コラム記事

column

いつでもどこでもFAXの送受信ができる

インターネットFAXやスマホFAX導入の最大のメリットはこれでしょう。

従来のFAXはFAX機があるところでしか送信も受信もできませんでした。しかしインターネットFAXは「いつでも」「どこでも」FAXの送受信が可能になります。

受信したFAXはPDFファイルなどにデータ化され、PCやスマホで受信することができるため、インターネットが繋がる場所でさえあれば時間や場所を問わずPCやスマホでFAXの確認ができます。送信も同様にスマホやPCからできますので、FAX機がある事務所にいなくても、外出先でPCやスマホからFAX送信が可能になります。

注文書のFAXを外出先ですぐに確認したい営業マン、飲食店スタッフで閉店後の帰宅途中の電車で発注FAXを送りたいなどなど、様々な職種や業種の方がメリットを享受できるようになります。

3つのコスト削減を実現

1.FAX機の導入コストが不要に
受信したFAXの印刷はせずスマホやPCでデータの確認さえできればよいという場合であれば、FAX機は必要ないため機器の導入コストがかかりません。

2．用紙代・トナー代を大幅削減
従来であれば営業系のFAXなど不要な内容でも受信したFAXは全て紙で印刷されてしまいましたが、インターネットFAXであれば必要な分だけを印刷すればよいので用紙代・トナー代を大幅に節約できます。

3．通信費も削減
インターネット回線を利用するため、従来の電話回線でのFAX送信時に比べて通信費が削減されます。

送受信したFAXの管理が効率的

従来であれば受信したFAXを保管する場合は紙を保管しておくか、スキャンしてデータ化しておく必要がありました。 管理にも物理的なスペースや手間がかかりましたが、インターネットFAXは初めからデータで受信するので管理が楽になります。外出先や移動中に「スマホでFAXを確認」ということが可能になります。

また、FAXの送受信履歴も確認できますので、従来のようにFAXの送信が失敗していたにも関わらずFAX機から離れていたために送信失敗に気づかずお客様からクレームを受けるということもなくなります。

従来のFAX機とも今まで通りの使い方でOK

相手がインターネットFAXの環境が無く従来のFAX機を利用していたとしても、問題なくFAXの送受信ができます。インターネットFAXから送信したFAXも相手方のFAX機か印刷されて届きます。また、従来のFAX機から送られたFAXはサーバでデータに変換されインターネットFAX利用者の端末に受信されます。このように送信者と受信者のどちらかがインターネットFAXを利用しているかどうかに関わらず、双方とも特別な設定をすることなく普段通りにFAXの送受信を行う事が可能です。

すぐに導入・利用開始できる

インターネットFAXやスマホFAXサービスは導入の手間がかかりません。従来のFAX機であれば機器を購入・設置をおこない、さらに回線契約・回線工事をおこなってようやく開通となりますが、インターネットFAXやスマホFAXであれば上記工程が要りません。サービスの契約が済めばすぐに利用を開始することができ、早急にFAXを導入したい方にうってつけです。

まとめ

このようにインターネットFAXやスマホFAXにはコスト削減や運用面の効率性UPなど多くのメリットがあります。