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インターネットFAXは、FAX機器が不要で、インターネット回線を利用してスマホやPCから送受信できるサービスです。便利なサービスですが、「インターネットFAXって受信だけでも使える？」という疑問をお持ちの方もいるのではないでしょうか。
今回は、インターネットFAXとは何か、受信のみでも利用できるのか、導入するメリットについて解説します。
インターネットFAXとは、インターネット回線を利用してFAXを送受信できるサービスのことです。
従来のFAXは、専用のFAX機器と電話回線が必要でしたが、インターネットFAXではスマホ・PC・タブレットなどさまざまなデバイスによりFAXを送受信できます。インターネット回線を使用しますが、従来のFAX機との互換性もあります。例えば、送信先の企業が従来のFAX機を使用している場合も、問題なく書類を送信可能です。
インターネットFAXの使い方はそれほど難しくなく、従来のFAX機を操作できるなら問題なく使用できます。
「FAX送信はしないものの、業務上FAXの受信はしたい」というケースは意外と多いのではないでしょうか。
インターネットFAXサービスは多数ありますが、実は「受信は無料」としているサービスは多くあります。もちろん、送信については有料ですが、受信のみで利用することも可能です。
受信無料のインターネットFAXは主に2つの形態があります。
完全無料の場合は送信料金が高めに設定されていて、最低限の機能しか利用できないことがほとんどです。一定枚数まで無料の場合は、受信データをクラウド管理できるなどの便利機能を利用できることがあります。
FAXを受信することが多い企業であれば、インターネットFAXの利用がおすすめです。
例えば、従来のFAXだと受信のたびに用紙代・インク代がかかります。また、FAX機の買い替えやリース料金、メンテナンス費用などが必要です。
一方、インターネットFAXで受信できる無料のサービスであれば、受信コストがかかりません。月額料金がかかるサービスであってもメンテナンス費用やその他の便利機能を利用できることを考えるとお得であるといえます。
取引先とのやり取りが多い、FAXDMを受け取ることが多いなど、FAX受信が多い企業であれば、ぜひインターネットFAXの導入を検討してみましょう。
インターネットFAXを導入することは企業にとってどのようなメリットをもたらすのでしょうか。以下で、インターネットFAXの主なメリットを解説します。
インターネットFAXは、専用回線が不要であることが大きなメリットです。
従来のFAXは、専用のFAX回線を用意しなければなりません。回線契約とともに回線使用料が必要であるため、手間とコストがかかります。
しかし、インターネットFAXはインターネット回線さえあれば利用できますので、専用回線は不要です。契約する手間もかかりません。専用回線の契約費用や使用料がなく、複数回線を使い分ける手間もかからないため、インターネットFAXはスムーズに導入・運用できます。
インターネットFAXは、どこでもいつでも送受信できるというメリットもあります。
従来のFAXは、専用機器が設置されたオフィスでなければFAXを送受信できません。そのため、FAXを利用するには出社しなければならず手間がかかります。
しかし、インターネットFAXはインターネット環境さえ整っていれば、スマホ・PC・タブレットなどの端末によってFAXの送受信が可能です。そのため、外出先や出張先であってもFAX業務を行えます。このメリットは、業務効率化や社員の負担を減らすことにつながることでしょう。
コストを削減できる点も、インターネットFAXのメリットです。
従来のFAXは、機器の購入・設置費用、専用回線の契約・使用料、メンテナンス費用、買い替え費用、紙・インク代などさまざまなコストがかかります。
しかし、インターネットFAXはそうしたコストを削減できます。まず既存のスマホなどの端末を利用できるのでFAX機の購入は不要です。インターネット上で確認できるので、紙・インク代もかかりません。そのため、コストを抑えて効率よくFAXを利用できます。また、FAX機の使用はもちろん待機電力がかかりますが、インターネットFAXならばそうした月々の電気代も節約できます。
インターネットFAXは、企業のペーパーレス化を実現する環境に優しいツールです。
従来のFAX機における最大の問題点、それは環境負荷が高いことです。FAXの送受信のたびに印刷紙を使用しなければならないため、FAX利用の多い企業では紙のコストが多くかかっていました。それとともに、多くの紙を消費することから環境負荷も高い状態でした。
しかし、インターネットFAXは、FAXを受信した際、インターネット上でそのまま確認できますし、クラウド上に保存しておくことも可能です。そのため、FAX業務において紙はほぼ必要なくなります。SDGsに取り組んでいる企業や環境対策を推進したい企業にとって、インターネットFAXは効果的なツールであるといえるでしょう。
受信データの管理が容易であることも、インターネットFAXならではのメリットです。
従来のFAXは、受信し印刷した紙の書類を専用の棚などに保管します。受信のたびに細かく仕分けしていれば良いですが、日々数多くのFAXを受信していると仕分けが追いつかなくなります。そして結果的に「どこにどんなFAXがあったか分からない」そんな状況になってしまうことが少なくありません。
インターネットFAXは、デジタルデータとして受信するため、そのままクラウドサーバやPCなどにすぐ保管できます。さらに、検索機能によって必要な資料をすぐに探し出せますので、大切な資料の紛失を防げます。そのため、インターネットFAXはデータ管理の効率化を実現するツールといえます。
FAX機を設置するためのスペースを確保しなくて良いことも、インターネットFAXのメリットです。
従来のFAXは、機器を設置するためのスペースを確保しなければなりません。大企業であれば問題ないかもしれませんが、中小企業では大きなFAX機のせいでオフィスを圧迫してしまうことでしょう。
インターネットFAXならば、既存のスマホ・PC・タブレットをそのまま活用できますので、FAX機を置くためのスペース確保が不要です。省スペース化が実現されることでオフィスレイアウトがしやすくなり、オフィスの動線や環境改善につながります。
インターネットFAXは、テレワークを導入したい企業に向いているツールです。
従来のFAXは、オフィスでなければFAX業務を行えず不便です。そして、テレワーク中に送受信したい場合は、オフィスにいる社員にお願いするしかなく社員の間で不公平感がでてしまうこともあります。
インターネットFAXなら、インターネット環境が整っていればスマホ・PC・タブレットなどからいつでもどこからでもFAXを送受信できます。出社することなくFAX業務を継続できるため、テレワークも導入しやすくなることでしょう。
情報漏えいリスクが低いこともインターネットFAXのメリットの一つです。
従来のFAXは受信データが紙で印刷されます。そのため、重要なデータが誤って他の社員の手にわたってしまったり、紛失してしまったりといったリスクがあります。
しかし、インターネットFAXの場合、送受信データは暗号化されます。また、FAXデータの閲覧権限を調整する、送信前の確認機能の活用で誤送信を防ぐといったことも可能です。
インターネットFAXは、FAXに関わるさまざまな業務を自動化しやすいのもメリットといえます。
サービスにもよりますが、以下のようなことを自動化可能です。
例えば、FAXで大量にDMを送る場合、顧客データから自動送信することで業務効率を大幅に向上できます。
インターネットFAXには数多くのサービスがあります。そのため、導入前にはしっかり比較することが大切です。ここでは、インターネットFAXを選ぶ際のポイントを解説します。
インターネットFAXを選ぶ際には、料金についてしっかり把握しておきましょう。
インターネットFAXでかかる料金には以下のようなものがあります。
もちろん、こうしたコスト面だけでなく、以下で説明するポイントを加味した上で、自社にとって料金・機能ともにバランスの良いものを選ぶことが大切です。
インターネットFAXを導入するならば、使いやすさもチェックしましょう。特に、FAXを頻繁に利用する企業では、業務フローに組み込みやすいかどうかもチェックポイントとなります。
チェックポイントは以下の通りです。
操作が複雑であると、ツールを使う社員にとっては負担となります。また、業務フローにうまく組み込めない場合、導入しても活用できずに後悔することとなりますので注意しましょう。
インターネットFAXサービスで提供されているデータ容量も必ず確認しましょう。
インターネットFAXは、送受信したデータを紙ではなくクラウドやメールなどで保存します。そのため、データ容量はとても重要なポイントです。上記に挙げたポイントを確認し、自社の運用とマッチするものを選びましょう。
FAXでは企業の重要な書類をやり取りすることもあります。そのため、セキュリティ対策が万全なサービスを選ぶことが大切です。特に、インターネットFAXはインターネットならではのセキュリティリスクがありますので、十分に検討する必要があります。
インターネットFAXを選ぶ際には、これらのポイントをチェックしておきましょう。
送信・受信ともに料金を抑えて利用するなら、インターネットFAXの03FAXがおすすめです。
03FAXはPCやスマートフォンから手軽にFAXが送れるインターネットFAXサービスです。
FAXの受信は何枚でも無料、送信も追加オプションの「使い放題500」を利用すれば、月額1,000円で500枚まで送り放題となります。
そのほか03FAXには次のような特徴があります。
このように03FAXは、FAXの受信だけでなく送信もお得に利用したい方に最適なサービスです。インターネットFAXをご検討中の方は、ぜひ03FAXを試してみてはいかがでしょうか。
今回は、インターネットFAXは受信だけでも利用できるのか、について解説しました。
インターネットFAXはインターネット回線を活用することでコスト削減や業務効率化を実現できるサービスです。便利なサービスですが、完全無料で利用することは残念ながらできません。しかし、受信のみであれば無料になることが多く、受信メインで利用するならば、従来のFAXよりもコストを大幅に削減できます。
インターネットFAXには、従来のFAXにはないメリットも数多くありますので、ぜひ導入を検討してみてください。インターネットFAXの導入とともに電話環境の効率化も図るなら、03plusがおすすめです。
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