コラム記事
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近年、利便性が高くコスト削減につながることから、インターネットFAXへ移行する企業が増えています。しかし、インターネットFAXへ移行するとFAX番号が変更になってしまうため、移行を躊躇している企業も少なくありません。「FAX番号が変わるとどんな問題がある？」「FAX番号をそのまま使える方法はない？」といった疑問・要望をお持ちの担当者の方もいることでしょう。
そこで今回は、FAX番号が変わる弊害、番号を変えることなくインターネットFAXへ移行する方法などについて解説します。
インターネットFAXは、利便性が高くコストを抑えやすいツールであり、従来のFAXから移行するケースが増えています。しかし、インターネットFAXへの移行によってFAX番号が変更になると、以下のような弊害が発生します。そのため、インターネットFAXへ移行する際には注意が必要です。
FAX番号が変わると、顧客や取引先へその旨を伝える必要が出てしまう点は、大きな弊害といえます。
FAX番号は電話番号と同じで、一つでも番号が異なればつながらない、つまり送受信は行えません。FAXによるやり取りが多い場合、FAX番号が変わってしまうと送受信が行えなくなって、自社だけでなく顧客や取引先も混乱してしまうことでしょう。そうした混乱やそれに伴う業務の停滞を防ぐためには、FAX番号が変更されるケースでは事前に顧客や取引先に通知を行わなければなりません。
FAX番号の変更通知は、やり取りしている顧客・取引先が多いほど工数がかかります。また、変更してからの通知になると、取引先側に混乱を招いてしまう可能性があります。そのため、FAX番号が変更になることが分かった時点でなるべく早めに通知しなければなりません。
さらに注意したいのは、FAX番号の変更通知をしたとしても、相手側がすぐに認識してくれるとは限らない点です。そのため、FAX番号が変更になる際には、移行期間を設けて転送サービスなども併用することも検討しなければなりません。
FAX番号が変更になれば、ホームページや名刺の記載を修正する必要があります。
FAXを利用している企業であれば、ホームページや名刺には電話番号だけでなくFAX番号も記載していることでしょう。インターネットFAX導入に伴うFAX番号の変更があれば、そこに記載されている情報は全て変更しなければなりません。
また、メールの署名欄やプレスリリース、その他の印刷物などについても、できる限り変更する必要があります。万が一、変更漏れがあると顧客や取引先に混乱を招いてしまい、連絡ミスなどが発生して機会損失や企業の信頼を失ってしまうことがあります。そのため、速やかかつ確実に修正していかなければなりません。
修正漏れがないように変更するためには、かなりの時間とコストがかかります。FAX番号が変更になることが分かった時点で予算を組んで担当者を決め、計画的に速やかに進めていくようにしましょう。
既存機器やシステムの再設定が必要になるのも、FAX番号が変更になった際の弊害です。
インターネットFAXにはさまざまなサービスがあり、使い方はそれぞれで異なります。サービスによっては、電話機や複合機などの既存機器を利用できるものもありますが、再設定などが必要になる可能性があります。パソコンなどと接続されている場合は、その設定についても変更しなければならないかもしれません。また、他の連携しているシステムについても変更する必要が出てくることもあります。
サービスごとに変更するもの、しなくても良いものには違いがありますので、インターネットFAXの導入に伴うFAX番号の変更がある場合は、ベンダーの担当者のサポートを受けながら一つひとつ着実に片付けていくのがおすすめです。
送信間違いが増える可能性があるのも、FAX番号が変わることの弊害の一つです。
インターネットFAXにはさまざまなサービスがありますが、「050」から始まるFAX番号に変更になった場合、エラーが起こりやすい傾向にあるとされています。もちろん、送信エラーの多くは、サービスのクオリティに左右されることが多いものです。そのためまずは、信頼できるサービスを選ぶことが大切です。その上で、できれば「050」番号を避ける程度の対策をとると良いでしょう。
またそもそも、「050」番号はビジネス利用に向かない傾向にあります。市外局番付き電話番号と異なり地域情報が含まれていないことから、会社の実在性が疑われやすいことなどが理由です。そのため、「050」番号のビジネス利用はなるべく避けた方が良いと考えられています。
FAX番号を変えることなくインターネットFAXに移行する方法には、以下の2つがあります。
転送サービスを使えば、受信の際のFAX番号についてはそのまま利用できます。
転送サービスとは、かかってきた電話をあらかじめ設定しておいた電話番号宛に転送してつなぐサービスのことです。転送サービスを利用すれば、以下のように既存のFAX番号にて受信できます。
転送サービスを利用すれば、顧客や取引先はこれまで通りに従来のFAX番号へ送信するだけで済みます。そのため、企業側は新たなFAX番号を相手に知らせる必要はありません。ただし、転送サービスの利用料金がかかる点には注意が必要です。
インターネットFAXを申し込む際に、番号移転（ナンバーポータビリティ）を利用するという方法もあります。
前述の転送サービスの利用は、相手方に番号の変更をしたことを伝える必要がないという点においてはメリットがある方法です。しかし、あくまでも受信する場合のみ番号が変更にならないだけであり、こちらから送信する際には変更されたFAX番号を利用することになります。そのため、送信する場合はやはりFAX番号が変更になった旨を通知しなければなりません。さらに、転送サービスの利用料金がかかりますので、毎月無駄なコストが発生します。
ナンバーポータビリティとは、既存の電話番号をそのままにして、事業者を変更するという制度のことです。従来のFAXからインターネットFAXへ移行する際にも、このナンバーポータビリティを活用すれば、既存のFAX番号を移行後もそのまま利用できます。送受信どちらも以前から使っていたFAX番号ですので、気兼ねなくFAXを利用できます。
ただし、詳しくは後述しますが、ナンバーポータビリティは可能なFAX番号に条件があるとともに、対応しているインターネットFAXサービスが限られている点に注意が必要です。
携帯番号と同様、FAXや固定電話で利用している市外局番の番号も番号移転ができる場合があります。 現在利用中のFAX番号が他社への移転が可能な番号であれば番号を変えずにインターネットFAXに移行可能ですが、携帯番号とは違い固定電話番号の番号移転は制約が多いため、番号移転できる番号かどうか事前に確認が必要となります。
番号移転が可能な番号は、従来、その番号がNTTのアナログ回線またはISDN回線で契約した番号のみ番号移転が可能でしたが、2025年1月に開始された双方向番号ポータビリティにより、 それ以外の光電話やIP電話サービスなどで取得した番号も他社へ番号移転することができるようになりました。
ただし、引っ越しなど、市外局番ごとに指定された番号区画以外の住所に移転して利用するような場合には、番号移転することができません。
また、番号移転での転入に対応しているインターネットFAX。スマホFAXサービスは非常に限られています。
いろいろとサービス内容を調べ、いざ申し込もうと思ったら番号移転での申し込みはできない...サービス検討に費やした時間や労力が全て水の泡に...となってしまう可能性がありますので注意が必要です。
しかし、スマホFAXサービスの「03FAX」は数少ない番号移転に対応しています。長年利用していたFAX番号はそのままに、スマホFAXの利用が可能になります。
「03FAX」で番号移転で申し込んだ場合、サービスの初期費用や基本料の他に番号移転の初期費用で3,000円、月々の番号移転利用料として1,100円がかかりますが、「FAX番号をどうしても変えたくない」、「FAX機器の入れ替えで機器導入コストをかけたくない」という場合など、スマホFAX導入によりトータルコストを下げられるケースがありますので是非一度検討してみてください。
番号移転を利用してインターネットFAXやスマホFAXを利用する場合、
の点に注意してサービスを検討してみてください。
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