コラム 電話機にもFAX機にも使える新たなサービス

電話機にもFAX機にも使える新たなサービス

■負担も大きい固定電話の代わりに

さまざまな機器が必要になる法人の活動を考えると、いかに節約していくのかは、大きな課題になってきます。特に必要性が高く、節約をしたくても削減が難しいのは電話機とFAX機です。なくすわけにいかないのは、顧客との連絡手段として考えると、どうしても必須のものとなるからです。携帯電話が普及し浸透してきていても、固定電話とは異なる部分があります。これは、機材としての違いだけではなく、与える印象の問題も重要になってくるでしょう。

固定電話を必要としているところが多い理由はいろいろとありますが、大きな面で料金の問題があります。携帯電話の回線は、確かに便利ではありますが、料金は固定電話よりもはるかに高くなっています。維持に大きな費用が発生してくるため、無駄が多くなってきます。これを削減するためには、無料の通話アプリを使う方法がありますが、新たな問題を作り出してしまう恐れがあります。それが信頼性です。

信頼性という部分では、固定電話は大きな意味を持っています。相手企業に連絡をするという場面で、連絡方法が携帯電話しかないとなれば、この会社は大丈夫だろうかという疑念を持たれることになります。事務所がないのではないのか、それとも費用的に負担が難しいのか勘ぐられるといったこともあるでしょう。実際にそのようなことはなくても、信用という部分では、どうしても劣ってしまうことになるため、仕方なく固定電話を設置する必要が出てきます。その分初期投資をしなければならないので、大きな負担となってしまいます。

■効率の良い活用方法として

電話機をもっと効率的に使うための方法として、固定電話の番号を携帯電話で使うという方法が出てきました。選択肢が大きく広がってきているという意味もありますが、スマートフォンのアプリを使って、固定電話の代わりをさせることができるようになったのです。代表番号で発着信ができるようになり、固定電話を置かなければいけないデメリットを解消できるようになっています。FAX機としての機能も併せ持っており、アダプターを付ければ、アナログ受信が可能となり、機能させることもできるため、心配になるような問題も繰り上げできるでしょう。

03と06発信ができることは、とても大きなメリットをもたらします。固定電話での信頼性は、損なわれることがありません。もちろん、03や06の地域以外でも、電話を受けるところは大きな都市部にあるというイメージを抱かせることができます。印象的なメリットが大きなところになってくるのもポイントです。

なお、スマートフォンのアプリとして使えるため、社外にいても問題はありません。ビジネスフォンとして活用できるようになるので、機動性が高まります。自分の番号はそのまま使えるので、もっと有効性を高められるということになるでしょう。転送も内線通話もでき、手軽さという部分でも、アプリは簡単に使うことができることから、負担はかなり減らせます。

実際に電話番号の取得や開通をするのにかかる時間は、10分あればできてしまいます。番号の追加や変更も、アプリなのでとても簡単にできるのがメリットでしょう。抹消も簡単ですし、グループ化や通話ログもデジタルのため取得できます。機能面として考えると、大きな変化とメリットをもたらしてくれる利用方法です。

■クラウドFAXを使えるメリット

固定電話には、いろいろな機能があり、電話機としての利用のほか、FAX機として使っている場合もあるでしょう。デジタルでの取得が増えてきてはいるものの、紙媒体としての機能はいまだに薄れてはいません。手軽であり、簡単にできるという点では、まだまだ廃れる要素がないからです。IT企業であっても、この傾向は依然高いままですが、これもアプリで大きく変えていくことができます。

クラウドFAXは、多くの企業が使うようになってきました。データとして送られてくることを利用しているわけですが、受信もアプリで行ってしまうため、そのままスマートフォンで見ることが可能です。つまり、紙が不要となりますし、FAX機自体も不要になるということにつながります。内容はすべてPDFに変換されるようになるため、管理が非常に簡単です。それも、指定のメールアドレスに送ってくれるので、あとでまとめて管理もできるようになります。効率を考えても、かなり高いものになってくると言えるでしょう。

こうした利用方法を考えていくと、引越しをしても番号が変わらないというメリットにも気が付くはずです。場所によっては、市外局番を変更する必要があり、業務に混乱をきたす場合が出てきます。これも心配しなくて済むため、安定した業務ができるようになります。03や06番号以外にも、全国の主要な番号を利用できるので、活用しやすいサービスになっています。使い方次第で、大きな利用価値が生まれてくるでしょう。

【ご利用上の注意】

  • 本サービスをご利用いただくには、インターネット接続回線が必要となります。
  • 本サービスは、ISDNではご利用いただけません。
  • 110、118、119には発信できません。
  • 国際電話の電話番号への発信はできません。この他発信できない番号があります。※国際電話からかかってきた電話を受けることはできます。
  • 通話、FAXの品質は、インターネットの接続やトラフィック状況(混雑具合や安定性など)に左右されることがあります。
    特に一部の公衆Wi-Fiでは通話が安定しないことがあるのでご注意ください。
  • アプリについて、動作確認済み端末以外での動作は保証しておりません。
  • 専用IP電話機、宅内機器(アダプタ)をご利用いただく場合、ルーターやファイアウォール側の設定が必要になる場合があります。
  • 停電時、専用IP電話機、宅内機器(アダプタ)は利用できません。