会社の電話対応業務を最短1日でテレワーク化！クラウドPBXなら「明日からテレワークにしたい」を実現できます

03plusは固定電話番号をスマホで持ち歩けるクラウドPBXサービスです。社内はもちろん、外出先や自宅でも会社の代表番号を使って発着信できます。いつでもどこでもオフィスにいるのと同じように対応できるため、テレワーク体制の構築にも便利です。

03plusがテレワークで役立つ理由

スマホで固定電話番号が使える

一般的なビジネスフォンは、オフィス内にPBXと呼ばれる電話交換機を設置し、そこに各電話機を接続して活用するという形でした。これにより1つの固定電話番号を複数の端末で利用できるようになりますが、端末の設置場所はオフィス内に限られてしまうというデメリットがありました。これでは、テレワーク中にその電話番号を利用することができません。

一方03plusのようなクラウドPBXでは、PBXの機能がクラウド上で提供されています。これによりインターネットに接続されたスマートフォンさえあれば、社内はもちろん外出先でも、固定電話番号を使った着信や発信が可能になります。

アプリを導入できるのであれば、スマホのキャリアや機種に制限はありません。例えば、社員の個人用のスマホにアプリを導入すればいつでもどこでも固定電話番号を利用できます。

もちろん、社員が自宅でテレワークする際にも活用できます。わざわざ出社する必要はなく、自宅やカフェなど社員自身が選んだ環境で電話対応業務を行えます。

複数人で同時に着信できる

クラウドPBXの03plusなら、固定電話番号を複数人で共有できるため、着信も複数のスマホ宛に届きます。

例えば一般的な転送電話の場合、事前に設定した一つの端末にしか着信を転送できません。そのため、設定された端末を所有する社員一人に固定電話番号宛の着信が集中してしまい、負担が大きくなります。

一方で、03plusは一つの電話番号を追加されたIDすべてで管理可能です。会社の固定電話番号への着信が複数のスマホ宛に届くため、転送電話のように誰か一人に負担がかかることがありません。また、鳴り分け設定でIDごとに着信のON/OFFを変更できます。アプリで簡単に設定できるため、状況に応じて使い分けましょう。

スマホが内線になる

03plusを導入すればスマホの内線化が可能です。社内・社外にいるスタッフといつでもどこでも気軽に連絡できるため、社内コミュニケーションの活性化を図れます。

例えば、外出中のスタッフとの情報共有をしたい場合も、03plusのアプリを導入したスマホ同士であれば内線扱いで無料通話できます。また、部門別のグループ番号を必要に応じて追加できるため、離れた拠点間での通話も内線扱いとなり無料となります。もちろん、テレワークで自宅勤務をしているスタッフとの連絡も、03plusならばスマホで内線通話が可能です。

スマホを内線化できれば、スタッフの多くが営業等で外出が多い、複数拠点間での情報共有を行いたいといったケースでは大幅に通信コストを下げることができます。社内コミュニケーションも円滑になるため、業務効率化に役立つことでしょう。

FAXの送受信ができる

03plusにはクラウドFAXオプションがあり、スマホからFAXの送受信ができます。

契約している固定電話番号にて受信したFAXデータはサーバーに保管されます。その保管データはスマホのアプリから確認可能です。FAXデータをアプリ上で確認できるため、ペーパーレス化の実現につながります。

スマホからのFAX送信も可能です。スマホのカメラにて書類を撮影し、その画像ファイルをアプリが自動的にFAX用に最適化して相手方に送信します。また、PDFやJPGなどのデータファイルを相手方にFAXとして送信することもできます。FAXデータを紙に出力する必要がある場合は、プリンター等でアウトプットが可能です。

外出先はもちろん自宅でのテレワーク中でも、03plusがあればスマホからFAXの送受信を行えます。

クラウドPBXで現在の電話番号のままテレワーク体制を作る方法

クラウドPBXの03plusを活用して、現在お使いの電話番号そのままでテレワーク体制を構築する方法を2つ紹介します。転送サービスを導入しているものの一人に負担がかかり困っている、今の固定電話番号は変更しないで効率化したい、といった場合に有効です。

【方法１】転送サービスで今の電話番号から転送

03plusと転送サービスを組み合わせれば、今の固定電話番号をそのまま利用して、場所を問わず複数人で着信を受けられます。顧客からの電話はこれまでの固定電話番号で受け、そこから転送サービスを利用して03plusで取得した代表番号に転送するという方法です。

通常、転送サービスで設定できる転送先は1番号のみのため、複数スタッフがテレワークを行う場合でも、転送先の電話番号を使用する担当者ひとりに電話受付の負担が偏ってしまっていました。一方、03plusを導入し複数ID契約しておけば、契約IDすべてで着信を受けられるため、テレワーク中の複数スタッフが自宅にいながら対応できるようになります。

【方法２】今の電話番号を03plusに番号移転

現在の電話番号から、固定電話番号をスマホで複数人で利用できる03plusに番号ポータビリティする方法もあります。

番号ポータビリティとは、電話会社の変更後も既存の電話番号をそのまま使えるようにする仕組みのことです。携帯電話ではよく聞かれるものですが、固定電話でも利用が可能です。

ただし番号ポータビリティを行うにはいくつか条件があります。

一つは現在お使いの固定電話番号がNTT東日本・西日本の「一般加入電話」または「ISDN電話」で取得した電話番号であること。

もう一つは、現在お使いの固定電話番号の市外局番エリアが03plusの市外局番提供可能エリアであることです。

03plusは03や06を始め、全国主要46局の市外局番に対応しています。03plusで番号ポータビリティする場合は、事前にどこで番号を取得したのか、サービス提供エリア内かを確認しましょう。

03plusで利用できる市外局番や対応エリアについてはこちらでご確認ください