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レンタルオフィスでFAXを使う場合の最適なサービスは？

スタートアップ企業や小規模法人ではレンタルオフィスの利用を検討するケースも多いと思います。

レンタルオフィスで固定電話を利用する場合は、施設側で提供している電話サービスや転送電話サービスを契約できるところもあれば、自前で電話サービスを契約する場合のどちらかになります。

よってFAXについても施設側でサービスを提供している場合もあれば、電話回線と同様で自前で回線契約して機器を設置する場合もあります。

レンタルオフィスが提供する電話サービスを契約する

レンタルオフィスで提供している電話サービスは様々な形態がありますが、電話やFAX回線の契約から機器の設置まで自分でする必要が無く、手間と時間を省けるのが最大のメリットです。しかしその分月額費用などが高い傾向にあり、長い目で見ると自前で回線契約をするのに比べ大幅なコスト増になる可能性があります。

施設側が電話・FAXサービスを提供している場合、提供形態はさまざまですが通信事業者の再販形態をとっているケースがほとんどです。そのため施設側の取り分（マージン）が乗じた形でエンドユーザ（レンタルオフィス利用者）に請求されるため、自前で回線契約するのに比べどうしても高くなる傾向にあります。

また、利用できる番号に制約があったり、自分がやりたい電話の運用ができなかったり、何かと自由が利かない場合もあります。さらに自分専用の電話番号はもてるがFAXは利用できず共有のFAX機を使わざるをえないケースも多いです。

レンタルオフィスが提供しているサービスの利用を検討する場合は事前に価格や自分の運用方針にマッチしているかなど事前によく検討する必要があります。

転送電話サービスを利用する

この場合も転送電話サービスを提供している事業者の再販形態になっているため自分で転送電話サービスを契約するのに比べ費用は割高になります。

また、契約した固定電話宛にかかってきた電話を指定の携帯番号などに転送するだけのサービスになるため、契約した固定電話番号から発信することができません。不在着信時は携帯番号から折り返し電話をしないといけないため相手に出てもらえない可能性があります。その他にも転送された電話の通話料は自己負担となるため、着信回数が多ければ多いほど通話料がかさんでしまうデメリットがあります。

さらに指定の転送先だけにしか転送することができないため複数人で同時に着信を受けることができません。転送先に設定されている人が移動中だったり打ち合わせに入っている場合はその電話に出ることができず、会社の電話として使うにはかなり厳しいものがあります。また、この場合もFAXは利用できなたいめ施設の共有FAX機を使わないとなりません。

自前で回線を用意する

自分が望むサービスを契約でき自由度があります。またレンタルオフィスに支払うマージンもないため割高な料金を支払う必要もありません。ひかり電話ならFAX用の番号も低コストで利用することができます。

しかしこれは手間や時間がかかるうえ、他の選択肢よりもどうしても導入コストが高くついてしまいます。また、小人数の法人の場合、スタッフ全員が外出してしまうケースもあるかと思いますが、その場合も誰かしらが電話をとれるようにするためには転送電話を契約する必要があり、上述のデメリットが生じてしまいます。

そもそもNTTと契約したいと思っていても物件によっては既に指定の光回線しか契約できず、NTT回線をビル自体に引き込む工事をしないといけない場合もあります。この場合だと回線工事が高すぎるうえビルの所有者から許可がもらえない場合もあり現実的ではありません。

スマホで電話やFAXができるクラウドサービスを利用する

スマホで固定電話やFAXが利用できるクラウドPBXサービスはレンタルオフィス入居者にお勧めのサービスです。導入スピードが圧倒的に早く、サービスを契約して番号を取得しアプリをインストールするだけです。後はWi-Fi環境や4G環境などインターネット環境さえあればスマホで固定電話やFAXをすぐに利用できるようになります。電話機やFAX機を用意する必要も自分で回線契約・工事をする必要がなく導入コストや手間を大幅に省けます。

また転送電話サービスとは仕組みが異なり、アプリから固定電話番号で発信・着信できることも大きなメリットです。折り返し電話の際などでも固定電話番号での発信になるため転送電話に比べて、相手に電話に出てもらう可能性はぐっとあがります。着信した電話の通話料も無料なので転送電話に比べて通話料を大幅に抑えられるのも大きなメリットです。

またいつどこにいてもスマホで固定電話の発着信ができるため、外出が多い法人にも最適です。

FAXもインターネットFAXやスマホFAXサービスを利用すれば、専用のFAX番号を持つことができ、スマホでFAXの送受信ができます。レンタルオフィス設備の共有機器でFAXする必要がなく、セキュリティ面の不安もありません。

またインターネットFAX/スマホFAXサービスもいつどこでもFAXの受信・送信ができ、外出先から戻ってきてからFAX業務をこなす必要もなくなり仕事の効率化に繋がります。データでFAXの送受信ができ無駄な用紙代やトナー代を消耗しないというのも嬉しいメリットです。

電話もFAXも両方できるクラウドサービス

「03FAX」は一般的なスマホFAX機能加え、オプションで音声通話の利用も可能できるので、レンタルオフィス利用者にお勧めです。

自分専用の市外局番を取得でき、例えば契約しているレンタルオフィスが東京23区内に所在していれば「03」から始まる番号を利用できます。名刺に共有番号ではない自社専用の市外局番を記載することも大きなメリットで、外部に与える印象が全く異なります。

月たったの1,480円で、いつどこにいてもスマホ1台で市外局番での電話とFAXが利用可能できるようになる「03FAX」はレンタルオフィス利用者に最適なサービスのため、一度検討してみることをお勧めします。