時間外アナウンスオプションとは?
時間外アナウンスは、曜日、時間帯を設定して、端末に着信させるか、音声メッセージを流すかを設定することができるオプション機能です。曜日は、月、火、水、木、金、土、日を個別に設定することができ、さらに設定した日付を休日扱いとして、別に設定することができます。時間帯は、30分単位で、24時間設定することができます。音声メッセージは、別途ご用意いただいたものを使うことが可能なほか、テキストを合成音声に変換する機能を利用して作成することも可能となっています。これにより、休日や営業時間外、昼休みには、音声メッセージで対応しておき、電話に出れる営業時間内のみ電話を鳴らすことができるようになります。
タイムテーブル設定
音声メッセージ設定
お電話ありがとうございます。(会社名を入れる)でございます。
申し訳ございませんが、ただいまの時間は営業時間外となっております。
弊社営業時間は、祝日を除く、月曜から金曜の、9時30分から12時、13時から18時30分となっております。
誠に恐れ入りますが、営業時間内におかけ直し頂きますよう、お願い申し上げます。
設定例)音声対応 [営業時間外メッセージ]
お電話ありがとうございます。(会社名を入れる)でございます。
申し訳ございませんが、ただいまの時間は電話の受付を行っておりません。
弊社営業時間は、祝日を除く、月曜から金曜の、9時30分から12時、13時から18時30分となっております。
受付再開は、13時からとなります。
誠に恐れ入りますが、しばらくしてからおかけ直し頂きますよう、お願い申し上げます。
設定例)音声対応 [お昼休み]
お電話ありがとうございます。(会社名を入れる)でございます。
申し訳ございませんが、本日は休業となっております。
弊社営業時間は、祝日を除く、月曜から金曜の、9時30分から12時、13時から18時30分となっております。
誠に恐れ入りますが、営業時間内におかけ直し頂きますよう、お願い申し上げます。
設定例)音声対応 [休日]
また、時間外アナウンスオプションは、以下のオプションとの組み合わせが可能になっています。
- 転送電話
- IVR
- 留守レポ
留守レポと時間外アナウンスを組み合わせる
留守レポオプションと組み合わせることで、時間外アナウンスの動作として、留守レポを選択できるようになります。これにより、電話代行に依頼した際のように、伝言がある場合に、メールやチャットで通知を受け取ることができるようになります。
例えば、営業時間外、休日は音声メッセージのみとして、午前中は仕事に集中するため、ホワイトリストなしの留守レポ、午後は取引先からの電話のみ対応するため、ホワイトリストありの留守レポ対応にするなどが可能です。
タイムテーブル設定
留守レポルール [午前営業時間内ルール]
はい、お電話ありがとうございます。(会社名、部署、担当部門などを入れる)でございます。
申し訳ございません。
ただいまの時間は、直接お電話での対応を行っておりません。
折り返しをご希望の場合は、メッセージの吹き込みをお願いします。
ピーという発信音のあとに、30秒以内で、お名前、ご用件、ご連絡先をお話しください。
ご伝言の録音を終了するには、”#”を押してください。
設定例)留守レポ [午前営業時間内ルール] ※開始音声
ありがとうございます。
ご伝言を承りました。
それでは、しつれいいたします。
設定例)留守レポ [午前営業時間内ルール] ※終了音声
通知設定 | メール、チャット |
ホワイトリスト設定 | なし |
留守レポルール [昼休みルール]
はい、お電話ありがとうございます。(会社名、部署、担当部門などを入れる)でございます。
申し訳ございません。
ただいま、担当者が電話対応を行うことができません。
メッセージがございましたら、担当者に、お伝えさせていただきます。
ピーという発信音のあとに、30秒以内で、お名前、ご用件、ご連絡先をお話しください。
ご伝言の録音を終了するには、”#”を押してください。
設定例)留守レポ [昼休みルール] ※開始音声
ありがとうございます。
担当者がご用件を確認次第、ご連絡するように致します。
それでは、しつれいいたします。
設定例)留守レポ [昼休みルール] ※終了音声
通知設定 | メール、チャット |
ホワイトリスト設定 | なし |
留守レポルール [午後営業時間内ルール]
はい、お電話ありがとうございます。(会社名、部署、担当部門などを入れる)でございます。
申し訳ございません。
ただいまの時間は、直接お電話での対応を行っておりません。
折り返しをご希望の場合は、メッセージの吹き込みをお願いします。
ピーという発信音のあとに、30秒以内で、お名前、ご用件、ご連絡先をお話しください。
ご伝言の録音を終了するには、”#”を押してください。
設定例)留守レポ [午後営業時間内ルール] ※開始音声
ありがとうございます。
担当者がご用件を確認次第、必要に応じてご連絡させていただきます。
それでは、しつれいいたします。
設定例)留守レポ [昼休みルール] ※終了音声
通知設定 | メール、チャット |
ホワイトリスト設定 | 取引先※登録した番号からのものは端末に着信します。 |
※留守レポについての具体的な設定方法については、こちらをご確認ください。
業種別電話代行に代える場合の利用
以下のような業種、業界では、さまざまな理由により、電話代行を依頼しているケースも多いかと思います。
- クリニック
- 不動産や金融、保険の営業
- 訪問介護
- IT業
- 士業
留守レポは、直接着信を処理するので転送通話料が発生しません。また、月額も一般的な電話代行に比べて安価なため、大幅なコスト削減になります。
ご検討いただくうえで、それぞれ、電話代行業者から留守レポに切り替えた場合に想定される設定例について説明させていただきます。
クリニックで電話代行の代わりに使う
クリニックの場合は、昼休みの休憩時間にも、患者さんなどから電話がかかってくることが多くあります。そのために、休憩時間は、交代で誰か1人は電話番として残ったり、ずらして休憩を取ったりなどの電話対応のための負担が発生します。そこで、昼休みの時間帯を電話代行業者に転送して、急ぎの電話の場合は、伝言を預かってもらい、折り返す、という対応を取っているところも多いのではないでしょうか?時間外アナウンスと留守レポを組み合わせて利用することで、電話代行業者に依頼せずとも、同様の対応が可能になります。また、チャットであれば、スマホにインストールしたアプリで通知を受け取ることができます。ほぼリアルタイムに通知されるため、急ぎの用件については、すぐに把握することができ、緊急の折り返し対応も可能になります。さらに、営業時間外や休日のメッセージでは、診察の予約方法や学会出席のための臨時休診など適切に案内することで患者さんの負担や余計なクレームを減らすことも可能です。
タイムテーブル設定
音声メッセージ [診療時間外]
お電話ありがとうございます。(クリニック名などを入れる)でございます。
申し訳ございませんが、ただいまの時間は診療時間外となっております。
当クリニックの診療時間は、祝日を除く、月曜から金曜の、9時30分から12時、13時から18時30分、
土曜日の9時30分から14時となっております。
誠に恐れ入りますが、診療時間内におかけ直し頂きますよう、お願い申し上げます。
なお、6月21日水曜日は学会出席のため、午後のみ休診となります。
当クリニックの診療予約につきましては、ホームページからも受け付けております。
お電話、ありがとうございました。
設定例)音声対応 [診療時間外]
留守レポルール [昼休みルール]
はい、お電話ありがとうございます。(クリニック名などを入れる)でございます。
申し訳ございません。
12時から13時の間は、お電話での対応を行っておりません。
お急ぎの場合は、折り返しご連絡させていただきますので、メッセージの吹き込みをお願いします。
ピーという発信音のあとに、30秒以内で、お名前、ご用件、ご連絡先をお話しください。
ご伝言の録音を終了するには、”#”を押してください。
設定例)留守レポ [昼休みルール] ※開始音声
ありがとうございます。
折り返しご連絡させていただきますので、しばらくお待ちください。
それでは、しつれいいたします。
設定例)留守レポ [昼休みルール] ※終了音声
通知設定 | チャット |
ホワイトリスト設定 | なし |
不動産や金融、保険の営業で電話代行の代わりに使う
不動産や金融、保険の営業の場合、外出や商談が多く、不動産業であれば内見等もあり、電話にでることができない状況にいることが多いかと思います。個人事業や小規模な事業所で運営されている場合、人員の問題で電話番を置くことも難しいことがあり、電話代行に依頼しているところも多いのではないでしょうか?留守レポを利用することで、電話代行業者に依頼せずとも、同様の対応が可能になります。営業時間内は、通常着信の動作にしておき、商談に入る前には留守レポ対応に切り替えるかたちでの運用がお勧めです。 切り替えは、Webページにログインして変更するだけで行えます。さらに、時間外アナウンスと組み合わせて利用することで、時間帯、曜日により適切な電話応対が可能になります。新しいお客様からの問い合わせも多いものと考えられるので、電話に出られない時間帯は、すべて留守レポ対応をお勧めします。
タイムテーブル設定
※商談中は留守レポ:ルール[営業時間内]に変更し、それ以外は着信にする
留守レポルール [営業時間外ルール]
はい、お電話ありがとうございます。(屋号、会社名などを入れる)でございます。
申し訳ございませんが、ただいまの時間は営業時間外となっております。
弊社営業時間は、9時30分から18時30分となっております。
なお、毎週水曜日は定休日となっております。
ご用件を録音していただければ、営業時間内に折り返しご連絡をさせていただきます。
ピーという発信音のあとに、30秒以内で、お名前、ご用件、ご連絡先をお話しください。
録音を終了するには、”#”を押してください。
設定例)留守レポ [営業時間外ルール] ※開始音声
ありがとうございます。
折り返しご連絡させていただきますので、しばらくお待ちください。
それでは、しつれいいたします。
設定例)留守レポ [営業時間外ルール] ※終了音声
通知設定 | メール、チャット |
ホワイトリスト設定 | なし |
留守レポルール [定休日ルール]
はい、お電話ありがとうございます。(屋号、会社名などを入れる)でございます。
せっかくお電話いただきましたが、水曜日は定休日となっております。
弊社営業時間は、日、月、火、木、金、土曜の、9時30分から18時30分となっております。
ご用件を録音していただければ、明日以降、営業時間内に折り返しご連絡をさせていただきます。
ピーという発信音のあとに、30秒以内で、お名前、ご用件、ご連絡先をお話しください。
録音を終了するには、”#”を押してください。
設定例)留守レポ [定休日ルール] ※開始音声
ありがとうございます。
折り返しご連絡させていただきますので、しばらくお待ちください。
それでは、しつれいいたします。
設定例)留守レポ [定休日ルール] ※終了音声
通知設定 | メール、チャット |
ホワイトリスト設定 | なし |
訪問介護で電話代行の代わりに使う
訪問介護は、現場での訪問がメインになるので、事務所に常駐する事務スタッフがいないところも多いかと思います。訪問に出ているときは、事務所に誰もいない状態になり、必然的に電話応対もできなくなります。携帯電話に転送することも考えられますが、作業中はほとんど電話に出ることができません。そこで、不在時は、電話代行に依頼するかたちになっていて、電話の件数に合わせてどんどんコストが増えていくようなことになってしまっていることも多いかと思います。03plusでは、外出先でも直接固定電話に対応できるようになり、さらに、留守レポを利用することで、低コストで、電話代行と同様の対応が可能になります。まずは、電話業務の効率化のため不要な電話は着信拒否に設定したり、非通知着信拒否を設定することをお勧めします。さらに、訪問中は、留守レポで用件の通知で受付、訪問準備中や帰社後の事務所での作業中は、ケアマネージャーや訪問先の連絡先を登録したホワイトリストを設定して、なるべく事務作業などに集中する環境を作りましょう。これにより、作業を効率化し、コストの削減にもつなげることができます。
タイムテーブル設定
音声メッセージ [営業時間外]
お電話ありがとうございます。(事業所名などを入れる)でございます。
申し訳ございませんが、ただいまの時間は営業時間外となっております。
弊社の営業時間は、祝日を除く、月曜から金曜の、8時から、17時までとなっております。
誠に恐れ入りますが、営業時間内におかけ直し頂きますよう、お願い申し上げます。
お電話ありがとうございました。
設定例)音声メッセージ [営業時間外]
留守レポルール [事務所勤務ルール]
お電話ありがとうございます。(事業所名などを入れる)でございます。
申し訳ございませんが、只今、電話に出ることができません。
ご用件を録音していただければ、折り返しご連絡をさせていただきます。
ピーという発信音のあとに、30秒以内で、お名前、ご用件、ご連絡先をお話しください。
録音を終了するには、”#”を押してください。
設定例)留守レポ [事務所勤務ルール] ※開始音声
ありがとうございます。
折り返しご連絡させていただきますので、しばらくお待ちください。
それでは、しつれいいたします。
設定例)留守レポ [事務所勤務ルール] ※終了音声
通知設定 | メール、チャット |
ホワイトリスト設定 | 取引先※ケアマネージャーや訪問先の電話番号を登録 |
留守レポルール [訪問中ルール]
お電話ありがとうございます。(事業所名などを入れる)でございます。
申し訳ございませんが、只今、電話に出ることができません。
ご用件を録音していただければ、折り返しご連絡をさせていただきます。
ピーという発信音のあとに、30秒以内で、お名前、ご用件、ご連絡先をお話しください。
録音を終了するには、”#”を押してください。
設定例)留守レポ [訪問中ルール] ※開始音声
ありがとうございます。
折り返しご連絡させていただきますので、しばらくお待ちください。
それでは、しつれいいたします。
設定例)留守レポ [訪問中ルール] ※終了音声
通知設定 | メール、チャット |
ホワイトリスト設定 | なし |
IT業で電話代行の代わりに使う
Webサービスやネットショップの運用、システムの受託開発などを行っているようなIT業では、Webマーケティングやメールで集客を行い、営業活動は個人の携帯電話やWeb会議ツールで行っており、会社の代表電話番号には、一部の取引先以外は、不動産投資や求人掲載などの売り込み電話ばかりが掛かってくるケースが多いかと思います。営業電話であっても、掛かってきた電話を放置することは難しく、電話に対応するたびに集中が途切れてしまうこともあるかと思います。また、電話対応を新入社員など一部のメンバーが行うことにすると、負担が集中し、ストレスの原因になります。これらを回避するために、電話代行に転送して電話受付を代行してもらうようにすると、取引先からの電話も電話代行が対応するかたちになってしまい、不親切な印象を与えてしまいます。また、営業電話の件数が増えれば増えるほど、その分電話代行に関連するコストも増加してしまいます。留守レポでは、低コストで、これらの問題を解消するための機能が備わっています。時間外アナウンスと組み合わせて、必要な電話にのみ対応できる体制を整え、さらに、電話を折り返す時間帯を決めておき、電話対応のストレスを軽減するようにしていきましょう。
タイムテーブル設定
音声メッセージ [営業時間外]
はい、お電話ありがとうございます。(会社名を入れる)でございます。
申し訳ございませんが、ただいまの時間は営業時間外となっております。
弊社営業時間は、祝日を除く、月曜から金曜の、9時30分から12時、13時から18時30分となっております。
誠に恐れ入りますが、営業時間内におかけ直し頂きますよう、お願い申し上げます。
お電話ありがとうございました。
設定例)音声メッセージ [営業時間外]
留守レポルール [営業時間中ルール]
お電話ありがとうございます。(会社名などを入れる)でございます。
この窓口では、原則、折り返し対応とさせていただいております。
既にお取引を行っていただいている場合は、担当者の携帯電話宛てに直接ご連絡をお願いいたします。
その他、ご用がございます場合は、伝言をお預かりさせていただき、折り返しのご連絡をお待ちいただくことになります。
ピーという発信音のあとに、30秒以内で、お名前、ご用件、ご連絡先をお話しください。
録音を終了するには、”#”を押してください。
設定例)留守レポ [営業時間中ルール] ※開始音声
ありがとうございます。
折り返しご連絡させていただきますので、しばらくお待ちください。
それでは、しつれいいたします。
設定例)留守レポ [営業時間中ルール] ※終了音声
通知設定 | メール、チャット |
ホワイトリスト設定 | あり※取引先や取引先担当者の電話番号を登録しておく |
士業で電話代行の代わりに使う
社会保険労務士や税理士、会計士、弁理士、司法書士や弁護士など、士業の方は、客先での打ち合わせはもちろん、社会保険事務所やハローワーク、税務署、法務局、裁判所などでの手続きのため、外出が多くなりがちであり、さらにオフィスにいるときも集中して事務作業に取り組む必要があります。仕事を増やすためにホームページで電話番号を公開すると、営業電話や迷惑電話などが多くかかってくることがあり、そのような電話対応に時間を取られてしまうと本業に集中することができません。最近では、新規の問い合わせは、ビジネスマッチングサイトやホームページからがほとんどで、電話で直接仕事を依頼されるケースは稀になってきているので、簡単な一次対応は、電話代行に任せているケースも多いのではないでしょうか?03plusでは外出先でもスマートフォンで固定電話の発着信ができます。さらに、留守レポでは、電話受付の一次対応の機能のほか、顧問先や大事なクライアントからの電話は着信するようにホワイトリストに入れて運用することができるのでお勧めです。時間外アナウンスと組み合わせるとさらに便利に運用できるようになります。
タイムテーブル設定
音声メッセージ [営業時間外]
はい、お電話ありがとうございます。(事務所名などを入れる)でございます。
申し訳ございませんが、ただいまの時間は営業時間外となっております。
弊社営業時間は、祝日を除く、月曜から金曜の、9時30分から12時、13時から18時30分となっております。
誠に恐れ入りますが、営業時間内におかけ直し頂きますよう、お願い申し上げます。
お電話ありがとうございました。
設定例)音声メッセージ [営業時間外]
留守レポルール [営業時間中ルール]
お電話ありがとうございます。(事務所名などを入れる)でございます。
新規のご依頼の場合は、当所ウェブサイト上の問い合わせフォームから、ご連絡をお願いいたします。
当所のウェブサイトにアクセスするには、スマートフォンやパソコンのブラウザで、(URLを入れる)を入力してください。
もしくは、(地域)、スペース、(事務所名など)、で検索を行っていただくことでもアクセスできます。
その他、ご用がございます場合は、伝言をお預かりさせていただき、折り返しのご連絡をお待ちいただくことになります。
ピーという発信音のあとに、30秒以内で、お名前、ご用件、ご連絡先をお話しください。
録音を終了するには、”#”を押してください。
設定例)留守レポ [営業時間中ルール] ※開始音声
ありがとうございます。
折り返しご連絡させていただきますので、しばらくお待ちください。
それでは、しつれいいたします。
設定例)留守レポ [営業時間中ルール] ※終了音声
通知設定 | メール、チャット |
ホワイトリスト設定 | あり※取引先や取引先担当者の電話番号を登録しておく |
お申し込みはWebから。
自動で応答、チャットに通知!「留守レポ」オプション。
はじめての方はこちら
1.03plusのお申し込み画面にアクセス。
2.電話番号別オプションで「留守レポ」にチェックをつけて申し込み。
03plusをご利用中の方
1.お客様ページにログイン。
2.電話番号・ID・オプション情報の画面で、電話番号を選択して留守レポオプション「契約する」ボタンから。