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士業にインターネットFAXが最適な理由

これから士業事務所の開業を考えている方はFAXの導入が必要かどうか悩む方も多いことでしょう。

結論からいうとほとんどの士業事務所はFAXを導入した方がよいでしょう。

弁護士、公認会計士、税理士、社労士などなど、士業には様々な職業がありますが、士業全体に共通しているのは仕事で大量の紙を扱うということです。そのためFAXの利用頻度も他業種に比べ相当高いものがあり、FAXを持ってないと業務に支障が出るというケースが生じかねません。

今やPCやスマホからメールで簡易的に通信ができるこのご時世にあって、わざわざ回線を契約してFAX機を購入する必要なんて無いように思えますが、士業でFAX文化が根強く残っているのは主に下記のような理由があります。

士業でFAXが重宝される理由

1.FAX文化が根強い官公庁とのやり取りが多い

弁護士であれば裁判所に、税理士であれば税務署に…といったように、士業は官公庁へ書類を提出する機会が何かと多いものですが、機関によってはメールではなくFAXでないと書類の提出を受け付けないというケースがあります。官公庁のFAX文化は通信の確実性やセキュリティ面を重視しているという側面もあれば、単にアナログ体質のままという側面もあるのでしょう。

2.同業者も所属協会も年配の方が多い

士業も業界的に高齢の方が多く、メールではなく馴染み深いFAXが好まれるという側面もあります。また、弁護士会や税理士会など各協会の上層部は高齢者が務めている場合が多く、それら協会からの連絡はFAXというケースもまだまだ多くあるようです。

3.メールに比べてセキュリティ面に優れている

士業では個人情報や機密事項を取り扱うことが多いため、メールではなくセキュリティ的に信頼度が高いFAXが重宝される要因の一つです。FAXであればウイルスに感染されたメールを受け取る心配もありません。メールに比べれば通信内容を第三者に盗聴される心配もありません。
FAXも相手の番号を打ち間違えて送信するというリスクはありますが...

このように顧客も官公庁もアナログ体質なところが多いのでどうしても士業にはFAXが必要になっています。

士業にありがちな従来のFAX機の悩み

1.外出が多くタイムリーにFAXの確認ができない

士業は顧客や役所などに外出する機会が多く事務所は留守になりがちなため、外出時に届いたFAXは事務所に戻ってからでないと確認できません。事務所に戻ってきてからFAXの確認や処理をしなければならないと労働時間がどんどん長くなり、非効率的です。また、急ぎでFAXを送信した場合も外出中だとコンビニを探したりしなければならず、ストレスがかかります。

2.従来のFAX機導入は手間やコストがかかる

従来のようにFAX用の回線を契約し、FAX機を購入するのは何かと手間や費用がかかります。FAX機器の購入費がかかるだけでなく、回線契約に伴う初期費用や工事費用が発生します。また、回線工事日のスケジュール調整をしたり購入したFAX機器や回線の設置手配など何かと手間がかかるため、なるべくならこういった手間や費用はかけたくないものですよね。

3.受信したFAXの管理が大変

受信したFAXはきちんと整理して保管しておかないと後から探すときに苦労します。また時間が経つにつれ保管スペースの確保も必要になってきます。

このように士業ならではのFAXの悩みがありますが、それらを解決するFAXサービスがあります。それはインターネットFAX/スマホFAXです。

外出中でもFAXの送信・受信ができるインターネットFAX/スマホFAXがお勧め

インターネットFAX/スマホFAXのメリットには以下のようなものがあります。

• 外出中でもPCやスマホなどでFAXの受信と送信ができる
• すぐに導入できる
• 導入コストが従来のFAX機に比べて低コスト
• 受信したFAXはデータで保管できるので管理が楽

このようにインターネットFAX/スマホFAXは士業にとっての従来のFAX機の課題を解決できるサービスです。

いつでも・どこでもFAXの確認ができるというのは、外出が多い士業にとって最大のメリットでしょう。従来のFAX機では事務所に戻ってからでないとFAXの確認や処理作業ができませんでしたが、インターネットFAX・スマホFAXを導入すれば外出先で確認しその場で処理することが可能になります。移動中の電車内やカフェなどでFAXの確認処理を済ませてしまえば事務所に戻ってからの時間を有効に使え、作業の効率化につながります。いざというときはPCやスマホからFAXの送信もできるのも嬉しいです。

また、回線工事が必要なく機器を購入する必要もないため、手軽かつ低コストでFAXの導入ができます。これから独立開業を考えている方には嬉しいポイントですよね。

受信したFAXはデータで保管されるためFAXを紙で物理的に管理しておく必要がありません。検索をかければ過去のFAXにも素早くアクセス可能できます。

このようにFAXの利用頻度が高く、外出の機会が多い士業にこそインターネットFAX/スマホFAXがお勧めです。