電話代行サービスは多くの会社から提供されているため、どれを選んだら良いかなかなか分かりづらいものです。自社に合わないサービスでは、業務効率を思うように高められませんし、コストも無駄にかかります。
そこで今回は、電話代行サービスを比較するポイントの解説や人気の電話代行サービスの紹介、さらに電話代行サービスにあるリスクを減らして運用できるサービスを紹介します。
電話代行サービスとは
電話代行サービスとは、企業にかかってきた電話の一次応対を外部のオペレーターに任せるサービスです。顧客からの電話にオペレーターが一次応対し、取り次ぎや転送、メールやチャットで内容の報告などをしてくれます。
受電に対して外部オペレーターが一次応対してくれるため、社員は必要があるときだけ対応することができます。電話業務に追われることがなくなるので、コア業務に集中できて業務効率化を図れることでしょう。また、電話代行サービスは時間外対応なども可能で、顧客満足度向上や企業の信頼度アップにもつながります。重要な電話を取り逃しにくくなるため、機会損失を防ぐのにも役立ちます。
このように、電話代行サービスを活用すれば、会社にいなくても電話業務をスムーズに行えるため、社員数の少ない中小企業やテレワークを推奨する企業などで、導入を検討する企業が増えています。
秘書代行サービスとの違い
電話代行サービスに似たサービスとして「秘書代行サービス」があります。両者にはどのような違いがあるのでしょうか。
電話代行サービスは、前述の通り、企業にかかってきた電話を外部オペレーターが一次対応し、必要に応じて社員に取り次ぐサービスです。電話対応の負担を軽減し、社員が本業に集中できるようになります。
一方、秘書代行サービスは電話対応に加えて、スケジュール調整や来客対応といった、秘書業務も代行してくれるサービスのことです。
電話代行サービスと秘書代行サービスにはこうした違いがありますが、両者の業務範囲に明確な線引きはありません。サービス名の使い分けは提供会社によって異なりますので、契約時には具体的な業務内容をよく確認することが大切です。
電話代行サービスの比較ポイント
電話代行サービスを提供する会社は数多くあります。自社に合ったサービスを選ぶためにも、以下で解説する比較ポイントを参考にしてみてください。
対応の品質
オペレーターの対応品質は、電話代行サービスを比較する際の大きなポイントです。
電話代行サービスは、企業の受電一次応対を外部のオペレーターに任せるサービスです。企業にとっては外部委託ですが、電話をかける顧客からすれば、オペレーターは社員の一人という感覚になります。そのため、オペレーターの対応品質が悪ければ、企業の評判や信頼を落とすことになりかねません。自社の信頼を損ねれば、ビジネスチャンスを失うきっかけになるため避けるべきです。
そのため、電話代行サービスを選ぶ際には、その会社の実績や口コミなどを参考に比較して、品質の高いところを選ぶようにしましょう。
報告の形式
電話代行サービスを選ぶ際には、報告の形式を比較することも大切です。
受電内容を自社の社員に伝える報告形式は、電話代行サービスごとに異なります。例えば、全ての内容をメールやチャットなどで報告するものもあれば、特定の電話番号へ転送して取り次ぐものもあります。また、全てを報告するのではなく、重要な内容のみを転送して、重要度の低いものはメールなどで伝えるといったサービスもあります。適切な報告形式にしておけば、スムーズに業務を進められるため、効率化を図れることでしょう。
サービスによっては追加機能で振り分け対応することもあるため、コストも含めて比較検討してください。
録音データの提供有無
電話代行サービスによっては録音データを提供してくれる場合もあり、その有無も比較ポイントとなります。
ほとんどの電話代行サービスでは、受電内容の報告はメールやチャットで行われます。ですが中には、受電内容を録音して、そのデータを企業に提出してくれるサービスもあります。
録音データの提供があれば、用件の聞き漏らしや聞き違いを防げますし、顧客からの細かいニーズも把握しやすいことでしょう。また、顧客がどのようなトーンで話しているのか、その雰囲気をつかみやすいため、トラブルを未然に防ぐのにも役立ちます。きめ細やかな電話業務を行うのであれば、録音データの提供有無も確認しておきましょう。
稼働時間
電話代行サービスを選ぶ際には、サービスの稼働時間やコストも比較して検討すべきです。
電話代行サービスの料金は、受電数だけでなく稼働時間帯によっても変動します。例えば、平日昼間だけの稼働で良いのであれば、コストを抑えて運用できるでしょう。しかし、営業時間外の夜間や土日祝日対応の場合はコストが高くなります。
まずは、自社で電話代行を必要とする時間帯を把握しましょう。もし営業時間外の対応が不要であるならば、平日のみで安く抑えられます。平日同様に土日祝日も顧客からのコールがあるならば、コストをかけてでも電話代行に依頼すべきか検討しなければなりません。また、営業時間外の対応コストはどれくらいかかるのかも比較することが大切です。
利用料金
利用料金は電話代行を選ぶ際に必ず比較すべきポイントです。
電話代行サービスは数多くあり、それぞれで料金体系が異なります。例えば、応対コール数に応じて料金がかかるサービスもあれば、一定コール数までは月額一律対応しているサービスもあります。また、時間帯による料金の変動や規定件数を超えた場合の追加料金、初期費用や保証金なども比較しなければなりません。
コストはできる限り抑えるべきですが、低コストでもサービスの質が低かったり、自社にマッチしないサービスだったりすれば意味はありません。ただ安さを求めるだけでなく、費用対効果を考えて比較検討していきましょう。
口コミ・レビュー
電話代行サービスを比較する際は、口コミやレビューを確認しましょう。
多くの電話代行サービスのホームページには利用者の口コミや評価、事例記事が掲載されています。質の高いサービスであれば、会社名や個人名を明示した口コミが多い傾向にあります。利用者の顔が分かる口コミやレビューであれば、検討材料として役立ちます。
しかし、匿名での口コミや評価が多い場合は注意が必要です。匿名での口コミやレビューは、業者側で創作できてしまいます。そのため信憑性が低く、実際のサービス品質を正確に反映していない可能性があります。
また、レビューサイトやSNSなど第三者の評価もチェックすることをおすすめします。ネット上の口コミはすべてを信用できるわけではありません。しかし、さまざまな角度の口コミを把握できれば、より客観的な視点でサービスを比較できるようになります。
電話代行サービスを比較する際は、ぜひ口コミ・レビューをチェックしましょう。
電話代行サービス比較15選
電話代行サービスは数多くあるため、どのサービスを選ぶべきか迷ってしまうことでしょう。ここでは、数多くある電話代行サービスの中から、人気の高い15のサービスを比較して紹介します。
CUBE
特徴
・1,000時間を超える徹底研修を受けたオペレーターが対応
・業界トップクラスの応答率と高品質な電話応対
・内線のようにスムーズな電話取り次ぎや担当者転送が可能
・クレーム対応や英語対応など、幅広いオプションサービス
・初月分の全額返金保証があるため、安心して導入できる
高品質なオペレーター対応が特徴の電話代行サービスです。社内外にて1,020時間以上の研修を行ったオペレーターが在籍し、新規・既存顧客に対して品質の高い電話対応を行ってくれます。応答転送後サービスにより、内線のように取り次げるため、スムーズに電話業務を行えます。簡易受付やクレームの一次対応だけでなく、英語対応プランもあるため、幅広い運用が可能です。
料金プラン例
ライトプラン：月額10,000円（税別）～（50コールまで）
その他、利用件数や必要に応じて多様なプランが選べます。
e秘書
特徴
・コールセンター業界で培った豊富なノウハウと高品質なオペレーター
・業種や規模を問わず幅広い企業で利用実績が豊富
・多様な応対内容や業務フローに柔軟対応
・24時間365日対応や英語対応など、多彩なオプションも選択可能
創業から35年以上、豊富な実績とノウハウがあり、多くの企業で導入されている電話代行サービスです。一般的な電話代行をしてくれるスタンダードコースだけでなく、注文受付やQ＆Aなどの対応をしてくれるコースもあります。キャンペーンや繁忙期などに合わせ、1日単位で利用できるスポットコースもあるため柔軟性があります。また、多言語オプションや24時間オプションなど、自社の業務に合わせてカスタマイズ可能です。
料金プラン例
・スタンダードコース：月額10,000円（税込）～（80コールまで）
・メッセージコース：月額15,000円（税込）～（100コールまで）
※プランやコール数、オプションによって料金は変動
fondesk
特徴
・最短5分で導入できるシンプル＆スマートな電話取り次ぎサービス
・チャットやメールですぐに内容を通知、外出中でも確認可能
・オペレーターが一次受付し、自動で取り次ぎ
・初期費用・オプションなしで料金体系もシンプル
・14日間の無料トライアルあり
シンプルで使いやすい電話代行サービスならfondeskがおすすめです。申し込みから最短5分の手続きで即日開通でき、全てオンラインで完結できます。受電通知は自社ですでに使っているツールによって行えるため、導入後も混乱なくサービスを使いこなせることでしょう。一次取り次ぎのみのシンプルな機能で、自社にかかってきた電話に対してとりあえず出て欲しい、という場合に向いています。
料金プラン例
・月額10,000円（50件目まで。51件目からは1件あたり200円）
MKサービス
特徴
・女性オペレーターのきめ細やかな対応が強みの電話代行サービス
・シンプルでコストパフォーマンスが高い
・企業規模や業種、運用目的に合わせて柔軟なプラン設計が可能
・電話応対内容はリアルタイムで報告、情報共有がスムーズ
・10日間の無料お試しサービスあり
低コストでシンプルに運用できる電話代行サービスです。業界内でもトップクラスのリーズナブルさを誇りつつも、対応品質などの水準は一定以上で費用対効果の高いサービスです。女性オペレーターのみなので、細やかな対応を求めている企業にも向いています。
基本的な一次応対だけでなく、追加番号の貸出や通話中電話転送、スポット対応といったサービスもオプション追加できます。無料お試し期間があるので、試してみてから検討してみましょう。
料金プラン例
・月額3,180円～（税込）コールオーバーあり
オフィスのでんわばん
特徴
・豊富な導入実績とノウハウを持つ電話代行サービス
・クラウドPBXを利用して代行する
・用途や業種に応じてきめ細かくプラン設計が可能
・電話応対内容をメール・FAX・LINEで即時報告
・土日祝だけの対応も可能
クラウドPBXを利用する電話代行サービスです。専用のクラウドシステムに社員の在籍状況を表示し、そのステータスに応じて取り次ぎやチャット連絡を行います。そのため、よりスムーズな電話業務を行えるようになります。また、クラウドPBXを活用するため、転送料金や取り次ぎ通話料が無料となり、無駄なコストがかかりません。通話録音もされるため、電話応対を細やかに行いやすくなります。
料金プラン例
・平日30コールまで：月額11,100円（税込）
・土日祝30コールまで：月額15,000円（税込）
※応対件数やオプションによって料金は変動
セントラル・アイ
特徴
・創業57年、導入15,000社の老舗サービス
・個人事業主から大企業まで幅広い業種・業態に対応
・電話応対はもちろん、顧客管理や予約受付・各種事務代行も提供
・高品質なオペレーターによる細やかな対応
・最短1日で導入でき、必要に応じたカスタマイズが可能
電話代行サービスとして55年以上のサービス提供実績があり、オペレーター総数500名以上を誇るサービスです。電話応対のプロが、年間150万コール以上の受発信をし、その品質の高さに定評があります。日本全国24時間365日対応可能で、法律・弁護士事務所などの専門職の電話代行も行えます。申し込みから最短翌日にサービスを受けられます。
料金プラン例
・平日9時～18時：月額9,350円（税込・100コールまで）
・全日（月～日）9時～18時：月額20,350円（税込・100コールまで）
・時間外17時～翌9時：月額41,250円（税込・100コールまで）
※対応件数やオプション内容によって料金は変動
ビジネスアシスタント
特徴
・導入実績8,400社を誇る電話代行サービス
・業種や目的に合わせた柔軟なカスタマイズが可能
・コール内容をリアルタイムで報告、対応履歴の管理も充実
・専門用語の多い士業のためのプランもある
・英語対応や夜間・休日対応もオプションで選択可能
高品質さが売りの電話代行サービスです。秘書・電話検定取得者が在籍し、企業のカラーやビジネスの種類に合わせて適切な応対をしてくれます。チーム制を採用し、日々の電話の様子を共有してアップデートし、中小企業はもちろん、専門性の高い業種までカバー可能です。
料金プラン例
・基本プラン（ライト）：月額20,000円～（税込800コールまで）
・弁護士・法律事務所専用（スタンダード）：月額60,000円（税込・150コールまで）
※応対件数・オプションによって料金は変動
電話代行サービス株式会社
特徴
・30年以上の歴史を持つ業界大手の電話代行サービス
・365日・24時間、オペレーターによる高品質応対可能
・不動産や水道修理など専門業種の問い合わせにも対応
・業種や経営方針などに合わせたオーダーメイド型プラン
30年以上の電話代行サービス提供実績を持つ会社です。蓄積されたノウハウによる、独自のオペレーション評価制度や顧客満足管理システムなどにより、常にサービスの品質向上を行っています。不動産や水道修理など、専門性が高く、顧客からの電話問い合わせの多い業種にも対応可能です。業種や経営方針などに応じて、細かくオーダーメイドできるのも特徴です。
料金プラン例
・秘書代行：月額8,000円（税別・30コールまで）
・夜間休日電話代行：月額30,000円（税別・30コールまで）
・不動産専門電話代行平日のみ：月額13,000円（税別・30コールまで）
※応対件数やオプションによって料金は変動
ハートフルコールセンター
特徴
・オペレーターは秘書検定2級100％保有、ビジネス実務法務検定（2・3級）70％保有
・課題解決率94％や継続率99％の実績を誇る
・心のこもった人間味ある対応が特徴的
・CTI機能を活用し、的確にサポート
臨機応変で心のこもった応対を心がける電話代行サービスです。単純な一次応対とはいえ、気持ちがこもっているかどうかは顧客に伝わります。業種に応じて、顧客によって適切で柔軟な対応をするのが特徴です。
料金プラン例
・ベーシックプラン：月額4,000円（税込・20コールまで）
※営業電話を含め月間150コール以上の対応が想定される場合は、受けられないこともある
秘書＋（プラス）
特徴
・電話マナーはもちろん、ビジネスマナーを習得したスタッフが揃っている
・業種や規模、用途に応じたきめ細かなカスタマイズ対応
・電気通信事業者提供のサービスで、秘密厳守を徹底
・営業電話は一時応対でカットし、コール数にカウントされない
きめ細やかな秘書対応を行ってくれる電話代行サービスです。一次応対や取り次ぎはもちろん、事前に共有している企業情報については、秘書が適切に案内してくれます。また、勧誘やセールス電話は一次応対の段階でカットしてくれます。営業電話については報告やコール数のカウントがされないので安心です。
料金プラン例
・ビジネスコース（ライトプラン）：月額4,500円（税込・30コールまで）
・カスタマーコース：月額19,500円（税込・通話時間200分まで）
※対応件数やオプションによって料金は変動
あんしん電話当番サービス
特徴
・セコムグループが提供する安心と信頼性の電話代行サービス
・24時間365日対応可能、夜間・休日や緊急対応にも強い
・月数件からのコールにも対応
・高品質なオペレーターによる安心の電話応対
あんしん電話当番サービスはセコムトラストシステムズが提供する電話代行サービスで、セコムグループならではの高い信頼性と品質管理のもと丁寧に一次対応します。
24時間・365日対応を含む複数コースがあり、希望時間に合わせて柔軟に利用可能です。よくある質問は代行窓口で完結でき、社員の負担軽減に役立ちます。連絡はメールで随時通知され、外出中も安心です。月1件から利用でき、小規模企業にも導入しやすいサービスです。研修を受けたオペレーターが緊急時やクレームにも迅速かつ的確に対応し、応答転送で社内担当者へスムーズに取り次げます。
料金プラン例
・平日日中パック：月額30,000円（税別・80コールまで）
・平日夜間・土日24時間パック：月額65,000円（税別・20コールまで）
・初期費用として30,000円（税別）
※件数やオプションにより変動
よやくるー
特徴
・居酒屋をはじめとした、外食・飲食店に特化した電話代行サービス
・オペレーターが予約管理システムと連携しダブルブッキングを防止
・時間の前倒し・後ろ倒しなども柔軟に提案する
・キャンセル率を減少させるさまざまな工夫がある
よやくるーは、イデア・レコードが提供する居酒屋や飲食店の予約受付に特化した電話代行サービスです。対応するオペレーターは居酒屋や飲食店の予約受付対応のプロフェッショナルが集まっています。最適な配席ディレクションで稼働率と利益率の最大化を支援し、店舗のオペレーション負担を軽減しながら売上アップに貢献します。
また、予約対応だけでなく、キャンセル受付や事前コールバック、道案内や忘れ物の問い合わせにも対応しているのが特徴です。
さらに、電話対応だけでなくネット予約やメール予約、FAX、SNSなど多様な予約経路を一元管理し、リアルタイムで空席状況を把握しますので、ダブルブッキングの心配もありません。
料金プラン例
・10-16サポートプラン：月額58,000円(税別)
・受付サポートプラン：月額80,000円(税別)
・フルサポートプラン：月額165,000円(税別)
※対応件数やオプションで料金変動
コンタクトセンターサービス
特徴
・IT特化のヘルプデスクで、専門的なコールにも柔軟に対応
・日立グループの教育カリキュラムによるプロフェッショナルな人材育成
・24時間365日、業種・業務内容に合わせて対応可能
・大規模コールセンター運営実績と柔軟なカスタマイズ性
・業界・業種に合わせた業務設計とセキュリティ対策
日立システムズのコンタクトセンターサービスは、企業の顧客対応や業務効率化を総合的に支援します。
窓口運用代行やITヘルプデスク、商品の相談窓口・修理受付など、幅広い業務に対応しています。夜間や休日のみの対応も可能で、業務フローは柔軟にカスタマイズできます。さらに、業務の評価・分析や、設備保全の受付から完了までの一元管理、業務プロセスの可視化と効率化施策の提案も提供してもらえます。また、AIを活用したコールデータ分析による工数削減にも対応しています。
料金プラン例
・個別見積もり制（要問い合わせ）
LINE WORKS AiCall
特徴
・AIが自動で電話受付・予約・一次対応を行うクラウド型サービス
・人手を介さず、24時間365日対応可能
・予約受付・注文・問い合わせなど幅広い自動音声応答に対応
・専門用語学習や音声学習により、対応品質を向上できる
LINE WORKS AiCallは、LINE WORKS株式会社が提供するAI電話応対サービスです。AIが自動で電話応対を行い、予約受付や問い合わせ対応をはじめ、さまざまな電話業務を効率化できます。
AIでの対応により、電話対応コストの削減やサービスレベルの向上、労働力不足の解消、待ち時間ゼロの実現など、多くの業務課題を解決します。AIであるため、24時間365日対応可能で、ネット環境がなくても利用できます。
主な機能として、話者選択や専門用語の学習、AIによる音声認識・合成精度の継続向上、発話調整やシナリオ分岐、FAQ自動回答、オペレーターへの転送機能などを搭載。さらに、CRMやPBX、LINEコールPlusと連携し、顧客情報の管理やSMS・LINEでの通知も可能です。管理画面で会話ログの確認や通話記録の集計も簡単に行えます。
料金プラン例
・個別見積もり制（要問い合わせ）
オフィスジャパン
特徴
・24時間365日対応、契約実績18,000社以上の電話代行サービス
・自社のニーズに合わせて、柔軟に電話対応
・多様な報告方法（メール・FAX・電話）と緊急時の即時連絡
・研修を受けたオペレーターが丁寧な対応をして高い応答率を実現
・短期間・長期・スポット利用も柔軟に対応
オフィスジャパンは、24時間365日対応の電話代行サービスです。業種や企業ごとの業務時間に合わせて、平日・土日祝も含めた柔軟な電話応対が可能です。研修を受けた専属オペレーターによる丁寧な対応と独自システムで、高い応答率を実現しています。
報告方法は通常時はメールやFAX、緊急時は電話連絡など柔軟に選べます。時間外ガイダンスや電話番号貸し・住所貸しなどの各種オプションサービスも利用可能です。フリーダイヤルにも対応しており、手間なく導入できます。
全国47都道府県に対応し、主要都市の営業所ネットワークにより地域や局番を問わず利用可能。多様な業種・規模の法人・個人事業主から長年選ばれています。
料金プラン例
・電話代行サービス9時～18時：月額15,000円（税込・150コールまで）
※コール件数やオプションにより料金は変動
電話代行サービスと03plusの「留守レポ」を比較！どっちが便利？
最後に、これまでにご紹介した電話代行とは異なるメリットを持つサービスについて見ていきましょう。ご紹介するのは、スマホで固定電話番号が使えるクラウドPBXサービスの03plusです。
03plusには、電話代行サービスとほぼ同等のサービスを利用できる「留守レポ」というオプション機能があります。
03plusの「留守レポ」とは
03plusの「留守レポ」は、会社電話番号にかかってきた電話に対して、自社社員に代わって、一次応対を行う機能です。
顧客からの電話に自動音声で対応し、メッセージにて用件を録音するよう促します。この録音メッセージはテキストに変換されてメールや各種チャットに通知されます。つまり、電話代行サービスが人力で行っている一次対応の部分を、自動応答にて実現しているのです。
留守レポは時間外アナウンスやIVR機能と連携させることもでき、時間帯や用件によって柔軟に対応を変えられるのも特徴です。また、ホワイトリスト設定を活用すれば、留守レポを起動させず、通常通りに着信して音声通話することもできます。
留守レポと電話代行サービスの比較
電話代行の場合、オペレーターの品質や対応力にばらつきがあります。また、実際の対応内容は利用者側で知ることができないため、オペレーターによって対応品質が低いという問題が起きる可能性があります。
一方、留守レポは自動音声での一次応対なので、対応の品質が変わることはありません。
また、電話代行サービスの大きな欠点として、聞き違い・聞き漏らしがあります。人が対応するため仕方のないことですが、もし発生すればトラブルにつながる可能性もあります。留守レポならば録音してテキスト変換されますので、そのようなミスは起こりません。
さらに、電話代行サービスでは情報漏洩リスクが存在します。コンプライアンスを重視する電話代行サービスであったとしても、人為的なミスなどにより機密情報が流出する恐れはあるでしょう。しかし、留守レポなら、外部の人間が電話対応しないため情報漏洩リスクを大幅に下げることができます。
料金面でも違いがあります。留守レポは月額費用は3,000円のオプションで、03plusの基本料金1,280円と合わせても、一般的な電話代行サービスより安価です。電話代行サービスと違って電話転送の必要がないので転送通話料もかかりません。電話対応のコストを抑えたいという方はぜひ詳しい情報をチェックしてみてください。
電話代行に代わるサービス「03plus 留守レポ」について詳しくはこちら
まとめ
今回は、電話代行サービスの比較ポイントや、人気の電話代行サービスの比較をしました。
電話代行サービスは、提供している会社によってその内容や料金が大きく異なります。電話代行サービスを選ぶならば、その対応品質や報告形式、稼働時間、かかるコストなどをしっかりと把握して比較することが大切です。自社に合わないサービスを使っても業務効率はアップしませんし、無駄にコストだけがかかってしまいます。
また、電話代行サービスは人が対応するため、対応品質や聞き漏らし、情報漏洩などのリスクや懸念点もあります。一定の品質で、リスクを回避しながら安心して運用したいとお考えなら、03plusのオプション機能である、留守レポをぜひご検討ください。