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インターネットFAXが個人事業主や小規模オフィスに最適な理由

インターネットはFAXやスマホFAXはその利便性やコストパフォーマンスの良さから個人事業主や小規模オフィスに最適です。具体的にどのような点において効果を発揮するのか、ポイントをまとめていきましょう。

レンタルオフィスやシェアオフィスなどでもFAXが利用できる

設立して間もない法人やこれから開業しようとしている方なら誰しも法人設立に伴うコストをなるべく抑えようと考えます。事務所を借りるには頭金が必要となりますし家賃も馬鹿にならず、しかも人気の場所に事務所を借りようとすれば毎月高い家賃の出費は避けられません。

そこで個人事業主や小規模オフィスに最近人気なのがレンタルオフィス、バーチャルオフィスやコワーキングスペースといったオフィスです。東京23区であれば渋谷や青山、銀座や新橋など人気エリアの住所で登記でき、備え付けのオフィス施設を利用できるとあって個人事業主や小規模オフィスの利用者が増加傾向にあります。

これらのオフィスでFAXを利用するとなると選択肢はほぼインターネットFAX一択となるでしょう。 送信だけできればOKということなら共有設備の複合機で送信できるケースもありますが、受信もしたいとなるとインターネットFAXの導入が不可欠になります。

レンタルオフィスであれば自前のFAX機を導入できる場所もありますが、回線工事や設置工事などが必要になるため導入のハードルが高くなります。

インターネットFAXやスマホFAXならこれらのオフィスを利用していても、PCやスマホでFAXの送受信が可能になります。FAXの送受信履歴はいつでもスマホから確認でき、紙も使わないので経済的です。いつでもどこでもスマホでFAXの確認でき、管理運用の手間とコストを抑えられるインターネットFAXは、まさにレンタルオフィスやシェアオフィス利用者に最適なサービスです。

いつでもどこでもFAXを受信できる

個人事業主や従業員2-3名の小規模な企業の場合、スタッフが全員外出してしまい事務所が不在になるケースもよくあることかと思います。そんな時にFAXがあった場合、従来のFAX機器であれば事務所に戻ってこない限りFAXの確認ができず、受注のFAXや急を要する要件の場合だと思わぬ機会損失に繋がりかねません。しかし、インターネットFAXならいつでもどこでもスマホでFAXの確認ができるため、迅速に対応することができビジネスチャンスを逃しません。また、過去のFAX送受信履歴やデータもスマホで確認できるため、外出先や移動中などにスマホで確認することができるのも大きなメリットです。外出頻度がかなり高くほとんど事務所にいないという方であれば、スマホFAXサービスの「03FAX」がお勧めです。

FAX導入時のコストと手間を削減

これから開業しようとする方であれば設備コストはなるべく抑えたいと考えるものです。従来のFAX機器を導入しようとすると、FAX機器または複合機の購入費（またはリース代）だけでなく、FAX回線の契約や回線工事など、安くはない導入コストと手間ががかかります。しかしインターネットFAXなら機器の購入費や回線工事は不要のため、導入コストを抑えられ手間もかかりません。FAX機器の故障やメンテに悩まされる必要もなく、不要な紙の印刷を抑えられるため運用コストも削減できます。勿論インターネットFAXも初期費用や月額基本料がかかりますが、導入コストと運用コストを抑えたいと考えている個人事業主や小規模オフィスにとってインターネットFAXやスマホFAXは適したサービスです。

FAX送受信履歴の管理が楽に

従来のFAX機器で取引先とFAXの送受信をしている場合、送受信された用紙をある程度の期間保管が必要なケースがあります。レンタルオフィスや賃貸などで事務所を契約している場合であれえば保管場所の確保も容易ですが、コワーキングスペースやシェアオフィスを利用している場合だと保管場所が非常に限られているケースや場合によっては保管場所を確保できないケースがあります。しかしインターネットFAXやスマホFAXであればPCやスマホでFAXの送受信履歴やデータの管理ができるため、保管場所を必要としません。このような理由により、インターネットFAXは個人事業主や小規模オフィスに最適なサービスといえます。