新型コロナウイルス感染症（COVID-19）の感染拡大防止のために、2020年3月以降、テレワークやリモートワークを導入する企業が増えました。
しかし、４月にfreee株式会社がスモールビジネス従事者に1,146人に対して実施した、「テレワーク」に関するアンケート調査では、「テレワークを許可されている」と答えたのは、全体の36％しかいないことがわかりました。
さらに、その36％に対し、テレワーク中の出社頻度について聞いたところ、「全く無い」と答えた完全テレワークの人は、全体のわずか23.3％でした。
約77％もの人が、何らかの理由で、テレワーク中でも出社の必要があるようです。
ここでは、テレワーク中に出社しなければならない理由とは何か、また、完全テレワークの実現には、どのような対策が必要なのか考えていきます。
目次
テレワーク導入企業における出社頻度
テレワーク中に出社していた約77％のうち、もっとも多かった出社頻度は「週に2、3回程度」で21.6％です。
次いで「週に1回程度」が21.1％、「月に2、3回程度」が17.7％となっており、「ほぼ毎日」と答えているのは16.3％という結果になっています。
いずれも、割合としては大きな差はみられませんが、「ほぼ毎日」と回答している人との差は、所属している部署や、担当している仕事内容がテレワークでは難しいケース、あるいは会社の事業内容そのものが、テレワークに向いていないというケースも考えられます。
たとえば営業職は、取引先や顧客の元へ出向く必要がありますが、オンライン会議ツールを利用して行えば、意外にもテレワークに対応しやすい業務といえるでしょう。
しかし、『月刊総務』が全国の総務担当者320名を対象に、6月に行った「総務のリモートワークの実態」に関する調査によれば、緊急事態宣言中でも、「完全にリモートワークだった」と答えたのはわずか1.6％にとどまっています。
「ほとんど毎日出社していた」の回答は25.3％と高く、さらに緊急事態宣言の解除後の実施状況については、「完全にリモートワークをしている」と答えたのは0.6％と下がっており、「毎日出社している」は48.4％に上がっています。
このように、総務の約半数が、以前の就業スタイルに戻っていることからも、テレワークへの切り替えは、業務内容に左右されやすいことが伺えます。
テレワーク中に出社が必要となる主な理由とは？
テレワークを許可されていても、週に数回程度、あるいは月に数回程度は、出社しなければならない人が多くいることがわかりました。
では、その出社理由については、どのようなことが考えられるでしょうか。
前述したfreee株式会社のアンケートでは、出社理由に、バックオフィスに関する業務が多く挙げられています。
バックオフィス業務のテレワークが難しいことについては、『月刊総務』の調査結果にも現れていますが、具体的にどのような理由で出社しなければならないのかを、いくつかピックアップしてご紹介します。
郵便物の対応
テレワーク中の出社理由として、もっとも多い回答が、「郵便物の対応」でした。
契約書や請求書といった、社外とのやりとりを紙で行っていることが原因で、このような書類処理のために出社が必要になるケースが多いようです。
また自宅勤務の社員が増えたことで、経費精算の申請書や稟議書といった社内手続きの書類は、会社に送らなければならなくなりました。
担当者に直接送るケースも考えられますが、社員の自宅住所を公開するのは、個人情報の保護という点からみても考えにくいでしょう。
そのほかにも、行政や税金関連、社会保険に関連する書類など、会社にはさまざまな郵便物が送られてきます。
期日厳守のものや支払いに関するような、重要な郵便物を見落とさないためには、テレワーク中でも、定期的に出社してチェックしなければなりません。
このような郵便物の対応は、中小企業だけでなく、大手企業でも、テレワーク中の出社を必要とする、主な原因になっているようです。
契約書の押印
社印はセキュリティ上持ち出しできないことが多く、テレワークが導入されていても、押印のために出社するケースは少なくありません。
特に契約書などの重要書類には、押印が必要になるケースがほとんどですので、多くの人がテレワーク中の出社理由として、「契約書の押印」を挙げています。
中には「契約書の押印のために、社員が交代で出社していた」という企業もあるようです。
契約書に関しては、押印だけに限らず、先ほどご紹介した郵便物の対応の中でも挙げられており、現在の契約書の取り扱いそのものが、テレワークでは対応が難しい業務の1つなのかもしれません。
代表電話の対応
会社にかかってくる電話も、完全テレワークを難しくしている要因の1つです。
『月刊総務』の調査結果でも、総務の出社理由として、「代表電話への対応」が49.8％と、先ほどの郵便物や押印に並んで、割合が高くなっています。
メールやコミュニケーションツールでの連絡に切り替えたり、担当者へ直接かけてほしいと事前に伝えたりしていれば、ある程度、代表電話への受信件数を減らすことはできるかもしれません。
しかし、会社へかかってくる電話は、仕事上つながりのある相手だけとは限りませんから、連絡先の周知徹底には限界があります。
また今は多くの企業が、自社にメール窓口を設置していますが、中小企業の中には、電話受付が主流という会社も少なくないでしょう。
企業規模に限らず、代表電話が窓口である会社は多くありますので、受信件数を減らす方法は、テレワーク中の出社を減らすことの、根本的解決にはつながりにくいと考えられます。
その他理由
「社内資料が紙ベースであること」や「社外から社内システムへアクセスできない」といった、社内の業務システムや業務フローが、テレワークに対応できていないケースも多く見受けられます。
また、「オフィスの環境整備」といった理由も挙げられており、これは、テレワークのための環境整備も含まれるようです。
新しいITツールの導入や、社員へのスマホやPCの支給、Wi-Fi環境の整備など、テレワークに対応するために発生する業務も、テレワーク中の出社理由になってしまっています。
これらの理由については、感染症対策によって、多くの中小企業が、突然テレワークへ切り替えざるを得なくなったことも、大きな原因であるといえます。
テレワーク中の出社をなくす！対策をご紹介
テレワーク中の出社理由について、回答割合の高いものをご紹介しましたが、出社頻度を減らし、完全テレワークを実現するためには、どのような対策が必要でしょうか。
先ほどご説明した出社理由の内容にそって、テレワーク中の出社をなくすための対策をご紹介します。
【電話】電話アプリでスマホが代表電話に
プライベートと社用で、スマホを2台持つことも多い営業職とは違い、外出の少ないオフィス業務従事者は、そもそも社用スマホを持っているケースも少ないでしょう。
テレワークのために、新たに社用スマホを支給するのは、会社としても手間がかかります。
そこで、テレワーク中の電話業務には、電話アプリの利用がおすすめです。
電話アプリは、手持ちのスマホにインストールするだけで、そのまま社用スマホとして利用することができますので、支給の手間がありません。
複数の端末で利用できるサービスも多く、テレワーク中に出社しなくても、場所を問わず、複数人で会社の電話に対応することができます。
この特徴を利用して、会社にかかってきた電話を社用番号へ転送されるように設定すれば、急なテレワークでも、手持ちのスマホで対応できます。
【押印】オンラインで使える電子押印
押印の問題も、ITツールの導入で解決することができます。
電子契約や、電子決裁システムを導入することで、オンラインで押印が可能になるばかりか、書類の取り扱いを減らすことができるので、郵便物の削減にも効果があります。
電子契約や電子決裁といったシステムの導入は、これまであまり重要視されておらず、テレワークやリモートワークへの移行が増えた現在でも、会議ツールやコミュニケーションツールなどに比べて、導入率が低いままとなっているようです。
しかし、総務などの現場レベルでは、会社に導入してほしいITツールの上位にランクインされているなど、会社としての導入状況と現場の要望とで、意識のズレが伺えます。
このことからも、すでにテレワーク対策をしている企業でも、電子契約や電子決裁システムを導入し、押印業務を見直すことで、出社が必要な要因をさらに減らすことができるかもしれません。
【郵便】私設私書箱で便利に転送
電子契約や電子決裁の導入で、ペーパーレス化を進めることができれば、これまで郵送で行っていたこともオンラインでできるようになります。
それでもすべての郵便物をなくすことは難しいかもしれません。
その場合、私設私書箱を利用することで、出社しなくても郵便物の取り扱いができるようになります。
私書箱といえば、従来からある郵便局の私書箱を連想しますが、郵便私書箱に届いた郵便物は、郵便局へ取りに行かなければなりませんので、出社頻度を下げるために設置するといった目的には、あまり適さない方法といえます。
一方、私設私書箱は、届いた郵便物を指定の住所へ転送してくれますし、宅配便の取り扱いができるサービスも多いようです。
部署ごとに私書箱を設置して転送できるようにしておけば、郵便物の処理のために出社する必要がなくなりますね。
電話のための出社は不要！テレワークにおすすめ「03plus」
テレワーク中の出社が必要になる理由として、回答割合の高いものを3つご紹介してきました。
その中でも、郵便物や押印は、ある程度まとめて処理することができますが、電話だけは、まとめて対応するといった方法は取れません。
営業時間中は、必ず会社にいなければ対応できないことから考えても、電話業務をテレワーク で対応可能な方法に切り替えることができれば、出社頻度をかなり減らせるのではないでしょうか。
先ほどテレワーク中の出社をなくす対策として、電話業務に対応できる電話アプリの利用をご紹介しました。
電話アプリも、たくさんのサービス元から提供されていますが、その機能やサービス内容はさまざまです。
ここからは固定電話番号が利用できる電話アプリ「03plus」について、ご紹介していきます。
03plusの特徴
電話アプリの主な特徴は、スマホや携帯をもう1台用意しなくても、アプリを利用することで、手持ちのスマホに2台目の番号を追加できることです。
また、転送機能だけでは1人しか対応できませんが、アプリとIDを組み合わせて利用することで、追加した番号を複数のスマホで利用できるのも電話アプリの便利な点です。
「03plus」は、このような電話アプリの特徴に加えて、固定電話番号が取得できるため、新規事業や新規部署の立ち上げの際にも、スマホだけで固定電話番号の利用が可能です。
番号ポータビリティにも対応しており、現在利用している会社の代表電話番号を、そのまま電話アプリで利用することができるため、番号変更の連絡が必要なく、そのままテレワークに移行することができます。
代表番号のほかにも、追加番号と追加IDを利用することで、1台のスマホで、プライベート・会社の代表電話・個人の社用番号と使い分けることも可能です。
パーク保留機能を使えば、アプリと追加IDを利用しているどの端末からでも、保留を取って通話を再開することができるので、電話の引き継ぎもスムーズに行えます。
そのほかにも「03plus」では、FAXも転送してスマホで利用できる「クラウドFAX」や、時間外アナウンス、留守番電話機能など、テレワークに便利なさまざまな機能を備えています。
まとめ
ご紹介した調査結果からもわかるように、自宅だけですべての業務に対応できるケースは、テレワークが導入されている企業でも、あまり多くはないようです。
今回の記事の中で、テレワーク中の出社理由をいくつかご紹介しましたが、特に電話業務については、拘束時間も長く、完全テレワークを難しくしている大きな要因です。
しかし、そのような会社の電話業務でも、「03plus」を導入することで、どこにいても対応できるようになります。
今後もテレワークを続けていきたいと考えるビジネスパーソンも多く、感染症対策に限らず、これからはテレワークも、当たり前の働き方の1つになっていくのかもしれません。
テレワーク未導入の企業の方はもちろん、電話や押印のために出社している企業の方も、まずは「03plus」の導入で、場所に縛られずに働くことができる、完全テレワークの実現を目指してみてはいかがでしょうか。
