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不動産業にインターネットFAXが最適な理由

FAXの使用頻度がとても高いのが不動産業界。

物件の仲介をしているいわゆる「町の不動産屋」を例にとれば、お客さんの希望を聞き、該当する物件候補を管理している不動産屋に問い合わせ、間取り図や築年数などが記載された物件情報をFAXで送ってもらいお客様に案内します。

仲介側も管理側も不動産屋にFAXはなくてはならない通信機器というわけです。しかしメールという伝達手段やPCやスマホといったデバイスが発展した現代でも、なぜ不動産業界ではFAXが重宝されているのでしょうか。

それは以下に挙げるような不動産業界特有の商流や体質が影響していると考えられます。

不動産業界でFAXが重宝される理由

1.FAXが手間と時間がかからない通信手段だから
不動産をお客様に仲介する場合の大まかな流れをみてみましょう。

まずは、お客様からのヒアリングをもとに候補物件を探します。候補の物件が見つかったらその物件を管理している不動産業者へ物件の紹介が可能か確認し、可能であれば図面や物件情報をFAXで送ってもらいます。

通常1件の物件情報だけでお客様が納得するケースは稀です。複数の物件候補を探し、その都度各管理会社に物件情報をFAXで送ってもらうことになります。複数の物件情報を案内してお客様に気に入ってもらえるためには、これらの作業を効率よくおこなう必要があります。

この仲介業者と管理業者間での物件情報のやりとりに最も適している通信媒体がFAXというわけです。

このやりとりがメールだったとすると、電話口で相手にメールアドレスを伝え、図面情報のデータをメールに添付して送ってもらうという流れになりますが、メールアドレスの聞き間違いによる送信エラーが起きたり、メール文章入力や添付ファイルを開いてそれを印刷したりする手間がかかり時間をとってしまいます。

1－3月の繁忙期では1日にたくさんのお客さんに物件案内をこなさないといけないため、1分たりとも無駄にできる時間はありません。

FAXであれば相手にFAX番号を伝えて物件情報を送信してもらえばそれで済みます。しかも物件情報はFAX機器から紙で印刷され、そのままお客様にご案内できます。

このように不動産仲介のシーンでFAXは手間と時間がかからない最も効率的なツールというわけです。 時間勝負の不動産業界でFAXが重宝される理由がここにあります。

2.年配の方が多くアナログな手段を好む
不動産屋さんの仕事の流れは、上述のように自社完結型ではなく無数の不動産業者と連携しないと仕事が成り立ちません。

そして日本全国にある不動産屋さんはコンビニより多いといわれています。当然年配の方も多く、ITリテラシーが低い方は大勢存在し、こういった方々は新しいIT技術や通信手段への変化を嫌います。

こういったITリテラシーが低い不動産屋が数多く存在するため、他の不動産屋もそれに合わせざるを得ないという事情もあります。なんせ不動産屋は自社完結型では仕事が成立せず、多数の不動産屋と連携しなければいけないため、「うちはFAXは使いません、メールでお願いします」とは言えないわけです。

不動産業界でFAX文化が根強いのにはこういった事情もあります。

従来のFAX機の問題点
これだけ不動産業界で重宝されているFAXですが、欠点もあります。

1.コストがかかる

毎日大量のFAXを送受信するため、通信費だけでなく、用紙/トナー代、カウンター料金など多額のコストがかかります。

2．外出中は確認できない
不動産屋は内覧などで外出が多いのも特徴です。また、多くの不動産屋は少数人数で運営しており、個人で経営しているところも少なくなりません。そのような不動産屋では外出中にFAXがあった場合は確認することができません。いい物件情報が送られてきたとしても、外出先では確認することができず、機会損失につながるリスクがあります。もちろん送信も同様に事務所でしかできません。

3.物件情報の管理が大変
毎日物件情報が大量に送られてくるため為、物件情報の管理の手間がかかり、探すときにも時間がかかります。

送受信したFAXの管理が効率的

従来であれば受信したFAXを保管する場合は紙を保管しておくか、スキャンしてデータ化しておく必要がありました。 管理にも物理的なスペースや手間がかかりましたが、インターネットFAXは初めからデータで受信するので管理が楽になります。外出先や移動中に「スマホでFAXを確認」ということが可能になります。

また、FAXの送受信履歴も確認できますので、従来のようにFAXの送信が失敗していたにも関わらずFAX機から離れていたために送信失敗に気づかずお客様からクレームを受けるということもなくなります。

インターネットFAX、スマホFAXで従来のFAX機の課題を解決

1.コストを削減

インターネットFAXやスマホFAXでは、送信されたFAXは自動的にデータに変換され、PCやスマホに届きます。その都度紙を印刷しないので用紙代やトナー代を節約できます。FAXの送受信が多い不動産業界では大幅なコスト削減につながります。
受信した物件情報やPCやiPadなどでそのままお客様に見せ、必要なものだけ印刷するなどして無駄を省くことができます。

2.外出中でも確認可能

データ化されたFAXはPCやスマホで確認できるため、いつでもどこでも確認可能です。内見でお客様をご案内している最中でも、最新の物件情報をその場でご案内することも可能です。

3.過去の物件情報の管理が楽に

受信したFAXはデータでそのまま管理されるため、FAX件名などを整理しておけば、検索が楽になり過去の物件情報へのアクセスを効率化できます。

まとめ

FAXは不動産業界で欠かすことができないツールです。インターネットFAXやスマホFAXを導入することで無駄を省き、さらに効率化を図ることができるので導入を検討してみることをお勧めします。