現するためには、注意点としてあげたようなポイントについても各自がしっかりと気をつけておく必要があります。
また、Web会議はとても有効ですが、少なからず会議のセッティングなどの手間が発生するため、すぐに何かを確認したい時にはやはり電話も便利な手段となります。
ご紹介した03plusであれば、社員間の内線通話も活用することができるため、コミュニケーションの助けになってくれるでしょう。
もちろん、会社の固定電話をスマホで利用できるという03plusのメイン機能のメリットも忘れてはいけません。
Web会議やチャット、電話など、さまざまなITツールを駆使して、テレワークでも快適に仕事をしていきましょう。
