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近年、メールやチャットツールを利用する機会が増えFAXが身近な存在ではなくなったこともあり、いざFAXを導入することになった際に「FAX番号ってどうやって取得するの？」という疑問をお持ちになる方は多いのではないでしょうか。FAX番号の取得方法にはさまざまあり、取得前に検討すべきポイントがいくつかあります。
今回は、FAX番号の取得方法、取得前の検討ポイント、クラウドPBXやインターネットFAXのメリットや注意点について解説します。
FAX番号を取得する方法にはさまざまな手段があります。かつてはアナログ回線やISDN回線を申し込むのが一般的でしたが、現在ではより柔軟で低コストの手段が増えています。ここでは、代表的な取得方法を紹介しつつ、現代のビジネス環境に適した選択肢もご紹介します。
かつては、固定電話と同様にアナログ回線やISDN回線を利用してFAX番号を取得するのが一般的でした。アナログ回線とISDN回線の特徴は以下の通りです。
ただしISDN回線は、通話モードは利用できるものの、2024年1月から段階的にサービスが終了していっています。その影響から、FAX通信が終了前と同一の品質では利用できなくなる恐れがあります。また、アナログ回線も2024年1月移行からIP網へと切り替えられていっています。
こうした背景もあり、アナログ回線やISDN回線は、今後FAX番号を取得する際の方法としては適さないものであるといえます。
ひかり電話は、NTTのフレッツ光回線を利用したIP電話サービスで、FAXの送受信にも対応しています。特徴は以下の通りです。
現在も広く利用されており、既存の光回線を活かした導入がしやすい方法です。すでにひかり電話を利用しているのであれば、FAX番号を簡単に取得できることでしょう。
IP電話とは、インターネット回線を用いた通話サービスの総称です。ひかり電話もその一種ですが、IP電話とした場合は「050」から始まる「050型」を指すのが一般的です。
IP電話サービスはさまざまなベンダーから提供されており、それぞれで使える機能が異なります。すべてがFAXを利用できるわけではないので、導入前には確認することが大切です。また、市外局番ではなく「050」から始まることから、ビジネスシーンでは信頼性が低い傾向にある点にも注意しましょう。
クラウドPBXは、オフィス内にPBX機器を設置せず、クラウド上で電話の着信・内線・外線転送などを行うサービスです。以下のような特徴があります。
FAX機能を利用できるクラウドPBXもあるため、FAXを利用したいと考えている企業にとってはおすすめの選択肢の一つといえます。
インターネットFAXは、専用機器を使わず、FAX番号を取得してパソコンやスマホからFAXをやりとりできるサービスです。以下のような特徴があります。
このように、インターネットFAXは従来のFAXと比べると利便性の高いサービスです。例えば03plusのように、クラウドPBXとFAX機能を組み合わせたサービスもあります。
ご紹介したように、FAX番号の取得にはいくつかの方法があります。どの方法であっても、まずは「どのような運用スタイルが自社に合っているか」を見極めることが重要です。特に送受信の方法や現在使用中のFAX番号をそのまま使えるのか、という点はしっかり検討しておきましょう。
FAXの送受信には、大きく分けて「アナログ回線を用いた物理的な送受信」と、「インターネット回線を活用したクラウド型FAX」の2つの手段があります。
従来型のアナログタイプのFAXは、FAX機器＋電話回線によって送受信を行います。安定性は高いことが特徴ですが、場所や機器に縛られるという課題があります。また、出力には印刷が必要であるため、印刷用紙やインク代、出力後の紙の管理などさまざまな問題点があります。
クラウド型はインターネット回線を活用し、PCやスマホでFAXを送受信できるのが大きな特徴です。従来型のようにオフィスに縛られることなく、外出先やテレワーク環境でも対応できます。また、クラウド上で送受信データを管理・確認できることから、ペーパーレス化を実現できます。デジタルデータとして保管できるためデータ整理や閲覧性も向上します。
アナログとクラウドではこのような違いがあります。近年では、コスト削減・業務効率化・リモート対応の観点から、クラウド型の選択肢が増えています。特に、紙を扱わずに済むデジタル管理の利便性は大きなメリットです。
FAX番号を取得する上で重要なポイント、それは住所変更時に番号が変わるかどうかです。
電話番号の管轄エリアが変更となるエリアへ移転する際にはFAX番号が変更になります。その際は、顧客や取引先への通知が必要となりますので、コストや手間がかかります。
インターネット経由で運用されるため、オフィスの移転に伴う番号変更は原則不要です。ただし、市外局番付き電話番号を取得している場合は、他県へ移るなど市外局番が変更になる際に変更が必要になります。とはいえ、アナログ回線と比べると引っ越し・移転による影響は少なく、手間を最小限に抑えることができます。
そのため、今後の拠点拡大や移転の可能性がある場合には、クラウド型FAXの方が柔軟な対応が可能といえるでしょう。
クラウドPBXやインターネットFAXを利用する場合、どのようなメリットがあるのでしょうか。以下で解説します。
FAX業務におけるコストを削減できることは、クラウドPBX・インターネットFAXを利用する大きなメリットといえます。
従来のFAXでは、専用機器の導入や電話回線の契約、消耗品の購入など、多くの費用がかかっていました。特に初期投資と継続的な維持費は無視できない負担です。
しかし、インターネットFAXなら、機器も電話回線も不要で初期費用を大幅に削減できます。また、印刷用の紙やインク代がかかりませんし、機器の修理や買い替え費用なども不要でランニングコストを抑えられます。そのため、小規模オフィスや個人事業主でも、FAX環境を低コストで整えることが可能です。
FAX業務に専用の機器が必要ないことも、クラウドPBXやインターネットFAXの大きな利点です。
従来のFAXでは、FAX機の導入・設置が前提であり、操作方法の習得や定期的なメンテナンスも必要でした。また、設置スペースを確保しなければならず、小規模企業ではオフィスを圧迫してしまうこともありました。
しかし、インターネットFAXを導入すれば、PCやスマートフォンだけでFAXの送受信が可能です。既存の端末をそのまま利用できることから、新たに専用機器を購入する必要がありません。また、社員も使い慣れた端末で操作できるため、導入・運用がスムーズになります。
送受信場所に縛られないことも、クラウドPBXやインターネットFAXならではのメリットです。
従来のFAXは、オフィス内にある機器の前で操作する必要があり、外出中や在宅勤務中には対応できないという課題がありました。
しかし、インターネットFAXであれば、インターネットに接続できる環境さえあれば、どこからでもFAXを確認・送信できます。例えば、出張先や自宅でもFAXを即座に確認できるため、迅速な対応が可能になり、業務スピードが向上します。また、わざわざオフィスに戻る必要がないため、社員の負担も削減できることでしょう。
ペーパーレス化を促進できることも、インターネットFAXを導入する大きなメリットの一つです。
従来のFAXでは、印刷した紙を保管・管理する必要がありました。そのため、ファイリング作業や保管スペースの確保が課題となっていました。また、紙を紛失するリスクも無視できません。
しかし、インターネットFAXであれば、受信した内容はデジタルデータとして管理できます。データを画面上で容易に確認でき、必要に応じて印刷もできます。ペーパーレス化を実現できることから、効率的で環境に配慮しながら業務を進められます。
FAXの送受信データを効率的に管理できる点も、クラウドPBXやインターネットFAXの強みです。
紙のFAXでは、「どこに何を保管したのか分からない」といった課題が発生することが少なくありませんでした。これは書類を探すことに時間を取られ、コア業務がなかなか進まないという課題も発生しやすい環境といえます。
一方、インターネットFAXであれば、FAX文書はPDFなどのデジタルファイルとして保存されます。そのため、必要なときにいつでも検索・確認が可能です。例えば、過去の送受信履歴をクラウド上で一元管理できますので、業務の透明性と効率が大幅に向上します。
クラウドPBXやインターネットFAXは非常に利便性の高いシステムです。しかし、導入・運用にあたってはいくつかの注意点も理解しておかなければなりません。こちらでは、導入・運用時の代表的な注意点を紹介します。
受信に気付かないことがある点には十分に注意しましょう。
クラウドPBXやインターネットFAXでは、FAXの受信がメールや管理画面への通知によって行われます。従来のFAXのように紙が出力されるわけではないため、慣れないうちは、受信に気付きにくいかもしれません。例えば、通知設定が適切でない場合、重要な書類の見落としにつながる可能性が高まりやすいです。そのため運用する際は、メール通知やアラートの設定を徹底し、受信状況を定期的に確認する体制を整えることが重要です。
手書き文書については、PDF化しなければならない点も忘れてはいけません。
従来のFAXであれば、手書きの書類をそのまま機器に差し込むだけで送信できました。しかし、インターネットFAXではそうはいきません。手書きの文書を送信したい場合には、あらかじめスキャンや写真撮影などでPDF化する必要があります。この作業に慣れていない社員が多い場合は、導入初期に操作指導を行うのがおすすめです。
送受信エラーが起きてしまう可能性がある点にも注意しましょう。
インターネットFAXはネットワークを介して送受信を行います。まれではありますが、通信環境の影響によりエラーが発生し、送受信エラーが発生する可能性があります。ファイルサイズが大きい場合や、オフィス内でネットワークが混雑している、インターネット回線そのものに何らかの問題がある、相手先の受信環境の問題などにより、送信エラーが起こることがあるのです。
この問題を防ぐには、安定した通信環境の確保や、対応ファイル形式の確認、送信前のファイル最適化などの工夫が必要です。また、重要な書類については送信後の到達確認を徹底しておくと安心です。
電話もFAXもお得に便利に利用したいなら、クラウドPBXサービス03plusをご検討ください。
03plusは、全国の主要46局の市外局番付き電話番号を取得し、スマホやパソコンから発着信できるクラウドPBXサービスです。外出先でも着信・通話・FAXの送受信が可能なため、テレワークや現場業務が多い企業にとって、便利なツールといえます。
03plusではインターネットFAX機能であるクラウドFAXを利用できます。クラウドFAXは、クラウド上でFAXデータを送受信および確認できる機能です。例えば、外出先の営業マンが、書類をスマホで撮影して、そのまま取引先へ送信することができます。もちろん、受信ファイルはクラウド保存されますので、後から検索・閲覧が可能です。FAX業務のペーパーレス化を進められるほか、送受信履歴のデジタル管理によって業務効率の向上にもつながります。実際にクラウドFAX機能は大阪市などの自治体でも導入実績があり、ペーパーレス化や業務改善、コスト削減を実現しています。
他にも03plusでは、自動音声応答（IVR）や通話録音、時間外アナウンス、着信ポップアップ機能など、業務効率化や顧客対応力の強化に役立つ機能も利用できます。これらを活用することで、単なる通信コストの削減にとどまらず、顧客満足度の向上や、社内業務の最適化まで実現可能です。
FAXも電話も効率よく、かつコストを抑えて運用したいとお考えなら、ぜひ03plusをご検討ください。
今回は、FAX番号の取得方法や取得前に検討すべきポイントについて解説しました。
現在もFAXを現役で活用している企業は少なくありませんし、これから導入しようと考えているスタートアップ企業もあります。FAX番号の取得方法はさまざまありますが、スムーズに導入を進めるならばクラウドPBXやインターネットFAXがおすすめです。
本記事を参考に、御社にあったサービスをぜひお選びください。「どのサービスが良いか分からない……」とお悩みなら、1IDから気軽に導入できてクラウドFAXを始めとした多様な機能を利用できる、03plusがおすすめです。
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