個人事業主の方にとって電話対応業務は面倒なものです。電話が多すぎて「仕事に集中できない」「プライベートを確保できない」など悩んでいる方も多いのではないでしょうか。電話代行はそういったお悩みを持つ方におすすめのサービスとして注目されています。
今回は、個人事業主の方が電話代行を利用するメリットと注意点、さらに電話代行以外の手段について解説します。
目次
個人事業主が電話代行を利用するメリット
電話代行サービスは、個人事業主にとって強い味方になってくれます。個人事業主が電話代行を利用した場合、具体的にどのようなメリットがあるのか以下で解説します。
電話の取りこぼしを防げる
個人事業主が電話代行を利用すれば、電話の取りこぼしを防げます。
固定電話を業務用に利用しているケースでは、外出・休憩など席を外しているタイミングは電話に出られません。重要な内容の電話はもちろん、ちょっとした問い合わせであってもその後の大きな利益につながることがあります。そのため、電話を取りこぼすことは個人事業主にとってデメリットです。
しかし、電話代行を利用していれば、席を外しているタイミングでもオペレーターが電話対応してくれます。専門の教育を受けたオペレーターが適切に対応して取り次ぎしてくれるので、顧客からの電話の取りこぼしがなくなり、機会損失を防げるようになるでしょう。
電話のストレスが減る
電話代行を利用すれば、電話対応のストレスを軽減できます。
個人事業主の場合、本人1人または数名のスタッフで業務を行うことが多いでしょう。電話が多くかかってくるような業種だと、1人で1日に何度も電話対応しなければならないため休まるタイミングがありません。業務に集中できないだけでなく、お昼休みや休憩もろくに取れずにストレスを感じてしまうことでしょう。また、メールやチャットは得意でも「話すのは苦手……」という人にとっては、電話対応ほどストレスの溜まる業務はないでしょう。
このような電話対応におけるストレスは、電話代行を利用すれば感じることがありません。基本的な電話対応をオペレーターに任せれば、個人事業主本人は必要な電話にだけ折り返せば良くなります。
仕事に集中できる
電話代行を利用すれば、仕事に集中して効率よく進められます。
量が多い、集中が必要といった仕事をしている最中に電話がかかってくることほど、面倒なことはありません。電話対応のたびに手を止めなければなりませんし、中断されたことで考えがまとまりにくくなって、業務効率が大幅に低下してしまうためです。
そんなときでも、電話代行を利用すれば業務に集中できるようになります。コア業務を行っている最中は電話代行に任せると決めてしまえば、集中して仕事にとりかかれます。十分なリソースを割いて仕事を進められるため、業務効率を高められますし、仕事の質も高くなりやすいでしょう。その結果、顧客から喜びの声を貰えるなど嬉しい体験もできるかもしれません。
電話対応のための従業員を雇う必要がない
電話代行を利用すれば、電話番の従業員を雇う必要がなくなります。
個人事業主といっても事業規模によっては数名の従業員を雇うことはあるでしょう。それは、業務をこなす上で必要なことなので仕方ありません。しかし中には、電話対応のために従業員を雇っているというケースもあります。電話対応は大切な仕事ですが、かといってそれ専門の従業員を雇うというのは人件費の無駄ともいえます。なるべくコストを削減したい個人事業主にとっては、痛い出費といえるのではないでしょうか。
電話代行を利用すれば、電話対応のための従業員は必要ありません。業者にもよりますが、電話代行サービスを利用した方が、電話対応の従業員を雇うよりも安く済むことがほとんどです。予算に限りがある個人事業主にとって、これはメリットといえます。
プライベートの時間が守られる
プライベートの時間を確保できることも、個人事業主が電話代行を利用するメリットです。
個人事業主は一般企業と違い、平日・休日関係なく働いている方が少なくありません。休みを自由に取れるということでもありますが、その反面、プライベートの時間に顧客から電話がかかってくることもあります。「チャンスにつながるかも……」ということで仕方なく電話に出る方も多いのではないでしょうか。これでは、仕事とプライベートを分けることができません。
しかし、電話代行を利用すれば、プライベートの時間をしっかり確保できます。平日は電話対応をして、休日の電話対応は全てオペレーターに任せると決めてしまえば、オン・オフをしっかり切り替えられます。心身ともにリラックスできる時間があれば、新たな仕事にも意欲的になれることでしょう。
個人事業主が電話代行を利用する際の注意点
電話代行サービスの利用は個人事業主にとってメリットがあります。しかし、注意点もいくつかありますので、導入前に確認しておきましょう。
対応できる範囲が限定的
電話代行サービスは万能ではなく、内容によっては対応できないこともあります。
オペレーターは電話対応の教育を受けていますので、基本的な受け答えであればスムーズに行ってくれます。しかし、依頼主の事業に関して専門的な知識を持っているとは限りません。そのため、細やかな対応を依頼するのは難しいでしょう。
例えば、商品を紹介する、謝罪を行うなどの場合は専門知識が必要となります。各業種に特化していたり、業種にあわせて基本的な知識を事前に取得したりする電話代行サービスも存在します。しかし、そうした業者は料金も高い傾向にあるため、余裕のある個人事業主でない限り継続利用は難しいでしょう。
電話代行サービスは、一般的な電話一次対応のみをしてくれるサービスと割り切っておいた方が無難です。
コール数が多いと予算をオーバーすることがある
月間コール数が予想より多くなると、予算オーバーすることがあるため注意が必要です。
電話代行サービスでは、月額基本料金とコール数（電話対応回数）分の料金がかかります。例えば、口コミで問い合わせ件数がいつもの月より飛び抜けて多くなり、契約したコール数を超過すると、コールオーバー料金がかかります。もちろん、問い合わせが多いということはその分だけ利益も上乗せになる可能性があります。しかし、超過料金がかかることを忘れていると、後で困ってしまうので気をつけましょう。
事前にコール数が増えそうなときは契約を上のプランにしておく、コールオーバー料金を確認しておくなどしておくのがおすすめです。
態度の悪い電話対応の場合がある
オペレーターの態度が悪く、電話対応の質が低くなることもありえます。
電話代行サービスのオペレーターは電話対応に関する基本的な教育を受けています。依頼者である個人事業主のイメージを損ねないように、丁寧な言葉づかいや対応をするように指導されています。そのため、一般スタッフが電話対応するよりは良い対応ができることがほとんどです。
しかし、格安の電話代行サービスの場合、教育費を下げて料金設定をリーズナブルにしているケースがあります。そうした業者だと電話対応の質が低く、顧客に不快感を与えてしまうこともありえます。また、オペレーターも人間なのです。顧客から強く言われて、良くない態度を取ってしまうこともあるでしょう。丁寧に対応していても顧客との相性が悪くて「態度が悪い！」とクレームを受けることもなくはありません。
このように、オペレーターはプロとはいえ、電話対応の質が低くなってしまうケースもありえることを覚えておきましょう。
電話内容の報告に抜け漏れや誤りが生じる可能性がある
電話内容の報告時に、抜け漏れやミスが生じる可能性もあります。
電話代行では、顧客からの電話があった際に、その内容をチャットツールなどで依頼主に報告します。報告される内容は、相手の名前や電話番号・問い合わせ内容・日時などです。報告は人の手によって行われますので、聞き間違いや聞き忘れ、タイプミスなどが発生する可能性があります。ちょっとした問い合わせであればそれほど問題になりませんが、重要な取引の電話だと少しのミスでも大きな損失につながる恐れがあります。
オペレーターからの報告が絶対に正しいと信じ込みすぎず、疑問があれば必ず確認しましょう。
個人事業主におすすめの電話代行サービス
個人事業主でも使いやすい独自の強みを持つ電話代行サービスを3つ紹介します。
Fondesk
Fondeskは株式会社うるるが運営している電話代行サービスです。ネット経由であれば即日利用できるため、すぐに導入できるのが特徴です。ブロックリスト登録は10,000件まででき、迷惑電話もブロックできます。LINEやChatwork、Slackなどビジネスでよく使われるチャットツールに対応していますので、運用もしやすいです。
・初期費用：0円
・月額料金：10,000円
・月間コール数：50件
・超過料金：200円/件
スマイルフォンネット
スマイルフォンネットは、電話対応やビジネスマナーの研修会社であるH&innovation株式会社が運営する電話代行サービスです。スタッフ数名で専任チームを組んで対応するのが特徴です。電話の声が異なると取引先に余計な誤解を与えてしまうため、専任チームを組んでいます。間違い電話やセールスなどはコール数にカウントしないため、無駄なコールオーバーがありません。
・初期費用：0円
・月額料金：3,980円
・月間コール数：10件
・超過料金：300円/件
※スタートアップコースの場合
あんしん電話当番サービス
あんしん電話当番サービスは警備会社セコムのグループ会社、株式会社TMJが運営している電話代行サービスです。月数件からOKで、24時間365日希望する時間帯で電話代行を依頼できます。例えば、夜間・休日・不在時など、電話対応できない時間帯も依頼可能です。対応範囲は用件のヒアリングはもちろん、よくある質問を5つまで設定できます。
・初期費用：30,000円
・月額料金：30,000円
・月間コール数：80件
・超過料金：要問合せ
※平日日中パックの場合
電話代行以外の手段もあります！
電話代行以外にも、個人事業主の電話業務の悩みを解決する手段があります。それはスマホで利用できるIP電話です。IP電話があれば、外出中でもスマホで電話対応できますし、機能を利用することで一次対応を自動で済ませられます。以下で、IP電話とはどういうものなのか、IP電話のメリットを解説します。
スマホで利用できるIP電話とは
IP電話とは、インターネット回線を利用して通話を行う電話のことです。アプリを導入することで、スマホ・PC・タブレットなどさまざまな端末で利用できます。固定電話のように導入コストがかからず工事も不要であるため、最短即日、遅くとも1週間程度で利用可能です。
IP電話のメリット
IP電話には固定電話にないさまざまなメリットがあります。
最も大きなメリットは、外出先でも会社電話番号を使って発着信できることです。インターネット回線があればいつでもどこでも通話を行えるため、顧客からの電話を取りこぼすことがありません。また、スマホを内線化できるため、少人数のスタッフ同士で電話による打ち合わせも無料で行えます。
他にも、通話録音や自動音声応答、インターネットを活用したWEB電話帳やインターネットFAXなど、ビジネスに役立つ便利機能を利用できるのもIP電話のメリットです。
個人事業主におすすめの「03plus」をご紹介
電話代行の利用を検討している個人事業主の方におすすめなのが、「03plus」です。
03plusは「東京03」など全国主要46局の市外局番つき電話番号を取得できるIP電話です。既存の電話番号を引き継ぐことができ、番号ポータビリティにも対応しています。
WEB電話帳やクラウドFAXといった便利機能を使えるだけでなく、電話代行サービスと同等の一次対応を行える「留守レポ」という機能も利用できます。留守レポは、かかってきた電話に自動音声で対応し、顧客に用件の録音を促します。そして、その内容をテキストデータ化してチャットツールにて報告するという機能です。その報告を読んで、必要に応じて折り返し電話などの対応を行います。一次対応を任せられるため、業務に集中できるのがメリットです。
また、留守レポはオペレーターが対応する電話代行サービスと異なり、自動音声で対応します。そのため、対応品質が一定に保たれるとともに、情報が漏洩するリスクが軽減されます。顧客の問い合わせ内容は、テキストまたは音声にて確認できますので、聞き逃し・聞き漏らしもありません。
留守レポは費用面でもメリットがあります。月100コールまで月額4,280円で利用でき、追加料金なしで24時間365日対応が可能です。これは、一般的な電話代行サービスの半額以下となります。
電話代行サービスの導入を検討しているものの、どこにするか迷っているようでしたら、ぜひ多くのメリットがある「03plus」の「留守レポ」をご検討ください。
電話代行に代わる「03plusの留守レポ」について詳しくはこちら
まとめ
今回は電話代行サービスを個人事業主が利用するメリットや注意点について解説しました。
個人事業主は本人1人または少数のスタッフで業務を行うため、電話対応数が多いと仕事に集中できなくなります。電話代行の利用は、業務に集中したい、プライベートの時間を確保したいといった方におすすめです。
しかし、電話代行サービスは予想より費用がかかってしまったり、対応品質が低くなる恐れがあったり、抜け漏れが生じたりする恐れもあります。そのため利用の際には注意が必要です。もし、費用面や対応品質、確実な情報伝達を行える電話一次対応サービスをお探しでしたら、03plusの留守レポをぜひご利用ください。電話の一次対応以外にもIPメリット電話ならではのさまざまなメリットがありますので、個人事業主の方には特におすすめです。