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近年、その利便性の高さにより、従来のFAXからインターネットFAXへ乗り換える企業が増えています。業務効率化やコスト削減が魅力ですが、「無料で送信できるインターネットFAXはない？」「お得に導入する方法はある？」と疑問を持っている方もいるかもしれません。
今回は、送信・受信が無料のインターネットFAXはあるのかという点と、お得に便利にインターネットFAXを利用できる03plusの特徴について解説します。
インターネットFAXとは、インターネット回線によりFAXの送受信を行うサービスです。
従来のFAXのように専用機器や専用回線が不要で、スマホ・PC・タブレットなど複数の端末によってFAXのやり取りを行えます。また、受信したデータはインターネット上で確認できるため、出力のための紙やインクも要りません。データはクラウド上に保存・管理できることから、情報の検索性やセキュリティ面でも優れているのが特長です。
こうした特徴があることから、近年は従来のFAXからインターネットFAXへと移行する企業が増えています。
インターネットFAXは、インターネット回線を利用します。そのため、従来のFAXとは違うさまざまな特徴やメリットが存在します。ここでは、インターネットFAXの主なメリットをまとめて解説します。
FAX業務におけるコストを削減できることは、インターネットFAXの大きなメリットです。
従来のFAXは、専用機器の購入・設置費用や専用回線の契約料などがかかるため、初期コストが高くつきます。また、受信すると毎回紙で出力しますので、印刷紙やインクなどの消耗品やメンテナンスなどのランニングコストも必要です。さらに、耐用年数を超えれば故障リスクが高まりますので、定期的に機器の買い替えも検討しなければなりません。
インターネットFAXの場合、そうしたコストを大幅に削減できます。
インターネットFAXは既存のスマホ・PC・タブレットなどを利用できますので、機器の購入・設置は不要です。インターネット回線を使用するため専用回線の契約料もかからず、初期費用を大幅に削減できます。
また、メンテナンスはベンダー側が行い、システムのアップデートも定期的に行われますので、機器の買い替えなどの費用もかかりません。そして何より、デジタルデータでやり取りしてそのまま保存・管理できますので、紙・インク代などの消耗品コストも必要なくなります。
導入に時間がかからないこともインターネットFAXのメリットです。
従来のFAXは、専用回線の契約・工事とともに機器の購入や設定などが必要です。それぞれ業者を手配する必要があるため、申し込みから1〜2週間かかってしまうこともあります。機器の購入の際には、実機を見るために店舗に足を運ぶこともあり手間がかかります。このようなことから、従来のFAXはすぐに利用したいというケースでは向いていません。
しかし、インターネットFAXは、オンラインで申し込みできてすぐに利用を開始できます。ベンダーにもよりますが、最短で即日、遅くとも1週間程度で利用可能です。例えば、インターネットFAX機能を利用できるクラウドPBXであれば、電話番号とFAX番号をそれぞれ取得できるため、企業の電話環境を一気に構築できます。
インターネットFAXは、どこからでも送受信できるのが大きなメリットです。
従来のFAXは、オフィスに機器が設置されています。そのため、FAXを送受信するためにはオフィスに行かなければなりません。外出先や出張先からでは操作できないため、オフィスにいる社員に頼むという手間が発生します。
インターネットFAXならば、インターネット環境があればスマホやパソコンから気軽にFAXを送受信できます。そのため、営業先で一息ついたタイミングでFAXを送信する、といったことも可能です。
送受信したデータを管理しやすい点も、インターネットFAXのメリットといえます。
従来のFAXは受信データが紙で出力されます。そのため、書類の保管場所を確保しなければなりません。もちろん、ただ保管するのではなく仕分けしておかないと、あとで「必要な書類はどこだろう」と探さなければなりません。このようなことから、従来のFAXは管理に手間がかかります。
インターネットFAXは、受信データをデジタルで保管できます。受信時にFAXデータをフォルダ分けする、またはサーバの検索機能を活用することで必要なデータをあとからすぐに確認できます。また、紙と違って物理的な保管場所を確保する必要がありません。
在宅勤務を導入しやすい点も、インターネットFAXのメリットです。
前述の通り、インターネットFAXはスマホ・PC・タブレットなどの端末からいつでもどこからでも送受信を行えます。そのため、リモートワークで在宅勤務中であっても、オフィスにいるのと同じようにFAX業務を行えます。インターネットFAXは、自由な働き方が推奨されてリモートワークが普及している昨今の情勢にマッチするツールといえるでしょう。
インターネットFAXは、環境にやさしいツールです。
従来のFAXは、受信の際に紙やインクを必要とします。1日に何枚も受信するような企業であれば、印刷する量もかなりのものとなります。不要なものは捨てることになりますので、資源の無駄遣いになることも少なくありません。
インターネットFAXであれば、基本的に受信の際に印刷することはありません。紙としてどうしても印刷しなければならないものを除き、デジタルデータとして保存できます。破棄する場合もデータなので無駄になることはありません。このようなことから、インターネットFAXは環境にやさしいツールであるといえるわけです。
インターネットFAXは利用のためのスペース不要で、快適なオフィス空間を実現できます。
従来のFAXは、専用機器を設置しなければなりません。オフィスで使うような複合機はサイズも大きく、かなりのスペースを取ります。そのため、空間を圧迫したりオフィスレイアウト変更時に邪魔になったりします。
インターネットFAXは、業務で利用しているスマホ・PCなどでそのまま利用できます。専用機器のためにスペースを確保することがありませんので、空間を有効活用可能です。特に、個人事業主や小規模オフィスといったケースでは、このメリットを感じやすいことでしょう。
インターネットFAXは業務自動化も実現できます。
従来のFAXは、送信用の紙をPCからアウトプットして、送信先の連絡先を機器に入力し、専用機器に読み込ませるといった工程を踏まなければなりません。一通の送信であれば良いですが、1日に何通も送信する場合はかなりの手間がかかります。
インターネットFAXであれば、複数の送信先をまとめて選択し、PCからそのまま自動送信可能です。送信時間を設定することも可能であり、FAX業務を自動化できます。また、受信データのフォルダ分け、指定メールアドレスへの転送といったことも自動化できますので、FAX業務にかかる時間や手間をかなり削減できることでしょう。
インターネットFAXは、セキュリティ対策にもつながります。
従来のFAXでは、連絡先を間違えて誤送信したり、出力した書類を紛失したりといったリスクがあります。万が一重要な書類を誤送信または紛失してしまえば、会社の信用を失墜させる恐れもあります。
インターネットFAXならばこうした心配はありません。サービスによっては送信時に確認機能がありますので誤送信リスクを防げます。送受信したデータはサーバにて暗号化されて保存されますので紛失することもありません。また、アクセス権限を設定することで、社内でも一部の人間のみが扱えるようにもできます。そのため、セキュリティレベルを高く保ち、情報漏えいリスクを抑えられます。
インターネットFAXにはさまざまなメリットがあり、FAX業務の効率化やコスト削減に役立ちます。しかし利用を検討しているものの「費用はどれくらいかかるのか」と気になる方も多いことでしょう。
インターネットFAXは、受信無料のサービスが意外と多いのが特徴です。では「送信」についてはどうなのでしょうか。ここでは、インターネットFAXは送信無料で利用できるのかについて解説します。
結論からいうと、完全無料のインターネットFAXは存在しません。
インターネットFAXは従来のFAXと比べると低いコストで導入・運用可能です。しかし、サービスである以上はベンダー側も利益を出す必要があります。またFAXの送信には、通信インフラの維持コストがかかりますので、サービス内に広告などを掲載したとしても、無料でサービスを提供し続けるのは困難です。そのため、完全無料で使えるようなサービスは存在しません。
ただし、詳しくは後述しますが、限定的に無料利用できるケースもあります。
完全無料で利用できるサービスは存在しませんが、受信が無料のインターネットFAXは多く存在しています。
一部のインターネットFAXサービスでは、受信のみを利用できるプランを提供しています。FAX受信頻度が多い企業であれば、コストをかけずにFAXを受け取れるため、利用価値があります。
ただし、「受信できる枚数に限りがある」「一定期間利用しないとアカウントが削除される」「送信コストは割高になる」といった制限が設けられていることもあります。そのため、受信無料のサービスを利用する際には、自社の運用状況と合わせて検討することが大切です。
実は、送信無料でインターネットFAXを利用できるケースもあります。
例えば、以下のようなケースでは無料でFAXデータを送信可能です。
このようなケースであれば無料で送信可能ですが、業務利用を考えた場合対応しきれないと考えられます。そのため、送信を行うのであれば有料プランを検討しましょう。
インターネットFAXを導入する際は、コストを抑えつつ業務効率化を実現することを意識しましょう。自社でのFAX利用頻度や送受信のバランスを考慮し、最適なサービスやプランを選択すれば、お得に活用できます。
ここでは、お得にインターネットFAXを導入するポイントを紹介します。
まずは、無料プランを活用しましょう。
インターネットFAXサービスには、無料で利用できるトライアルプランを設けているところも少なくありません。それを活用し、まずは使用感を確かめて、自社に合っているかチェックしましょう。ただし、無料プランの場合、機能が制限されていることもありますので、どの範囲まで利用できるのか事前に確認しておくことをおすすめします。
インターネットFAXをお得に導入・運用するなら、03FAXがおすすめです。
03FAXには「使い放題500」というオプションがあり、月額1,000円でつき500枚までのFAX送信が無料となります。さらに、500枚を使い切ってからも通常よりお得な送信料金で利用できるため、毎月の送信枚数が多い企業に最適です。
そのほかの03FAXの特徴は以下通りです。
こうした特徴を持つ03FAXは、大阪市でも導入され、業務効率化やコストダウン、ペーパーレス化を実現しています。
今回は、送信無料のインターネットFAXは存在するのか、について解説しました。
完全無料で送信できるインターネットFAXサービスは残念ながら存在しません。しかし、送信枚数などの制限を設けることで、無料送信できるサービスはあります。また、送信料を割高にすることで無料受信できるといったサービスはいくつか存在しています。ただし、送信・受信どちらも自社の業務内容に合わせてじっくり検討し、必要十分な機能性を持つサービスを選ぶのがおすすめです。
コストを抑えつつ、電話とFAXの両方を効率化するなら、03plusがおすすめです。インターネットFAXの導入をお考えでしたら、ぜひご検討ください。
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