自社の電話対応をスムーズにしたいという理由で、電話代行や秘書代行といったサービスの利用を検討している企業は多いことでしょう。しかし、新たなサービス導入となると、コストの捻出が必要となります。できればリーズナブルで品質が安定しているところを利用したい、とお思いなのではないでしょうか。
今回は、格安で利用できるおすすめの電話代行・秘書代行サービスを紹介します。さらに、電話代行よりお得に使いやすい留守レポについて解説します。
目次
電話代行サービス・秘書代行サービスとは
電話代行や秘書代行とはどのようなサービスなのでしょうか。サービスの概要や両者の違いについて解説します。
電話代行と秘書代行の違い
電話代行サービスは企業にかかってきた電話に対して、専任のオペレーターが対応するサービスです。顧客から用件を聞き取り、それを担当者に報告してくれます。電話の一次対応をしてくれるため、外出の多い企業や着電数の多い企業などで便利なサービスです。
電話代行サービスは、秘書代行サービスといった呼ばれ方をすることもあります。呼び方は違いがあるものの、サービス内容にはあまり違いがない場合が多いです。実際に、それぞれの明確な定義はなく、一般的な電話代行サービスでも、秘書代行としてサービスを提供しているケースもあります。
ただし、電話代行・秘書代行は業者によってサービス内容が異なる場合もあります。多くは電話の一次対応のみのシンプルなものですが、一部サービスではスケジュール管理や業務の支援など、実際の秘書のような役割を担ってくれるサービスも存在しています。
つまり、電話代行と秘書代行には違いはないものの、業者によって提供サービスには違いがある、ということです。
電話代行サービス・秘書代行サービスを利用するメリット
電話代行サービスの利用にはさまざまなメリットがあります。最も実感しやすいメリットの一つが、電話対応に関する社内教育の負担やコストを削減できるという点です。
電話は会社の窓口であり、その対応が悪いと顧客に悪いイメージを持たれます。そのため、企業は電話対応をする社員に一定の教育を行わなければなりません。もちろん教育にはコストや時間的負担がかかりますし、教育している間は、その社員たちは通常業務を行えません。そのため、業務効率的にもマイナスが出てしまうことでしょう。しかし電話代行を利用すれば、社員教育の負担・コストを削減できますし、電話対応に割いていた人的リソースを他の業務に回すこともできます。
また、機会損失を防げるというメリットもあります。自社で電話対応をする場合、担当者が離席していて大切な電話を逃してしまう、ということもあります。もし重要な内容だった場合、オファーや契約が流れるなど、ビジネスチャンスを逃すことにつながります。しかし電話代行を利用していれば、そのような事態を防げるでしょう。
このように、電話代行の利用にはさまざまなメリットがあります。
格安で利用できる電話代行サービス・秘書代行サービスを一挙紹介
電話代行サービスを利用するなら、できるだけリーズナブルなところを選びたいものです。ここでは、格安かつ品質や信頼性の高い電話代行サービスをご紹介します。
電話代行サービス株式会社
電話代行サービス株式会社は、利用企業のニーズに合わせたオーダーメイドサービスが特徴の電話代行です。利用企業の業種、経営方針などに応じて、自社に合った形でサービスを利用できます。
対応オペレーターは電話対応に関するさまざまな教育を受けていて、電話応対技能検定の上級を取得しているオペレーターもいます。オーダーメイドでサービスを提供できる背景には、オペレーターの質の高さがあります。
契約実績も8,000社以上と業界トップクラスで、高い契約継続率であることから、信頼性の高い電話代行サービスです。月額7,000円から利用できるので価格帯も利用しやすさがあります。
【料金・対応時間など】
月額料金：7,000円～
月間コール数：15コール～
超過コール：1コール/280円
対応時間：9時～18時(24時間365日対応プランあり)
連絡方法：各種チャットツール、メール、FAXなど
fondesk
fondeskは株式会社うるるの電話代行サービスです。シンプルで使いやすいサービスで、会社宛の電話に対してオペレーターが一次対応を行い、社員に内容を報告してくれます。報告先となるチャットツールはさまざまなサービスを選べるため、現在社内で利用しているものをそのまま活用しやすいのも特徴です。
また、ネット申し込みで即日利用可能で、シンプルなマイページから、電話の履歴をすぐに確認できます。50コールまで月額10,000円、以降は従量料金制です。オプションがないため利用料金も分かりやすいでしょう。
【料金・対応時間など】
月額料金：1万円
月間コール数：50件
超過コール：1コール/200円
対応時間：9時～19時
連絡方法：メールや各種チャットツール
株式会社インターコード
株式会社インターコードは、低価格・高品質を特徴としている電話代行サービスです。月額利用料金は2,900円からと業界でも最安値であり、「電話代行を試しに使ってみたい」という企業にとっては便利でしょう。
また、オペレーターは新人からベテランまで定期的に研修を受けていて、電話対応品質を高めています。電話受付業務だけでなく、通信販売のカスタマーセンターやセミナーなどの予約受付代行も行っています。業種によってカスタマイズする際には費用が高くなるものの、元々が安いこともあり、使い勝手は良いでしょう。
【料金・対応時間など】
月額料金：2,900円～
月間コール数：20コール～
超過コール：1コール/210円
対応時間：10時～19時
連絡方法：パソコンまたやスマホへの一斉メール送信
株式会社ベルコム
株式会社ベルコムは業界最安値級である、月額980円という格安料金から、電話代行サービスを利用できます。申し込みは電話だけでなくメールからも可能で、最短申し込み当日から利用できるのも特徴です。
また、1日単位で利用期間を設定できます。そのため、社員研修で社員数が少ないタイミング、キャンペーンなどで着信数が増えることが予想されるタイミングに、スポット利用できるのが魅力です。安いだけでなく、オペレーターの対応品質も高いため、安心して利用できることでしょう。
【料金・対応時間など】
月額料金：980円〜
月間コール数：5コール～
超過コール：1コール/241円
対応時間：9時～17時（カスタマイズ可能）
連絡方法：メール、FAX、電話など
株式会社ベルシステム24
株式会社ベルシステム24は「電話代行サービスe秘書」という電話代行サービスを提供しています。株式会社ベルシステム24は、電話代行やコールセンターサービスを35年以上行ってきた実績があり、累計契約数も24,000社以上あるため信頼できる会社です。オペレーターは電話対応に必要なさまざまな研修・教育プログラムを受けていますので、丁寧な対応力に定評があります。
自社の業務内容に応じて一次対応だけでなく、問い合わせ対応やQ&Aによる顧客対応、24時間体制での緊急連絡受付といった、さまざまなサービスが用意されています。中小企業から大企業まで利用しやすい電話代行といえるでしょう。料金はスタンダードコースで月額10,000円から、24時間受付の場合は月額50,000円からとなっています。
【料金・対応時間など】
月額料金：10,000円～
月間コール数：80コール～
超過コール：1コール/150円
対応時間：9時～18時（24時間受付を始め柔軟にカスタマイズ可能）
連絡方法：メール、FAX、電話、エクセル報告（終了時）
株式会社ビジネスアシスト
株式会社ビジネスアシストは、クオリティの高いオペレーターによる電話対応が魅力の電話代行サービスです。全てのオペレーターが秘書検定に合格しており、360時間の電話対応研修を行っていますので、きめ細やかな対応を期待できます。
また、契約時には綿密なヒアリングを行い、業務内容に合わせてさまざまな提案をしてくれます。クライアントの業務・業態を考慮した専任チームを組み、専門用語や状況に対応してくれるのも魅力です。
専門業プランや士業プランなどもあるため、自社に合った質の高い電話代行サービスを求めている企業に向いています。月額料金はライトなら月額20,000円、ハイグレードなら月額60,000円です。
【料金・対応時間など】
月額料金：20,000円～
月間コール数：80コール～
超過コール：1コール/200円
対応時間：9時～18時（延長も依頼可能）
連絡方法：メール、チャットツール
電話代行ドットコム
電話代行ドットコムは幅広い業種の電話代行に対応しているサービスです。一般的な電話の一次対応はもちろん、不動産専門・ネットショップ専門・士業専門のサービスも提供しています。例えば、不動産の電話代行の場合は、空き室や内見案内、入居者の緊急電話対応といった、業界ならではの対応をしてくれるのが魅力です。
また、24時間365日対応サービスも提供しているため、営業時間外に電話がかかってくることが多いケースにも対応できます。料金は月額8,800円からです。
【料金・対応時間など】
月額料金：8,800円～
月間コール数：30コール～
超過コール：1コール/280円
対応時間：9時～18時など複数あり（24時間対応も可能）
連絡方法：メール、FAX
株式会社テレコメディア
株式会社テレコメディアは国内最大級の電話代行サービスで、創業38年と歴史もあります。オペレーターのスキルに合わせて、6段階の社内研修制度を設け、質の向上を図っています。電話対応を行うのは、3段階以上のスキルを持つ質の高いオペレーターのみなので安心です。
電話の一次対応はもちろん、通信販売受付や問い合わせ窓口などに対応。業種ごとに専任チームを組んで対応します。また、18ヶ国語対応の多言語コールセンターサービスも提供しています。海外からの着信はもちろん、日本在住の外国人の問い合わせにも柔軟に対応できるのが魅力です。料金についてはお問い合わせください。
【料金・対応時間など】
月額料金：要問い合わせ
月間コール数：要問い合わせ
超過コール：要問い合わせ
対応時間：要問い合わせ
連絡方法：要問い合わせ
MKサービス
MKサービスは格安さが売りの電話代行サービスで、スモールプランなら、20コールまで月額2,960円です。セールス電話や間違い電話などは、受電回数に含まれないため、無駄なくお得に利用できます。もちろんリーズナブルであるからといって、低品質というわけではありません。社内教育制度を設け、離職率も低いことから経験豊富なオペレーターが対応してくれるので安心感があります。また、基本料金だけで03または050の電話番号を取得できるのも大きな魅力です。これから起業・開店したいというケースであれば、嬉しいサービスといえるでしょう。
【料金・対応時間など】
月額料金：2,960円～
月間コール数：20コール～
超過コール：1コール/148円
対応時間：9時～18時（時間外アナウンス対応あり）
連絡方法：メール、チャットワーク
格安の電話代行サービス・秘書代行サービスはなぜ安い？
電話代行サービスの中には料金プランが格安のものもありますが、「なぜ安いの？」と疑問を持たれる方も多いのではないでしょうか。
電話代行サービスの料金は一般的に、事前学習に時間を割く・専門性が高い・対応時間が長い・対応品質が高い・オペレーター数が多い、というケースで高額になります。つまり、料金を安くするためには、これらの条件を低くすることが必要です。そのため、格安の電話代行サービスでは、以下のような特徴があります。
・業務内容の事前学習が少ない、または省略される
・オペレーターの専門性が高くない
・対応時間が限られている（24時間受付がない）
・オペレーターの数が限られている
格安電話代行サービスによってさまざまですが、こうしたコストがかかりやすい部分を抑えることで、料金を安くしてサービスを提供しています。
格安であることは利用する上でメリットとなりますが、格安電話代行サービスを利用するのであれば、オペレーターの専門性や品質や柔軟な応答などは期待しすぎない方が良いでしょう。
電話代行サービス・秘書代行サービスの料金相場は？
では、電話代行サービス・秘書代行サービスの一般的な料金相場はいくらくらいなのでしょうか。代行サービスの基本料金は、サービス内容や対応する電話件数によって大きく変動します。一般的な電話代行サービス・秘書代行サービスの料金相場を見ていきましょう。
最も安価なプランでは、月額0円から数千円程度で利用できるサービスもあります。こうしたサービスは、対応できるコール数が少なく、基本的な対応しか行われません。そのため、簡単な取り次ぎや件数が少ない場合に向いているといえるでしょう。
標準的なプランでは、月額数千円から数万円程度が相場です。平日日中の一般的な電話対応や報告機能が含まれていることが多いです。そのため、多くの業種で取り入れられている相場帯といえます。
また、より多くの件数や夜間・土日祝日対応、専任オペレーターによるきめ細かな対応などを希望する場合は、数万円から十数万円程度の高額なプランが用意されていることもあります。
基本料金の他に、対応件数が規定を超えた場合は1件ごとに追加料金が発生するケースや、必要なオプション機能を追加することで月額料金が高くなることもあります。
このように、電話代行サービス・秘書代行サービスの料金は、選ぶサービスの内容や利用目的、必要な機能によって幅があるため、複数のプランやオプションを比較して自社に合ったサービスを選ぶことが大切です。
格安の電話代行サービス・秘書代行サービスを選ぶポイント
前述の通り、格安の電話代行サービスが料金を安くできるのには理由があります。しかし、安いからといってサービスとしての信頼性が低いわけではなく、想定以上の費用対効果を得られるサービスも存在しています。
ここでは、より導入価値の高い格安の電話代行サービス・秘書代行サービスを選ぶポイントを解説します。
自社に必要なサービス・機能が含まれるか
電話代行サービスを利用する上で、自社がどのような目的を実現したいのかを洗い出しましょう。提供されるサービス内容は、電話代行サービスごとに異なります。オプションもさまざまありますので、じっくりと吟味することが大切です。
例えば、以下のようなことを洗い出しておきましょう。
・会社にかかってくる電話は1日または1か月にどれくらいか
・どの時間帯にサービスを利用できると便利なのか
・電話の内容はどのようなものが多いのか
・電話代行サービスからの報告はどのような方法でしてもらうか
・電話代行サービスを利用して実現したいこと
これらを明確にしておくと、電話代行サービス選びがスムーズに進みます。必要な機能もイメージしやすくなりますので、ぜひ初めに行ってください。
基本料金、超過料金を確認する
電話代行サービスや秘書代行サービスを利用する際は、月額の基本料金でどのくらいのコール数や対応内容まで含まれているかを必ず確認しましょう。
多くのサービスでは、月ごとの対応件数やサービス範囲に上限が設定されており、その範囲を超えた分については「超過料金」が発生します。例えば、月額5,000円の基本料金プランで30件まで対応、31件目以降は1件ごとに200円追加、というような仕組みです。
また、オプションサービス（例：報告方法の追加、対応時間の延長、専任オペレーターの指名など）を利用する場合も、別途料金が加算されることが一般的です。
まずは契約前に、基本料金でどこまで対応してもらえるかを確認しましょう。その上で、超過した場合の1件ごとの料金、オプション追加時の費用なども必ず確認し、自社の利用状況に合ったプランを選ぶことが大切です。
対応可能な曜日と時間帯
電話代行サービスや秘書代行サービスを選ぶ際は、対応してもらえる曜日と時間帯も必ず確認しましょう。
多くのサービスでは、平日の日中のみ対応としているプランを提供していることがほとんどです。しかし中には、土日祝日や早朝・夜間にも対応しているプランもあります。
例えば、一般的なビジネス利用であれば平日9時～18時のみの対応で十分といえるでしょう。しかし、24時間対応が必要な業種では、土日祝や深夜帯までカバーできるサービスが求められることもあります。医療機関はもちろん、飲食店での夜間予約受付などに対応したい場合など、業種に合わせてプランを選ぶことが大切です。
また、平日と休日・夜間を組み合わせることもできます。ただしその場合は追加料金が発生しますし、曜日・時間帯によって対応内容が制限されることもあります。そのため、事前に自社の業務形態や顧客対応の必要性に合った曜日・時間帯のプランを選ぶとともに、料金・対応内容についても確認しておくことが大切です。
対応品質に問題はないか
電話代行サービスで最も重要なポイント、それはオペレーターの対応品質です。オペレーターは自社の社員として電話対応を行います。顧客は電話対応者をその企業の窓口として捉えることが多く、対応品質次第で信頼度が大きく変わることでしょう。自社の信頼度を高め、顧客に満足してもらうためにも、できるだけ質の高いオペレーターのいる電話代行サービスを選ぶことが大切です。
実際に電話代行サービスを選ぶ際には、まず実績データを見てみましょう。その実績を踏まえた上で、利用者の口コミを確認してみてください。それぞれ評価が高いようであれば、対応品質が高く、信頼できる電話代行であるといえます。
オプションをつける必要があるか
自社の業務内容・必要性と照らし合わせ、オプションをつける必要があるかどうかも検討しましょう。
電話代行サービスにはさまざまな機能やオプションが用意されており、企業の要望に応じて柔軟にカスタマイズできる場合も多くあります。しかし、必要なオプションを追加していくうちに、想定よりも高額な料金になることも少なくありません。
特に注意したいのは、格安プランを選んだ場合です。一見すると月額料金が安く見えても、対応できないサービス内容が多くあり、結果的に追加オプションを積み重ねてしまうことがあります。そうして自社に合うようにカスタマイズしていくと、最終的に一般的なサービス以上の料金になるケースもあります。
また、成果報酬型の料金システムが採用されているプランも注意が必要です。そうしたシステムは、月額料金が格安であることが少なくありませんが、対応件数を超えた分のコールオーバー料金が割高になる場合があります。
本当に必要なオプションがある場合は、格安サービスだけを比較するのではなく、そのオプションに対応している複数のサービスも含めて検討することが重要です。
最終的な総額や料金体系、成果報酬プランかどうかも含め、目先の安さだけでなく、自社のニーズや求める品質に見合ったサービスかどうかを必ず確認しましょう。
導入後のサポートは十分か
電話代行サービスを選ぶ際には、アフターフォローの充実度も重要なポイントとなります。
電話代行サービスでは、利用にあたって電話対応の仕方などを事前に打ち合わせします。業者側はそれを踏まえて電話代行をします。しかし、業務上何らかの理由により変更が生じることは珍しくありません。こういったケースにおいて、柔軟かつ適切な対応ができるかどうかは、電話代行サービス側のサポート力が重要です。
とはいえ、格安で利用できる分、こういったサポートをあまり行わないサービスもあります。格安なので仕方ない部分は割り切って可能な範囲内でうまく使うか、格安にはならなくとも細かなサポートが可能なサービスを利用するか、導入時に十分に検討して利用を開始することが重要です。
格安の電話代行サービス・秘書代行サービスを使う際の注意点
格安の電話代行サービスや秘書代行サービスは、受電件数が少なく、必要最小限の対応で十分な場合には、コストを抑えられる選択肢です。プランの範囲内だけで利用するなら、お得に活用できるケースもあります。
しかし、対応件数が増えたり、夜間・土日祝日の対応や細かな報告が必要であったり、特別なオプション機能が欲しくなったりした場合には、追加料金が発生します。例えば、月内の受電件数を超えた分に1件ごとに追加料金がかかります。夜間や休日の対応、専任オペレーターによる細かな対応を希望すれば、オプション料金が加算されます。その結果、標準的なサービスや高品質なプランよりも費用が高くなることも少なくありません。
また、格安サービスの中には、オペレーターの対応品質やサポート体制が十分でない場合もあります。例えば、電話応対のマニュアルが簡素だと、クレームやイレギュラーな対応に柔軟に応じられない、顧客情報の管理やトラブル時のサポート対応が遅いといった問題が生じることがあります。クレーム対応や顧客情報の管理、細やかな要望への対応など、品質面を重視したい場合には、格安プランでは十分に対応できないこともあるため注意が必要です。
このようなことから、格安サービスを検討する際は、基本料金や追加料金だけでなく、想定される受電件数や必要な機能、オプション内容、品質面も含めて総合的に比較し、自社の利用目的や重視するポイントに合ったサービスを選ぶことが大切です。
電話代行・秘書代行より便利で格安！03plusの「留守レポ」
電話代行は便利なサービスですが、オペレーターの品質の高さを考えると、ある程度の費用がかかるものです。「なるべく安くて、品質の安定しているサービスはないだろうか」とお悩みの方におすすめなのが、03plusの留守レポです。
03plusとは
03plusは「東京03」「大阪06」など、主要46局の市外局番つき電話番号を取得して、会社代表番号として利用できるクラウドPBXサービスです。取得した電話番号はアプリをインストールしたスマホで利用できます。そのため、外出中でも会社代表番号を使ってスマホから発着信を行えます。いつでもどこでも顧客からの着信を逃すことなく、対応できるのが魅力です。
また、クラウドサービスであるため、さまざまなツールを利用できます。社内で一括管理・共有できるWEB電話帳、聞き逃しなどのミスを減らす通話録音、会社受付用に利用できる受付アプリ、大阪市でも導入されているクラウドFAXなどを活用すれば、業務効率化・コスト削減を図れることでしょう。
留守レポとは
03plusの留守レポは、顧客からの電話に自動音声で対応し、用件を録音するように促すサービスです。録音メッセージはテキストに変換されて、社内で利用しているチャットツールへ通知されます。
03plusは外出先でも会社代表番号を使って着信を受けられますが、場合によっては電話に出られないこともあります。そのような場合でも、留守レポがあれば自動音声により取り次ぎでき、用件を確認してすぐに折り返し電話ができます。
一般的な電話代行サービスと比べて半額以下の料金で利用できるため、リーズナブルに運用できるのが特徴です。
電話代行に代わる「03plus留守レポ」について詳しくはこちら
電話代行よりおすすめのポイントとは？
03plusの留守レポはリーズナブルさだけでなく、他にも電話代行よりおすすめできるポイントがいくつかあります。
電話代行の場合、オペレーターごとに対応のばらつきが出てしまいます。全てのオペレーターの対応品質が一定水準以上を保っているサービスももちろんあります。しかし、そういったサービスは費用も高額になるため、コストをかけたくない企業だと導入は難しいことでしょう。留守レポであれば、電話対応するのは自動音声なので、品質は一定です。品質のばらつきによる不安要素は一切ありません。
聞き間違いがないのも留守レポの魅力です。電話代行サービスでは、オペレーターが対応しますが、人が行う以上、聞き間違いなどのミスが発生する可能性は否定できません。万が一そのような事態が発生すれば、信頼低下につながることでしょう。留守レポならば、顧客が録音してメッセージを残してくれますので、聞き間違いによるミスは起こりません。
また、電話代行サービスの懸念点として、第三者への情報漏えいがあります。オペレーターは自社の社員ではなく、外部の人間であるため、機密情報や個人情報などを流出させる恐れがあります。もちろん、電話代行サービスではそのようなことが起きないように教育を徹底していますが、利用する側としては心配してしまうものです。しかし、留守レポであれば、人ではなく自動音声が対応しますので、情報漏えいリスクをかなり低く抑えられます。
留守レポの価格は？
1番号1端末のみで留守レポを利用する場合、初期費用5,000円で月額利用料が4,280円となります。内訳は、月額基本料金1,280円＋留守レポオプション3,000円（月100件まで）です。
つまり、一般的な電話代行サービスの半額程度の料金で、市外局番つき電話番号の取得・利用、留守レポの利用を行えます。
まとめ
今回は格安で利用できる電話代行・秘書代行サービスを紹介しました。
電話代行サービスは数が多く、それぞれ違った特徴があります。基本的には料金が高いほどきめ細やかなサービスを受けられて、安くなるほど提供されるサービスはシンプルになります。自社の運用方法や解決したい課題に合わせて選ぶと良いでしょう。
格安でシンプルなサービスを探しているなら、03plusの留守レポがおすすめです。一般的な電話代行の半額程度で電話代行のような機能を利用でき、市外局番つき電話番号も取得できます。自動音声による対応なので、電話対応品質に差が出ることもなく、電話をかけてきた相手も安心して利用できます。ぜひご検討ください。