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インターネットFAXは、インターネット回線を利用していつでもどこでもFAXデータを送受信できる便利なツールです。実は、そんなインターネットFAXをGmailで送信可能なことをご存知でしょうか。

今回は、インターネットFAXをGmailで送信する方法、導入・利用時の注意点、おすすめのインターネットFAXサービスについて解説します。

インターネットFAXとは

インターネットFAXとは、インターネット上にてFAXの送受信を行えるサービスのことです。

従来は、専用のFAX機器を操作して電話回線を使用してFAXデータの送受信を行っていました。FAXはメールなどとは異なり、手書きの文章などを送受信できることや、ITリテラシーが低い人でも気軽に利用できる点がメリットです。しかし、FAX機器の購入や電話回線の導入、コピー紙の補充などが必要で手間やコストがかかります。また、機器が設置されているオフィスでしか利用できません。

一方、インターネットFAXは、従来のFAXと違ってインターネット回線を利用してさまざまな端末によってFAXデータを送受信できます。詳しくは後述しますが、その仕組みからさまざまなメリットがあり、オフィスに縛られることなく業務効率化やコストダウンを実現可能です。

インターネットFAXのメリット

従来のFAXと違い、インターネットFAXにはどのようなメリットがあるのでしょうか。以下にて詳しく解説します。

専用の機器が必要ない

インターネットFAXは専用機器がなくても利用できるのがメリットです。

従来のFAXは、送受信のために電話回線や専用のFAX機器が必要です。また、受信データを印刷するための印刷用紙やインクも随時補充しなければなりません。そのため、機器が設置されたオフィス内でしか利用できず、運用にも手間がかかります。

一方、インターネットFAXは電話回線や専用機器は不要です。インターネット回線を利用し、スマホやPCなどのさまざまな端末から送受信を行えます。受信データ端末上から確認できるため、印刷する必要がありません。

このようなことから、インターネットFAXは専用機器不要で手軽に利用できる点が大きなメリットといえます。

どこからでも送信・受信が可能

どこからでも送受信できる点も、インターネットFAXならではのメリットです。

従来のFAXは、電話回線につながっている専用機器でしかデータの送受信を行えません。つまり、FAX機器が設置されているオフィスでしか利用できなかったのです。このようなことから、FAXを送受信するために外出先から急いで戻る、リモートワーク中の社員がオフィスにいる社員にFAX送信を依頼するといった手間がかかります。

しかし、インターネットFAXであれば、オフィスに縛られることなくどこからでもFAXデータを送受信できます。スマホ・PCなどのデジタル端末があれば、外出中や出張先、自宅でのリモートワーク中でもFAXを送受信可能です。

このように、インターネットFAXはいつでもどこでもスピーディーにFAXの送受信ができることから、業務効率化を実現できます。

導入コストや維持費用を抑えられる

インターネットFAXは、導入や維持のコストを抑えやすいのもメリットです。

従来のFAXは、機器の購入とともに専用回線の契約が必要です。そのため、導入にはそれなりのコストがかかります。また、データを受信するためには印刷が必要であり、インクや印刷用紙の定期的な補充・交換をしなければなりません。さらにFAX機器が故障すれば、その修理や買い替えには費用がかかります。このようなことから、従来のFAXにはそれなりの維持コストがかかります。

一方、インターネットFAXは専用機器や専用回線が不要で利用できます。そのため、機器の購入や電話回線の導入コストを抑えられます。もちろん受信データは印刷しなくてもインターネット上で確認できますので、インクや印刷用紙にかかっていたコストも不要です。

GmailでインターネットFAXを送信する方法

インターネットFAXは従来のFAXと比べて利便性の高いツールです。実はそんなインターネットFAXはGmailで利用できます。ここでは、GmailでインターネットFAXを送信する方法について解説します。

インターネットFAXサービスを導入する

GmailでインターネットFAXを利用するには、まずメールを送信することでFAXとして送信される機能のあるインターネットFAXサービスを導入します。

インターネットFAXサービスは数多くあります。サービスごとに機能や費用、対応しているデバイスなどが異なりますので、自社に合ったサービスを選びましょう。また、自社の業務とマッチするか、使いやすいかなどを確認するために、無料トライアルを活用するのがおすすめです。

Gmailに必要項目を入力する

インターネットFAXサービスが導入できたら、実際にGmailからFAXデータを送信してみましょう。GmailでFAXデータを送信する際には、まずメール作成画面を開きます。そして、以下の4項目を入力しましょう。

• 宛先：FAX送信先のFAX番号
• 件名：送付状の件名
• 本文：送付状のメッセージ
• 添付ファイル：FAX送信するファイルデータ

上記項目の入力方法は、使用するインターネットFAXサービスによって異なります。導入時に使い方を確認し、サービスごとに指定された形式で入力しましょう。

メールを送信する

Gmailに必要項目が入力できたら、「送信」ボタンをクリックします。インターネットFAXサービスごとに指定されている形式の入力ができていれば、問題なく相手方に送信できることでしょう。送信後は、送信成否の通知がGmailから提供されます。

必要項目の入力形式さえ合っていれば、あとはファイルを添付した通常のメール送信と同じです。そのため、ITリテラシーが低くツールに不慣れな社員であっても気軽に送信できます。

FAX送信結果を確認する

GmailでのFAXデータ送信後すぐに、送信結果に関する通知が送られてきます。そのため、送信エラーとなってしまった場合でも、その通知を見て再びFAX送信をやり直せます。送信状況をリアルタイムで把握できることから、スムーズに業務を進められることでしょう。

GmailでインターネットFAXを送受信する際の注意点

Gmailを利用したインターネットFAXの送受信はとても簡単です。通常のメールの利用と大きな違いがないことから、ITのリテラシーが低い社員でも気軽に利用できることでしょう。

しかし、GmailでのインターネットFAXの送受信では、以下のような注意点もあります。

障害が発生すると送受信できない

インターネットFAXは障害が発生すると送受信を行えません。

従来のFAXでも、機器の故障や電話回線に何らかのトラブルがあるとFAXデータの送受信は行えませんでした。それと同様に、インターネットFAXもインターネット回線やGmail側に何らかの不具合があると送受信を行えませんので注意しましょう。

例えば、オフィスのPCからGmailでFAX送信するとします。同じタイミングで他の社員が大容量データを送受信していると、オフィス内のインターネット回線が混雑してしまいます。その影響で、FAXデータを正しく送信できなくなる場合があります。

このようなことから、インターネットFAXをGmailで送受信する際には、他に大容量データをやり取りしていないかなどを確認することが大切です。失敗してしまった際には、時間を空けて再度送受信を試してみましょう。また、Wi-Fiなどの通信機器に問題がないかもチェックしてみてください。

ファイル形式やサイズに注意する

Gmailを利用してインターネットFAXを送信する際には、添付ファイルの形式やサイズにも注意しましょう。

従来のFAXは、A4やB4といったサイズの書類を送信できます。書類のサイズが大きすぎる場合と、物理的にFAX機器に入らないため送信できません。

インターネットFAXの場合も似ている点があります。例えば、インターネットFAXサービスで利用できるデータサイズからオーバーしているデータについては、送信できません。また、ファイル形式もサービスによって対応していないものがあります。そのため、GmailでインターネットFAXを利用する場合は、データサイズやファイル形式に注意しましょう。一般的には、PDF形式がインターネットFAXの利用に適しています。

宛先を間違えないようにする

GmailでインターネットFAXを送信する際には、宛先を間違えないようにしましょう。

従来のFAXの場合、送信先のFAX番号を入力し間違えると書類データを送信できません。インターネットFAXも同じで、送信先のFAX番号に対応しているメールアドレスが誤っていると、FAXデータを正しく送信できなくなります。

例えば、何度も送信している取引先の場合、宛先を登録しているメールアドレスから選べます。その際、誤ってFAX用ではなく通常のメールアドレスに送ってしまうことがあります。このような場合、インターネットFAXの送信は未完了となってしまうのです。

インターネットFAX送信時には、宛先が間違っていないか、FAX専用のものであるのかを確認しましょう。

セキュリティ対策が万全なサービスを選ぶ

インターネットFAXを利用する際には、セキュリティ対策が万全のサービスを選ぶことが大切です。

従来のFAXの場合、電話回線を用いてデータを送受信します。インターネット回線につながっていませんので、サイバー攻撃などのセキュリティリスクは存在しません。

しかし、インターネットFAXはインターネット回線を利用するものです。そのため、サイバーセキュリティが存在します。例えば、機密性の高い情報が含まれたFAXデータを送信する際、サイバー攻撃などに遭うことでデータが流出してしまえば、企業の信頼を失墜させてしまいます。

このようなデータの外部流出リスクを避けるためにも、SSLや暗号化などのセキュリティ対策を行っているサービスを選ぶことが大切です。さらに、定期的にシステムアップデートを行い、最新のセキュリティを施しているベンダーであれば安心できます。

サポートが十分なサービスを選ぶ

インターネットFAXサービスを選ぶ際には、サポート体制が整っているところを選びましょう。

インターネットFAXは、機器の修理などは不要で、ベンダー側でシステムアップデートやメンテナンスを行います。このメンテナンスは、システムを最新で快適な状態に整えるために重要なものです。そのため、メンテナンスなどを定期的に行っているベンダーを選ばなければなりません。

また、サービスに障害が発生した際に、迅速な対応を行う体制が整っているベンダーであることも重要です。迅速な対応がなされれば、万が一の際にも業務の中断を最小限に抑えられます。

インターネットFAXなら03FAXでお得に使おう

インターネットFAXをお得に活用するなら、03FAXがおすすめです。

03FAXはPCのブラウザやスマートフォンの専用アプリから手軽にFAXが送れるインターネットFAXサービスです。FAX用の電話番号を新しく取得できるほか、固定電話番号ポータビリティ（ナンバーポータビリティ）にも対応しています。

受信は枚数無制限で無料、送信は割引オプションの「使い放題500」を使うことで、月額料金1,000円で月500枚まで追加料金なしで送ることができます。

FAXの送信も簡単で、スマートフォンのカメラで送りたい文書を撮影するだけでOK。アプリが画像を綺麗に加工するため、スキャンの必要がありません。

本記事はGmailからFAXを送付する方法についてご紹介しましたが、その場合は文書を自分でPDFデータなどに加工する必要がありました。一方03FAXならその手間がかからないため、GmailからFAXを送る方法よりも手軽に利用することができます。

03FAXは気軽に使えて利便性が高いインターネットFAXです。大阪市でも導入され、業務効率化やペーパーレス化によるコストダウンを実現しています。インターネットFAXをご検討中の方は、ぜひ03FAXを試してみてはいかがでしょうか。

まとめ

今回は、インターネットFAXをGmailで送信する方法について解説しました。

インターネットFAXは、従来のFAXと違ってインターネット回線でデータを送信できます。専用機器や電話回線が不要であるため、導入や維持の手間やコストがかからない点が大きなメリットです。また、いつでもどこでもFAXデータの送受信を行えるため、業務効率化を実現できます。紹介したように、導入・利用する上で注意すべきこともいくつかありますが、その点を理解して正しく利用すれば大きな問題はありません。むしろ、メリットの方が大きいといえます。

本記事を参考に、従来のFAXからインターネットFAXへ移行して業務効率を高めていきましょう。