コラム記事
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「FAXの使用頻度は少ない、でも仕事でFAXを送信しなきゃいけない場面がある」という理由でFAX機を購入しない方もいるかと思います。
FAX機を持たない場合、コンビニに行ってFAXを送信するか、インターネットFAX/スマホFAXを利用するかという選択肢がありますが、コンビニでFAXをするのとインターネットFAX/スマホFAXを比較してそれぞれのメリット・デメリットを確認してみます。
[メリット]
[デメリット]
FAXの利用頻度は少ないので必要なときだけコンビニで済ませばいいやと考える方もいるかと思います。
確かに送信料以外のコストはかからないので、従来のFAX機やインターネットFAX/スマホFAXに比べて安上がりです。
しかし、FAXの受信がしづらいというのは致命的です。ビジネスシーンでもFAXの利用頻度は減少傾向にありますが、それでも日本にはFAX文化が根強く残っています。仕事先を選べる立場であれば「FAX受信が難しいのでメールで送ってください」と取引先に伝え、どうしてもFAX送信が必要な時だけコンビニに行けば済むかもしれません。
しかし企業によっては重要な書類はFAXでないとやりとりできないというところも数多くあります。せっかく優れたサービスや技術を持っていたとしても、FAXを持たないがために新規取引先との契約に失敗するという、大きな機会損失につながる可能性もあります。やはり日本で仕事をしていく以上はFAX番号を持ちFAXを受信できる環境を構築しておいた方が良いのは言うまでもありません。
また、コンビニに行かないといけないというのは、いくらコンビニが近くにあるとしても面倒です。そのうえ、コンビニに行ったら他の人にFAXを使われていてなかなか終わりそうになかったり、送信内容に誤りがあったので再送しないといけないというときにまたコンビニに戻らないと行けなかったり、圧倒的に柔軟性にかけます。スピードや効率性が求められるビジネスシーンではやはりコンビニFAXだけで済ますというのはそれなりの代償を払うリスクがあります。
[メリット]
[デメリット]
インターネットFAXやスマホFAXのメリットは何といっても、いつでもどこでもFAXの送受信ができることです。
コンビニに行く必要もありませんし、送りたいときにすぐ送信でき、受信したFAXもすぐに確認することができます。
スピードや効率性が求められるビジネスシーンにおいて、インターネットFAX/スマホFAXはそのメリットを最大限享受できます。
コンビニFAXに比べて、サービスのランニングコストが毎月かかるというのはデメリットかもしれませんが、逆に言えば月1000円程度のコストでFAXの運用ができて上述のメリットを手にすることが可能になります。利用頻度が少なくても必ずFAXを使わなければならないという方にとっては決して高くない投資といえます。また、少ない投資でFAXを持たないがために新規取引先の販路開拓に失敗するというリスクを回避することができます。
また、インターネットFAX/スマホFAXのデメリットで紙の原稿を送る場合には一度スキャンしてデータ化しないといけないとよく言われます。
確かに紙の原稿をそのままFAX送信できる従来のFAX機やコンビニでのFAXに比べると手間がかかるうえ、スキャンするためにはそれなりの機器の設備が必要となります。
しかしスマホFAXサービスの「03FAX」であれば、スマホのカメラで紙の原稿を撮影するだけでFAXを送信できるため、わざわざ紙をスキャンする必要がありません
従来のFAX機に比べてもFAX機があるところまでいかなくてもデスク上でスマホで撮影してそのまま送信できるため、むしろ効率的です。
このようにコンビニFAXにもメリットがありますが、ビジネスでFAXを利用される方であればインターネットFAX/スマホFAXの導入をお勧めします。
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