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シェアオフィス、コワーキングスペースでFAXを使うには？

バーチャルオフィスやレンタルオフィスでは固定電話サービスやFAXサービスを提供しているところも多くありますが、シェアオフィスやコワーキングスペースでは固定電話サービスやFAXサービスを提供しているところはそれほど多くありません。

ここ数年で利用者数が増え人気の「WeWork」でも電話・FAXサービスは提供しておらず、ユーザが個別にサービスを契約するよう案内しているようです。

レンタルオフィスとシェアオフィス・コワーキングスペースの両方のサービスを提供している事業者であれば、レンタルオフィスユーザ向けに提供している電話・FAXサービスをシェアオフィス・コワーキングスペース利用者もオプションで契約可能な場合もありますが、料金が割高だったり利用用途に制限があったりとするため、あまりお勧めできません。

シェアオフィス・コワーキングスペースが提供する電話・FAXサービスの課題

1.施設側が提供している電話・FAXサービスの料金は割高

自前でクラウド系のサービスを契約した方が安上がりなパターンが多いです。

2.電話は転送電話のため不都合が生じやすい

固定電話サービスの内容はほぼ転送電話サービスですが、自分専用の電話番号が付与され名刺に記載することができます。転送された電話にいつでも出られれば良いですが、どうしても外出中や打ち合わせ中で電話に出られないときがあります。その場合に契約した自分の固定電話番号からは発信できません。自分の携帯電話番号から折り返し電話をしないといけないため、携帯番号を知られていない相手だとかなりの確率で電話に出てもらえない可能性があり非効率的です。また、転送電話の通話料は自己負担になるため通話料も高くなってしまいます。

3.FAXは共有番号での利用になる

FAXは施設の共有FAX番号が使え、そこに届いたものを転送してくれるというサービスが主流です。FAXが受信のみの利用であればさほど不都合は生じませんが、送信も必要の場合FAX送信が可能な複合機を設置している施設は少ないためわざわざコンビニに出向いて送信しないといけないというパターンが多く非効率的です。

そもそもシェアオフィス・コワーキングスペースでは固定電話やFAXサービスを利用できるところが少ないうえ、利用できたとしても上記のように価格面や機能面でハードルがあります。そこでお勧めしたいのがスマホで使えるIP電話サービスやインターネットFAX/スマホFAXサービスといったクラウド系のサービスです。

スマホで電話やFAXができるクラウドサービスの利点

1.安く・早く・手軽に導入できる

従来のNTTなどで電話回線やFAX回線を契約する場合、工事までに3-4週間の時間を要するうえに工事費用や機器の購入で数万円もかかりましたが、これらのクラウド系サービスは契約してすぐ使えるようになり、導入費も数千円で済みます。スマホにアプリをインストールするだけなので機器の購入費も省け、低コストで手軽に導入できます。固定電話サービスもインターネットFAX/スマホFAXサービスも月1,000円前後で利用可能と、施設のサービスを利用するよりもランニングコストを抑えられます。

2.専用電話番号で着信はもちろん発信もできる

転送電話とは仕組みが異なり、契約した固定電話番号でスマホアプリから発信も着信できます。不在着信時の折り返し電話をする場合でも固定電話番号から発信でき、スムーズに相手に電話に出てもらいやすくなります。また転送電話と異なり着信時の通話料が無料なので通話料も抑えられます。インターネットFAX/スマホFAXサービスも受信は勿論送信もできるため、送信が必要な場合に慌ててコンビニに行く必要もなく、その場でFAXの送信ができ業務の効率化が図れます。さらにFAX番号も専用番号を持てるため法人としての信頼度向上につながります。

3.いつどこにいても使える

Wi-Fiでも4Gでもインターネット環境がある場所でさえあればスマホでいつどこにいても固定電話の発着信やインターネットFAX/スマホFAXサービスの送受信ができます。シェアオフィスやコワーキングスペース利用者は別の拠点で仕事をしたり何かと外出する機会が多いですが、いつどこでも電話やFAXの利用ができるこれらのサービスは最適です。

まとめ

ここまで書いておいて何ですが、これらのサービスはそれぞれ電話なら電話、FAXならFAXと独立してサービスを展開しているところがほとんどで、電話もFAXも使えるサービスというのはほとんどありません。

個別に契約するのは面倒くさい、電話もFAXも共通の番号で利用したい、連番で利用したいと考えている方も多いと思いますが、そんな方にお勧めなのが「03FAX」です。