コラム記事
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テレワークとは、勤務場所や就業時間など従来の働き方に囚われない柔軟な働き方のことで、政府が推進する働き方改革のひとつです。テレワークには「在宅勤務」や「モバイルワーク」、「サテライトオフィス勤務」などの種類がありますが、共通しているのは従来のオフィスで仕事をするのではなく、自宅やカフェやシェアオフィスなど各労働者にとって都合の良い場所で仕事をこなす点にあります。
テレワーク需要の増加には、次のような背景があります。
1点目はワークライフバランスの向上、2点目は新型コロナウイルスの拡大です。
①ワークライフバランスの向上
ワークライフバランスとは、働くことと個人の生活のバランスを整えることです。
介護や育児というライフスタイルの変化に合わせて柔軟に働きたい人にとって、自宅で働くことができるテレワークはプライベートと仕事の両立ができる選択肢の一つとなります。
家庭の事情で退職せざるを得なかった人も、ICT技術の普及によりテレワークという選択肢ができ、仕事を続けられる可能性が高くなりました。
テレワークなどワークライフバランスを整えるこで、優秀な人材を失うことが減れば、企業にとっても人材採用のコスト削減や人材流出を防ぐメリットがあります。
②新型コロナウイルスの拡大
テレワークの推進は、東京オリンピック開催時における交通麻痺や、インフルエンザのパンデミックに備え政府も力を入れていました。
万が一会社で働くことが難しいケースでも、テレワークで業務を継続することが経済活動の維持にも繋がるからです。
2020年、新型コロナウイルスの拡大により、感染拡大を防ぐ観点からテレワークの需要が大幅に増えるきっかけとなりました。
2020年5月に東京都が発表した調査によると、都内企業（従業員30人以上）のテレワーク導入率は2020年4月時点で62.7%となり、前回の調査（2020年3月時点）24.0％と比較してテレワーク導入率は大幅に増加しています。
新型コロナウイルスの拡大を受け、多くの企業がテレワーク導入に動いたことが分かります。
長期間にわたり感染拡大を防ぐ必要があるので、テレワーク需要は今後も高くなる見込みです。
様々な技術やサービスの導入で可能となるテレワークは、ワークライフバランスの充実や、感染症の拡大を防ぐために、今後も需要が増加していくことが考えられます。
テレワークを実現するにあたり、オフィスで仕事をするのと変わらない生産性が求められますが、それを実現するためにはパソコンやスマホなどICT環境の整備が必須となります。PCを使った仕事であれば、ノートPCとインターネット環境さえあれば社内にいるのと変わらない環境で仕事をこなせます。
電話を使った業務も今は携帯電話があれば大方カバーできます。コールセンター業務やサポート業務など会社の電話番号での発着信が必要な場合でも、転送電話サービス活用すれば会社番号宛の着信を個人所有のスマホに転送することができたり、またクラウドPBXサービスを利用すればスマホで会社の電話番号の発着信ができたりと、テレワークでも電話業務をオフィスにいるのと変わらずにこなすことができます。
PCや電話に比べ、FAXを使用する業務の場合はテレワークを実現するのにハードルが高いです。
在宅勤務の場合であれば手間やコストがかかりますがFAX業務も何とか実現可能です。例えば個人宅にFAXを設置し、会社のFAX番号で転送サービスを申し込んでおけば、FAXがあった際に個人宅のFAXに転送させてFAXを受信することが可能です。しかし、一度転送をONにしてしまうと会社宛のFAXが全てその個人宅に送られてしまう事になるため、本来自分の業務とは関係ないFAXを処理しなければいけなくなる可能性があります。また仕事と関係ない営業のFAX DMなども個人宅に届いてしまい、その処理の手間や無駄なコストがかかってしまうケースもあります。
しかし、在宅勤務ならまだFAX業務をおこなうことができなくもありませんが、特定の働き場所をもたないモバイルワークやサテライトオフィス勤務の場合は上述の方法は使えません。
業務でFAXを全く利用しないのであれば何も問題有りませんが、根強いFAX文化が残る日本では業務でFAXがどうしても必要というケースは少なくありません。モバイルワークやサテライトオフィス勤務ではFAX業務をする方法は無いのでしょうか。
テレワークでもFAX業務を実現するもの、それがインターネットFAXやスマホFAXサービスです。
インターネットFAXの大きな特徴の一つが、PCやスマホがあれば場所を選ばず送受信ができることです。
一般的なFAXであれば、送受信は専用機器を通じて行うため、オフィスの中で使用する必要がありました。
インターネットFAXはクラウドを利用しているため、テレワーク中でも使用することが可能です。
インターネットFAXには次のようなメリットがあります。
①FAX専用機器が不要でインターネット環境があれば利用できる
先ほど説明したように、インターネットFAXは専用機器が不要です。
テレワークでFAX業務の継続が必要なケースでも、インターネット環境が整っている場所であれば、インターネットFAXは手軽に利用できます。
専用機器の購入には1～2万円が必要ですので、テレワークをする社員に専用機器を買うことと比較するとコスト削減につながります。
機械のメンテナンスや買い替えの手間がなく、紙詰まりなどのトラブルから解放してくれるというメリットもインターネットFAXにはあります。
またインターネットFAXは、インターネット環境があれば外出中でも確認ができるので、受信した内容を社内に戻り確認する必要がありません。
インターネットFAXであれば、営業など外回りが多い場合でも効率良く内容の確認などができます。
専用機器がない自宅でのテレワークでも、インターネットFAXであればPCやスマホから手軽に利用可能です。
②印刷が不要なのでペーパーレス化やコスト削減につながる
インターネットFAXは受信した内容をPCやスマホで確認するため、印刷コストの削減につながります。
一般的な専用機器であれば、受信すると紙に印刷がされるので紙代やインク代のコストが発生しますが、インターネットFAXはデジタル管理となります。
印刷が不要なチラシなどの出力を行う必要が無くなるので、インターネットFAXはコスト削減が期待できます。
面倒な紙の補充やインクの補充も必要ないので、FAXに関する手間を削減できる効果もあります。
③原稿の読み取りに専用のスキャナが不要、スマホの撮影で手軽に送信できる
一般的なFAXと違い、インターネットFAXは原稿をスマホで撮影して手軽に送信することが可能です。
スキャナでの読み取りが不要なので、インターネットFAXは送信したい原稿を一度印刷する必要がありません。
スマホで原稿の撮影から補正や送信ができるので、インターネットFAXは手軽で便利です。
④複数人でFAXの受信や管理ができる
インターネットFAXは、受信を複数人でできるものや、管理が複数人でできるものがあります。
一般的なFAXであれば、受信を見逃してしまったというようなこともありますが、インターネットFAXで受信を複数人で確認できる設定にしておけば、受信を見逃す心配もなく情報の共有も簡単です。
テレワーク中でも、他の社員と大切な書類の共有や確認をすることができます。
⑤デジタル管理になるので共有や保管が容易で紛失リスクがない
インターネットFAXは、受信した書類や送信した書類のデータをクラウド上でデジタル管理します。
一般的なFAXであれば受信した紙を紛失してしまうリスクがありましたが、インターネットFAXであればデジタル管理のため紛失リスクがありません。
テレワークでのFAX業務となると、自宅などでの大切な書類の紛失リスクが心配ですが、インターネットFAXなら紛失リスクを心配することなく安心して業務を継続することができます。
また受信データはデジタル管理となるため、インターネットFAXは必要な情報を取り出すのも容易です。
インターネットFAXであれば、フォルダの自動振り分け機能など便利な機能があります。
受信した紙の書類を人の手で振り分けていたケースでも、送信者ごとにフォルダの自動振り分け設定をしておけば、業務の効率化にもつながります。
このように、インターネットFAXには様々なメリットがあります。
テレワークでFAX業務が必要な人にとって、インターネットFAXは必需品といえるでしょう。
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