2019年4月から働き方改革の推進が本格的に始まり、2020年は新型コロナウイルスの感染拡大とも相まって、日本社会の働き方が変わりつつあります。
実際、2020年4月に緊急事態宣言が発動されたことにより、テレワークを導入する企業は増加しており、今後も継続していくという企業も少なくありません。
とはいえ、これまでオフィスに出社していた時のように、テレワークであっても部門やプロジェクトなどでチームとして連携し、作業効率を高めていかなければなりません。
そのような意味でも、企業では今後、社員同士がテレワークでコミュニケーションをどう図っていくべきかを検討する必要があります。
そこで今回は、テレワークでもコミュニケーションツールに会社の固定電話が残る理由についてご紹介します。
目次
テレワークへの対応
自宅で生産性を高めてテレワークを開始するためには、いろいろな環境を整えることが必要です。
まず、テレワークで仕事をするためにインターネット環境を整えましょう。
通信環境を整えればテレワークで業務を開始できますが、固定回線やWi-Fiをどうするかによって通信速度も費用も異なります。
通信関連機器は、速度に加えて設置工事の有無や値段、接続の安定性などを検討し、環境に合ったものを選びましょう。
次に、この後ご紹介するようなコミュニケーションツール、さらにWeb会議などに必要な環境を整えましょう。
また、情報漏洩を回避するという点から言えば、テレワークでの作業におけるセキュリティ対策も万全にしておく必要があります。企業内の各種システムへ外部からアクセスする場合のルールなどをしっかりと整備しておきましょう。
コミュニケーションツールの起用
快適なテレワークを実現させるためには、端末や通信環境を整えることのほかにも重要なことがあります。
それは、コミュニケーションツールの起用です。
新型コロナウイルスの感染拡大によって、本格的にテレワークが推奨されるようになりましたが、アイティメディアが実施した「新型コロナウイルスへの企業対応と対策」に関するアンケート調査でも、テレワークによる最も大きな課題は「社内のコミュニケーションの減少」という結果が出ています。
これまでは、基本的にオフィスにいれば、わからないことや確認したいことをすぐに同僚や上司・先輩に確認することができましたが、テレワークではそうは行きません。
そこで、自宅でテレワークをする場合でも、できる限り会社内の同僚や社外の取引先の人達と円滑にコミュニケーションを図れるようなツールを揃えることが大切です。
そこで、社内・社外とのコミュニケーションに活用できるツールをそれぞれご紹介します。
社内コミュニケーションツール(Slack、Talknote、Zoom)
社内でのコミュニケーションには、下記の3つのツールがおすすめです。
1）Slack
2）Talknote
3）Zoom
まず、「Slack」ですが、現在、急速に認知度が上がって利用者が増えているツールです。
この「Slack」は、2013年にアメリカでリリースし、2018年には世界では100ヶ国以上、日本では50万人以上が利用しているビジネス向けのコミュニケーションツールです。
特に、IT企業の間で人気のあるツールで、複数人との連携や1対1でのコミュニケーションをリアルタムで図ることができ、テレワーク時にもパソコン・スマートフォン・タブレットなどの媒体を選ばずに使うことが出来ます。
ビジネスに必要な機能に加えて、絵文字も充実していてエンターテインメント性とが共存しており、自宅でのテレワークでも楽しくコミュニケーションが図れます。
チャンネルを作っておけば、さまざまなグループでリアルタイムでコミュニケーションでき、内容も後で確認しやすくファイルが共有しやすいことも特徴です。
「Talknote」は、スマートフォンやタブレットで使用できるコミュニケーションツールです。
LINEと同様にプロフィールやメンバーなどを登録し、既読か未読かを確認したり、Facebookのように「いいね」のボタンを押したり、過去のタイムラインを検索したりできます。
仕事中は、相手が既読したかどうかが確認できると業務もスムーズになるでしょう。
「Zoom」は、web会議用のコミュニケーションツールとしてよく知られています。
この「Zoom」は、先に紹介した「Skype」に比べると一回のデータ通信量が少ないため、ネット回線の通信環境にさほど左右されず、大人数が接続する会議などでの利用でも通信が比較的安定しているのが特徴です。
また、新型コロナウイルスの感染拡大でテレワーク勤務が増加したことに伴い、「Zoom」でのweb会議利用が激増したためセキュリティを強固にする対策が取られました。これにより、社内の重要な会議も安心して行えるようになりました。
社外とのコミュニケーションツール(Skype、Zoom、電話、メール)
次に、テレワークで作業をする際の社外の方とのコミュニケーションツールについて考えてみましょう。
会社同士のやりとりでは、チャットなどで頻繁に連絡するというより、web会議や電話、メールなどの利用も多くなるかと思います。
テレワーク時の会社同士でのコミュニケーションでは、下記の4つのツールをおすすめします。
1）Skype
2）Zoom
3）電話
4）メール
「Skype」の特徴は、アプリを登録してIDを持っていれば、国内外を問わずに無料で通話ができることです。通常の音声での通話だけでなくビデオ通話やチャットもできます。
「Zoom」は、社内でのコミュニケーションツールでも紹介しましたが、「Skype」と同じように使用できるツールで、通信環境という点では「Skype」より安定しています。
また、「電話」は通常業務時と同じく、テレワーク時にも有効なツールです。
ただし電話を使う場合、従業員に対して携帯電話を支給しているなどの場合はあまり問題はありませんが、従業員が個人の携帯電話を使ってコミュニケーションを図るような場合は、その通話料の経費精算についてルールを設けるなど、別途事前の対策が必要になります。
最後の「メール」は、テレワークに限らずコミュニケーションツールとして普段から頻繁に利用しているかと思います。
テレワーク中でも、メールによるコミュニケーションは引き続き活用できるでしょう。
会社運営において固定電話の需要がなくならない理由
このように、会社内でも会社同士でも、テレワークに活用できるコミュニケーションツールは複数ありますが、固定電話の需要は依然としてなくなりません。
オフィスに設置する固定電話がなくならない理由とは、何なのでしょうか。
自宅などでテレワークを継続して行う場合には、固定電話の必要性や意義を正しく知っておく必要があるでしょう。
会社の固定電話番号による社会的信頼
まず、会社に固定電話の番号があるだけで社会的な信頼を得られることが挙げられます。
携帯電話の普及している昨今では、自宅に固定電話がないという家庭も少なくありません。
しかし、総務省の電話契約数の調査によると、携帯電話の契約数が大きく上昇はじめたのは2006年からですが、11年経過後の2017年時点でも固定電話の契約総数はおよそ2,100万件で、固定電話の契約数自体はそれほど減少していません。
最近では、担当者の携帯に直接かける場合や、携帯番号の登録しかないという企業があるかもしれませんが、名刺や企業案内に記載された固定電話の番号にかけることが未だ一般的かと思います。
これは、社会的に固定電話のある企業の方が信頼性があると捉えられているためです。
個人の携帯番号を教えたくない
次に、固定電話の需要が未だになくならない理由として、テレワークで業務をする際を含め、個人の携帯電話の番号を他人に教えたくないという点が挙げられます。
これは、あくまでも個人の携帯電話はプライベート用であって、仕事関連のことに使いたくないと考える人も多いためでしょう。会社のルールとして定められている場合もあります。
そのため、仕事において電話番号を伝える際は、会社の固定電話番号、もしくは会社から支給された携帯電話であればその番号を使うことになります。
新ツール導入が不要
固定電話の需要が未だになくならない3つ目の理由としては、テレワーク時の業務を含め、新しいツールを導入する手間がないことです。
大抵の情報通信機器、いわゆるICTツールは、利用者の全員が同じアプリを端末にインストールし、それぞれがアカウントを持つことが必要です。
しかし、固定電話はシンプルに受話器を取って番号を入力するだけで、つながりたい人と連絡が取れます。
特に、年齢層が高ければ高いほど、ICTツールを使いこなすには労力が必要です。
その点、昔から存在していた固定電話は、利用方法もシンプルで使いやすいツールであると言えます。
ちょっとした用事に最適
最後に、固定電話の需要がなくならない4つ目の理由としては、ちょっとした用事の時に利用しやすいということです。
大抵のICTツールは、連絡する際に毎回アプリを起動してログインすることが必要で、「Zoom」などは参加する会議のパスワードを共有するなど、事前に準備する必要があります。
その点、固定電話であれば、テレワークでも必要な時にすぐに使えて、使う前に起動したりログインしたりするなどの手間がありません。
テレワークでも03plusならスマホで固定電話番号が使える
以上のような理由から、未だに固定電話に根強い需要があることがおわかりいただけたと思いますが、テレワークが推奨される状況でも会社の固定電話を上手に利用したいですよね。
そこで、おすすめしたいのが03plusです。
この03plusは、登録すればスマートフォンから固定電話の番号を使用することができるようになります。
ここからは、03plusの特徴について詳しくご紹介します。
03plusとは
03plusとは、スマートフォンで固定電話の番号を安く使えるサービスのことです。
テレワークが推奨されている現在では、他のICTサービスと連携させることでテレワーク業務の固定電話に関する課題を解決し、生産性を向上させるために一役買うことができます。
会社の固定電話は、回線を自宅に持ち運ぶことができず、会社の固定電話の電話を受ける場合には、誰かがオフィスに出勤していなければならないという課題がありました。
携帯電話に転送できたとしても、1回線のみでした。
しかし、この03plusを経由させることで、既に所有している会社の固定電話番号にかかってきた電話は、テレワークで働いている社員全員が受信することができます。
このほか、03plusに登録すれば、下記の6つの機能や設定ができます。
1）非通知などの設定がされていない限り、発信元の番号が表示される着信番号の表示
2）非通知の着信を拒否する設定
3）迷惑電話などの登録による着信拒否の設定
4）固定電話番号にかかってきた電話を保留して別の端末への受け渡し
5）どの電話番号を発信元として使用するかの設定
6）どの端末もログインしていない場合の不在着信の通知
社内通話に通話料無料の内線を利用
この03plusは、固定電話の番号を複数人で受信できることの他にもメリットがあります。
それは、通話料無料の内線を利用できる点です。
固定番号に追加の番号を登録すると、テレワークでも複数の端末で利用する際に内線番号での発着信が可能となります。
これによって、テレワークで働いてる社員同士が内線電話を無料で使用し、コミュニケーションを図ることができます。
他会社への発信も手軽
着信だけでなく、発信の際においても、03plusは、複数端末から固定番号を利用して発信することができます。
つまり、複数人がテレワークで作業をしながら、誰かが固定電話の番号から他の会社に発信していても、他の人も同時に発着信ができるため、回線が滞ることがありません。
まとめ
会社の信頼度を維持しながら、誰でもテレワークをしながら固定電話を使えるという点で、03plusの導入は、生産性を上げるための必須アイテムと言えそうです。
自宅用の電話と会社の電話では固定電話の役割も違い、会社の顔でもあります。
今だからこそ、これからますます拡大していくテレワークという働き方のなかで、固定電話の番号を複数人で利用でき、さまざまな機能がある03plusの導入を検討されてはいかがでしょうか。
