電話代行は電話業務が効率化されるため、さまざまな企業にとって利用価値の高いサービスですが、弁護士事務所においても導入メリットが多くあります。このため利用を検討している弁護士の方も多いのではないでしょうか。
今回は弁護士事務所に最適な電話代行サービスをご紹介します。
目次
弁護士事務所が電話代行を使うメリットとは？
弁護士事務所が電話代行サービスを利用するメリットには、さまざまなものがあります。
機会損失の防止
特に大きなメリットといえるのが、機会損失を防止できる点です。弁護士事務所には、土日はもちろん夜間にも相談者からの連絡がきます。しかし、営業時間外の時間帯に電話がかかってきても、事務所に人がいないので電話に出ることはできません。すると相談者は諦めて、他の弁護士事務所に電話をしてしまいます。相談者からすれば、思い立ったらすぐに電話して相談したいという気持ちがあるので当然ですが、弁護士事務所側としては機会損失といえるでしょう。
しかし、電話代行を利用していれば、そのような機会損失を防げます。サービスによっては営業時間外でも対応し、着信内容を利用者に報告してくれます。受任チャンスを逃すことがなくなれば、利益も上げやすくなることでしょう。
人手不足を補える
日々の業務が忙しく、フルタイムの事務員を採用する余裕もないというケースでも電話代行はメリットがあります。
例えば、裁判所に行っている間にかかってきた電話も、オペレーターが対応して内容を聞き取り、折り返しする旨を伝えてくれます。そうすれば、相談者からの依頼を取りこぼすことなく、受任件数を増やすことができるでしょう。
業務に集中できる
電話代行を利用すれば、営業電話などの対応で業務が中断されることを防げる点もメリットです。
弁護士事務所には、広告代理店や営業支援会社などから電話がかかってくることが少なくありません。もちろん、これはこれでありがたいことではありますが、毎回対応していれば、本来の業務に支障が出てしまうことでしょう。
電話代行を利用していれば、こうした営業電話の一次対応をしてくれますので、業務効率を高められます。
電話代行サービスは情報漏洩のリスクはないのか？
弁護士事務所にとって電話代行サービスの利用には多くのメリットがあるとわかりました。しかし、弁護士事務所では業務の性質上、相談者などの個人情報・機密情報を扱うことが多く、情報漏洩には注意を払わなければなりません。
部外者である電話代行サービスのオペレーターを介することは、弁護士倫理的に許容されるのか否か、疑問に思う方もいるはずです。
基本的に電話代行サービスを提供している会社は、情報漏洩に関して細心の注意を払っています。オペレーターへの教育を通してコンプライアンス意識を高め、万が一トラブルがあった際の罰則を設けているところがほとんどです。
実際に、数多くの弁護士事務所で、人件費削減や機会損失防止を目的に、電話代行サービスを利用しています。そのため、秘匿性の高い個人情報を取り扱う弁護士であっても、電話代行を利用することには問題はないといえるでしょう。
弁護士事務所に導入する電話代行を選ぶポイント
では、弁護士事務所で電話代行を導入する際、どのようなサービスを選べばよいのでしょうか。選ぶ際のポイントを解説していきます。
はじめに、セキュリティや個人情報保護の体制が整っているかどうかを見ていきましょう。
例えば、PマークやISO認証を受けているかどうかは一つの基準になります。これらの認証を受けているのであれば、社会的信頼性が高いことが明らかなため、セキュリティや個人情報保護の体制は整っていると考えられます。
次に、電話代行サービスの実績も確認しておきましょう。
契約実績や契約継続率はどれくらいなのか、弁護士事務所も契約しているのかといったことを確認してみてください。士業の契約実績が豊富であれば、信頼性が高いことはもちろんですが、業界に精通しています。そのため、個人情報の扱いについても十分に理解していると考えられるでしょう。
また、オペレーターの対応品質もこだわりたいところです。
相談者はさまざまな悩みを抱えていて、中にはひどく落ち込んでいる人や興奮している人もいます。そうしたさまざまな相談者に対して、誠意を持って寄り添って対応できなければ、受任にはつながりません。電話代行はサービスごとにオペレーターの品質がかなり違いますので、選ぶ際には教育制度が整っていて、品質の高いところを選びましょう。サービスによっては無料でお試しできるところもありますので、品質を確かめてから本番運用することも可能です。
そして最後に、コスト面もしっかり検討しましょう。
電話代行を利用すれば、事務員を雇う人件費を削減できて機会損失を防げます。とはいえ、質の高いサービスであればあるほどコストもかかるものです。サービスの利用料金が、信頼性や電話対応品質に対して適正価格なのかどうかをじっくり考えてから選ぶことが大切です。
弁護士事務所におすすめの電話代行サービス4選
電話代行はサービスが数多くありますが、どれを選ぶべきなのでしょうか。特に、弁護士事務所の場合は品質の高さや個人情報保護の徹底が重要になります。そのため、選ぶ際には慎重にならざるを得ません。
ここでは、弁護士事務所におすすめの電話代行サービスを4つご紹介します。
セントラル・アイ株式会社
セントラル・アイ株式会社は1967年から55年以上、電話代行業を行ってきた実績と歴史のある電話代行サービスです。オペレーター総数は500名以上で、会社全体で年間150万コール以上の受発信をしていることから、経験も豊富です。
弁護士事務所の利用も多く、士業支援パックを用意しています。プロのオペレーターによる丁寧な対応で、相談件数や受任数が増えた弁護士事務所も多いようです。
担当するオペレーターは専門用語を学んだ上で対応するため、きめ細やかな対応をしてくれることで、業務効率化や機会損失の防止を図れることでしょう。料金は100コールで月間9,350円と比較的リーズナブルである点も、セントラル・アイ株式会社の特徴です。
弁護士ドットコム
弁護士ドットコムは弁護士事務所の利用に特化した電話代行サービスです。対応するオペレーターは法律用語に対応しており、弁護士法も遵守します。弁護士事務所では特に気をつけたい、個人情報の保護についても徹底しています。Pマークも取得していますので、社会的にも信頼感の高い電話代行サービスといえるでしょう。
電話代行以外にも、弁護士と相談者をつなぐサービスを提供しており、日本経済新聞を始め、多くのメディアにも取り上げられています。
また、弁護士業界の特性にあわせ、比較的長い時間設計でサービスを提供しています。日中プランならば9時～20時、夜間プランなら20時～翌9時なので、機会損失を防ぎやすいのではないでしょうか。独自の案件管理システムとチャットツールの連携もできるため、入電情報と案件の紐づけ管理ができ、業務効率を高めやすいのも特徴です。
料金についてはお問い合わせください。
fondesk
fondeskは株式会社うるるの電話代行サービスです。株式会社うるるは、認証基準JIS Q 27001：2014（ISO/IEC 27001：2013）をクリアしており、社会的に信頼性の高い企業です。個人情報や機密情報を取り扱うことが多い弁護士事務所にとって、安心感のあるサービスといえるでしょう。
一次対応のみですが、弁護士事務所にありがちな営業電話に出る必要がなくなるため、業務に集中できます。実際に弁護士事務所での利用実績もあります。
料金は50件まで月額10,000円、それ以降は1件あたり200円の従量料金が加算されます。月間の電話件数が70件であれば、14,000円です。弁護士事務所も利用している電話代行業としてはリーズナブルといえるでしょう。
例えば、独立したばかりの弁護士事務所で、事務員の人件費を削減したい、業務に集中したいというケースに向いているサービスです。
CUBEの電話代行
CUBEの電話代行は株式会社大阪エル・シー・センターの電話代行サービスです。
弁護士事務所の利用も多く、オペレーターの対応も質が高いのが特徴です。Pマークを取得していて信頼性が高く、個人情報保護についても徹底しています。
また、CUBEの電話代行では、弁護士事務所の利用に合うさまざまなプランが用意されています。独立したばかりで弁護士だけが在籍する事務所なら、月間コール数50件以下で、月額10,000円から使えるシンプルプランがおすすめされています。英語での対応が必要な場合は、英語プランもあります。こちらも月額15,000円から利用できてリーズナブルです。
CUBEの電話代行では、サービス保証制度も導入しています。サービス開始から1ヶ月以内に、導入したがメリットがなかったと感じた場合に、全額返金を行ってくれるのです。こうした制度があるということは、サービスに自信がある証拠といえるでしょう。また、リスクなく導入できることは利用者にとってメリットとなりそうです。
電話代行サービスの料金相場
電話代行の利用料金はサービスごとに大きく異なります。また、受信業務であるか、発信業務であるかによっても違いが出てきます。
大まかな相場感としては、受信業務だと1コールあたりの単価が150～600円程度です。その他に、10,000～50,000円程度の初期費用がかかるケースもあります。
また、細かい対応設定を行ったり、時間外対応やその他オプションを追加したりする場合はさらに費用がかかります。そのため、上記の相場はあくまでも一般的な目安としてお考えください。
実際の料金については、利用前に電話代行サービスに確認しましょう。サービスによっては無料トライアルできる場合もありますので、費用対効果を見ながら検討してみてください。
電話代行に代わる新たなサービス「留守レポ」とは？
電話代行はさまざまなサービスがあり、実際に使ってみないと分からない部分もあることでしょう。また、弁護士事務所での利用を考えた場合、費用が高くなりやすいのも多くの方が懸念する点です。
そんな電話代行を利用すべきかどうか悩んでいる弁護士事務所におすすめなのが、03plusの留守レポです。
留守レポの特徴
03plusの留守レポは、かかってきた電話に対して自動音声で対応し、用件の録音を行います。録音された内容はテキスト化されてチャットツールに送信され、利用者はWeb上からいつでも、どこでも内容を確認できます。
分かりやすくいえば留守レポは、自動音声により、電話代行の基本サービスである電話の一次対応をする機能のことです。
弁護士事務所で電話代行を利用する場合、個人情報や機密情報の漏洩リスクが懸念点です。第三者が間に入ることから、どうしてもリスクを消し去ることはできません。しかし、留守レポならば自動音声による対応なので、人を介しません。そのため情報漏洩リスクを極限まで抑えることができます。
また、電話代行の場合はオペレーターによって対応品質が大きく違います。そのため、相談者に悪いイメージを与えてしまう可能性が否定できません。留守レポならば自動音声なので、対応品質はいつでも一定で安心できます。
電話代行に代わる「03plus留守レポ」について詳しくはこちら
留守レポの費用
留守レポはリーズナブルに利用できる点も特徴です。
1番号1端末で留守レポを利用する場合は、初期費用5,000円で、月間100コールまでなら月額料金4,280円（留守レポオプションは3,000円）にて利用できます。
これは、一般的な電話代行サービスの半額程度の料金です。
コストを抑えて利用したいとお考えでしたら、留守レポはコストパフォーマンスの高いサービスといえるでしょう。
03plusとは
留守レポを提供する03plusはクラウドPBXサービスです。東京03など主要46局の市外局番つき電話番号を取得して、会社・事務所の代表番号として利用できます。スマホアプリで利用できますので、外出先でも代表番号にて発着信が可能です。
例えば、新たに独立して弁護士事務所を開所する場合、03plusを利用すれば代表番号とともに、電話代行と同等以上のメリットが期待できる留守レポを同時に利用できます。それぞれ個別に取得するよりもお得で、留守レポ単体で見ても、電話代行サービスよりリーズナブルです。
留守レポ以外にも、10分かけ放題やWEB電話帳、クラウドFAXなど、業務効率アップやコストダウンに役立つ機能が豊富に揃っています。ぜひ弁護士事務所での導入をご検討ください。
まとめ
今回は弁護士事務所での利用におすすめの電話代行サービスを紹介しました。
電話代行の導入は弁護士事務所にとって、業務効率アップや機会損失の防止など、さまざまなメリットがあります。その一方で、第三者が介入することにより個人情報や機密情報の漏洩が懸念されます。そのため、電話代行を選ぶ際には慎重にならなければいけません。
電話代行を利用したいけど、どれにしたら良いか分からない、そんなときはぜひ03plusの留守レポがおすすめです。リーズナブルでありながら、自動音声の対応で情報漏洩リスクがなく、安定した対応品質なので、費用対効果が抜群です。ぜひご検討ください。