【2025年最新】おすすめ電話代行サービス5選！どんな企業に最適？

顧客からの電話にはできるだけ素早く、丁寧に対応するのが基本です。しかし、電話業務に追われれば、コア業務がおろそかになり、企業全体の業務効率は下がってしまうことでしょう。

そこでおすすめしたいのが、電話代行サービスです。受電の一次応対をしてくれて、電話業務の負担を軽減できます。

今回は、電話代行サービスはどんな企業におすすめなのか、選ぶ際のポイントを解説し、おすすめのサービスをご紹介します。

1 電話代行サービスとは？
- 1.1 電話代行サービスの主なメリット
2 電話代行がおすすめなのはどんな企業？
3 電話代行は個人事業主にもおすすめ
4 おすすめの電話代行5選
5 電話代行のおすすめの選び方
6 電話代行より便利！？03plusの「留守レポ」とは
7 まとめ

電話代行サービスとは？

電話代行サービスとは、企業にかかってきた電話を社員に代わってオペレーターが対応するサービスです。受電内容はメールやチャットツールなどで報告されて、社員はその報告を見て折り返しするかどうかを判断できます。電話の一次対応を専門のオペレーターに任せられることから、電話業務の簡便化のために、電話代行サービスの導入を検討する企業が増えています。

電話代行サービスの主なメリット

電話代行サービスを利用することは企業にとってさまざまなメリットがあります。

最も感じやすいメリットは、社員が通常業務に集中しやすくなることです。企業には顧客からの電話はもちろん、営業電話などもかかってきます。こうした電話全てを受電していると、社員は集中力を欠いてしまい、業務効率が下がる可能性があります。電話代行サービスを活用すれば、受電が不要になるため、社員は業務に集中できるようになります。

また、機会損失を防げることも電話代行サービスのメリットです。電話代行を導入していないと、担当者が外出または休憩しているときに電話があった場合、電話の取り逃しが発生します。もしそれがビジネスにおいて重要な電話であれば、機会損失につながってしまいます。しかし、電話代行サービスを利用していれば、プロのスタッフが切れ目なく電話対応してくれるため、ビジネスチャンスを逃しません。

他にも、電話対応スタッフの教育コスト削減や人手不足の解消、間違い電話や迷惑電話などの無駄な電話対応が不要になることも、電話代行サービス利用のメリットです。

電話代行がおすすめなのはどんな企業？

電話代行サービスは、企業にかかってきた電話に対し、専任のオペレーターが応対して、その内容を社員に報告してくれるサービスです。社員が忙しいときでも受電の一次応対をしてくれるため、取りこぼしがなくなり、コア業務に集中できるなどのメリットがあります。

そんな電話代行サービスはどのような企業に向いているのか、以下で解説します。

人手不足で困っている

電話代行サービスは人手不足でお困りの企業に向いています。

個人事業主や中小企業では、電話対応のために人材を確保することは困難です。しかし、企業にとって電話業務は必要不可欠のものですから、コア業務を進めつつ電話応対もしなければなりません。

電話代行サービスを利用すれば、顧客からの受電一次応対を任せられます。オペレーターは一定水準以上の対応品質を持っており、人手不足を解消できるだけでなく、電話対応のための教育に割く時間やコストを削減できます。

電話代行サービスを導入すれば、人手不足になりがちな中小企業でも、社員の負担を軽減することができるでしょう。

業務効率を改善したい

業務効率を改善したいと考えている企業にとっても、電話代行サービスはかなり有用です。

電話応対は、企業にとっての顔であり、ビジネスを円滑に進める上で重要な役割を持ちます。しかし、社員はそれぞれ自分の業務があります。電話応対に追われてしまえば、コア業務がおろそかになってしまい、企業全体の業務効率は著しく低下することでしょう。

電話代行サービスを導入すれば、受電の一次応対は全てオペレーターに任せられます。営業に出ていて担当者がいない、接客中で電話に出られないといったタイミングでも一次応対してくれるので安心です。一段落ついてから折り返し電話できるようになるため、電話代行サービスは全体的な業務効率を高めるのに役立つことでしょう。

休日も電話に対応したい

休日など営業時間外の電話対応をしたい、という企業にも電話代行サービスは向いています。

企業によっては、夜間や土日祝日などの営業時間外に顧客から問い合わせ電話がかかってくる場合もあるでしょう。しかし、営業時間外のため、通常であればそうした電話に出ることはできません。そのため、見込み客を失ったり、ビジネスチャンスを見逃したりする可能性もあります。

電話代行サービスを導入すれば、サービスによっては24時間365日対応が可能なものもあります。そのため、ビジネスチャンスを逃しにくくなりますし、いつでもつながることから顧客も信頼してくれやすくなるでしょう。

電話応対品質を向上させたい

電話代行サービスを活用すれば、電話応対の品質を高めることもできます。

ビジネスにおける電話応対の仕方は、その業種や企業の特徴によって異なります。そのため、電話応対のために人材確保や教育を施さなければなりません。しかし、一定以上の水準にするには人件費も時間もかかります。

電話代行サービスに在籍するオペレーターは電話応対のプロです。そのため、特別な教育をしなくても電話応対品質は一定以上の水準を持っています。顧客にとっては、丁寧な受け答えをしてくれるスタッフがいると感じられ、満足してくれやすいことでしょう。もちろん、一次応対時には企業の名前で応対してくれるので安心です。

テレワークを導入したい

電話代行サービスは、テレワークを導入したい企業にも向いているサービスです。

通常、会社の番号にかかってきた電話は会社でしか受けられません。スムーズに電話応対するためには、どうしても電話番などを配置する必要があります。また、担当者もできる限り会社にいた方が良いということになるでしょう。そうなれば、テレワークを導入することはできなくなってしまいます。

電話代行サービスを導入すれば、会社番号にかかってきた電話の一次応対を外部オペレーターが行ってくれます。その後、メールやチャットなどで内容を報告してくれるため、どこにいてもスムーズに折り返し電話が可能です。つまり、テレワークで会社に誰もいなくても、オペレーターが全て一次応対してくれるわけです。

クレーム対応を専門業者に依頼したい

クレーム対応は企業にとって、とても重要な業務です。企業側が気づかなかったミスや欠陥、サービスに対する貴重な意見を顧客から直接聞けるためです。しかし、クレーム対応は顧客からの話をじっくり聞いて共感し、受け止める必要があります。それにはかなりの時間がかかりますし、社員にとってはストレスとなることもあるでしょう。

電話代行サービスを利用すれば、プロのオペレーターが社員の代わりにじっくりとクレーム対応してくれます。社員の負担を減らし貴重な意見を知ることができるとともに、顧客にも安心感や満足感を提供できることでしょう。

ただし、クレーム対応を行う電話代行業者は限られています。また、業者によっては通常の電話代行料金とは別の料金体系になったり、オプション料金がかかったりすることがあるため、事前に確認することが大切です。

電話代行は個人事業主にもおすすめ

電話代行サービスは企業だけでなく、個人事業主にもおすすめのサービスです。その理由を以下で詳しく解説します。

機会損失がなくなる

個人事業主の場合、外出や出張など自分がオフィスにいないと、電話に出られなくなってしまいます。内容次第では貴重な機会を失ってしまいかねません。電話代行サービスを利用すれば、大切な電話も取りこぼすことがなくなり、機会損失リスクも減らせます。

電話対応スタッフが不要になる

電話代行サービスを利用すれば、電話対応スタッフを雇う必要がありません。

個人事業主は使える経費が限られています。そんな中で電話対応スタッフを雇うことは、重い負担となることでしょう。

電話代行サービスであれば、教育を受けたプロのオペレーターが対応してくれます。スタッフを雇うよりもリーズナブルでありながら、電話対応品質が高まることは、個人事業主にとって大きなプラスとなることでしょう。

仕事とプライベートを切り分けられる

個人事業主にとって大きな悩み、それは仕事とプライベートの切り分けが難しいことです。個人事業主の場合、営業時間外や休日など、プライベートな時間であっても仕事の電話がかかってくることは珍しくありません。もしかしたら重要な内容かもしれませんので、対応しないわけにはいかず、できる限り対応することが大切です。

電話代行サービスを利用すれば、プライベートな時間の電話対応をオペレーターに任せられます。個人事業主にとって課題であり悩みであった、適切なオンオフの切り替えを実現できることは大きなメリットです。

ただし、電話代行サービスは対応可能な時間がサービスごとに異なります。土日や夜間対応できるサービスもありますが、費用が高くなるため注意が必要です。ちなみに設定次第で、対応可能な時間外に電話があった場合、自動音声で営業時間外であることを伝えることもできます。

効率よく業務を進められる

個人事業主にとって仕事の効率はとても重要です。しかし、電話対応に追われてしまい集中力が切れたり時間がなくなったりすれば、効率は一気に落ちてしまいます。しつこい営業電話ばかり受けることになれば、イライラしてしまい余計に効率は下がることでしょう。

こうした場合でも、電話代行サービスを利用すれば、電話の一次対応をオペレーターに任せられます。受けた報告を確認し、必要なもののみ折り返しできます。重要な電話を取りこぼすことなく業務に集中できることは、個人事業主にとってメリットといえるでしょう。

電話代行のおすすめの選び方

電話代行サービスの導入を検討する企業は増えていますが、どのように選べば良いか迷うことも多いのではないでしょうか。以下では、電話代行サービスの選び方について解説します。

オペレーターの対応品質

電話代行において最も重視したいポイントの一つが、オペレーターの対応品質です。

企業からすると、受電の一次応対をするのは外部のオペレーターでしかありません。しかし、会社番号あてに電話をかけてきた顧客からすれば、電話応対してくれているオペレーターは、その企業に所属している人間だと感じています。そのため、オペレーターの対応品質が低ければ、企業そのものの品位を疑われてしまう可能性があります。

電話代行を選ぶ際には、トークスキルや最低限のビジネスマナーを持っているオペレーターが在籍するサービスかどうかを確認しましょう。サービスによっては、実際に対応中の音源を事前に確認できる場合もあります。お試し期間なども活用し、オペレーターの対応品質をしっかり確認することをおすすめします。

報告方法

電話応対の報告方法も必ずチェックしましょう。

電話代行サービスによって、報告方法や形式はさまざまです。電話で知らせる場合もあれば、メールやチャットなどを用いて、リアルタイム共有する場合もあります。例えば、チャットツールを用いて報告するサービスの場合、自社で使用しているコミュニケーションアプリに対応しているかどうかを確認する必要があります。対応していない場合は、アプリを入れ替えたり新たに使い方を社員に知らせたりしなければならないためです。

他にも、通話録音データを提供してくれるかどうかも確認しておきたいところです。録音データがあれば、聞き漏らしを防げますし、顧客がどのような雰囲気で話しているのかもつかみやすいためです。

対応時間

対応時間についてもしっかり確認しておきましょう。

企業によって、電話代行にて受電対応を依頼したい時間帯は異なるものです。社員のコア業務への負担を減らす目的であれば、平日の営業時間内のみの利用でも問題ありませんが、営業時間外にかかってくる電話を逃したくないということであれば、土日祝日や24時間対応の電話代行サービスを選ぶ必要があります。

ちなみに、対応時間が延びる場合や、夜間・土日祝日対応の場合はコストが高くなりますので、費用対効果を考えて選ぶようにしましょう。

料金

電話代行サービスは便利なサービスですが、利用コストがかかりますので、必ず料金を比較しましょう。

電話代行サービスによって料金はまったく異なります。さらに、平日のみ対応、土日祝日対応、24時間対応など、対応タイミングによっても料金は変動します。月間コール数によってもかかるコストが違ってきますので、比較ポイントは多いです。

また、電話代行サービスを利用する場合、自社あての電話を代行サービスに転送しなければなりません。そのため、転送料金もかかります。業者によってはクラウド連携により転送料金無料になることもあるため、ぜひ確認してみましょう。

料金を比較する上でポイントとなるのは、リーズナブルであるかどうかはもちろんですが、何よりも自社にマッチするサービスであるかどうかが重要です。対応品質や対応時間、オプションサービスなどを踏まえ、費用対効果の高いサービスを選ぶことをおすすめします。

カスタマイズ性

電話代行サービスによっては、対応時間や応対時のスクリプト、報告先などが限定されていることがあります。限定された内容で問題なく運用できれば良いですが、多くの場合はそうはいきません。企業ごとに業務内容は異なるため、求めるサービス内容も違ってきます。特に専門性の高い業種の場合は、礼節や雰囲気を重視したり、自社サービスの理解力を求めたりしなければなりません。

このようなことから、電話代行サービスを選ぶ際には、自社に合わせて柔軟にカスタマイズできるところを選ぶべきです。

録音データの提供に対応しているか

電話代行サービスは、受電内容をテキストに起こしてメールやチャットで報告してくれます。しかし、内容によっては録音データがあった方が良いケースもあります。録音データがあれば、聞き漏らしがなくなるだけでなく、微妙なニュアンスから細かいニーズを把握することもできるためです。クレームや訴訟リスクの低減、顧客満足度向上につながりますので、録音データの提供があるかどうかはぜひ確認しましょう。

利用開始までにかかる期間

すぐにサービスを利用できるかどうかも重要なポイントです。

例えば、急に電話対応の人員が不足した場合、なるべく早く、できれば即日にサービス利用できると便利です。

利用開始までにかかる期間は電話代行サービスによってまちまちです。即日利用スタートのところもあれば、1週間程度かかるところもあります。契約してから困らないためにも、利用開始までの期間も必ず確認しておきましょう。

電話代行より便利！？03plusの「留守レポ」とは

留守レポは、スマホで固定電話番号が使えるクラウドPBXサービス「03plus」にて利用できる機能です。電話代行に近いサービスでありながら、電話代行以上にコスト削減・業務効率化の効果が期待できます。

留守レポとはどのようなサービスなのか、どのような点が優れているのかを解説します。

03plusとは

03plusは「東京03」「大阪06」など主要46局の市外局番つき電話番号を取得でき、スマホアプリで市外局番を使えるクラウドPBXサービスです。取得した電話番号を会社代表番号にすることで、外出先でもスムーズに外線・内線・転送などの電話業務を行えます。

番号ポータビリティにも対応していますので、これまで使っていた既存電話番号を移転することも可能です。

03plusはオプション機能が豊富で、例えば大阪市では「クラウドFAX」オプションを導入してペーパーレス化や業務効率化・コスト削減などを実現しています。このほか、Web電話帳機能や通話録音機能などがオプションで利用できます。

03plusについて詳しくはこちら

留守レポとは

「留守レポ」は03plusのオプションのひとつで、電話応対の自動化を可能にする機能です。

代表番号にかかってきた電話に対し、自動音声にて一次応答を行います。その際、相手方に用件を話してもらうように促し、内容を録音してテキストに変換します。そのテキスト内容はメールや各種チャットツールを通して社員に伝えられます。

利用している仕組みは異なるものの、結果としては電話代行サービスとほぼ同じ内容が得られることになります。そのため、電話応対を効率化してコア業務に集中したい、迷惑電話の対応をしたくない、不在時の対応をスムーズにしたいといった課題を持つ企業に向いています。

電話代行よりおすすめのポイントとは？

電話代行の場合、オペレーターによって対応品質にばらつきがあります。万が一、悪い対応があれば、自社の信頼を損なうことになりかねません。一方、留守レポであれば自動音声が常に同じ品質で対応するため、対応品質によって顧客の信頼を損なうといったことはありません。

また、電話代行サービスは、人が行うサービスであるため聞き漏らし・聞き違いリスクがあります。ちょっとした聞き間違いであっても、ビジネス上の重大な問題に発展する恐れがあるため、可能な限り減らしたいものです。留守レポは、通話内容を録音で確認できるため、このようなリスクを大きく減らせます。

最後に料金面のメリットです。留守レポの月額費用は3,000円で、これに加えて03plusの基本料金1,280円がかかり、合計4,280円となります。これは一般的な電話代行サービスと比べてもリーズナブルな料金です。さらに転送料金はかかりません。

クラウドPBXのメリットを得られる上に、電話応対の効率化につながる「留守レポ」を、ぜひ試してみてはいかがでしょうか。

電話代行に代わる03plusの「留守レポ」について詳しくはこちら

まとめ

今回は、電話代行サービスとはどのような企業に向いているのか、そしておすすめの電話代行サービスを紹介しました。

電話代行サービスは、受電の一次応対をしてくれるサービスであり、電話業務の負担軽減や効率化を図れるものです。そのため、人手不足に悩んでいたり、業務効率化を目指していたり、電話応対の品質向上を図りたい企業に向いています。

一般的な電話代行サービスのほか、03plusの「留守レポ」など自動対応できるサービスもおすすめです。ご紹介した選ぶポイントを参考に、自社にあったものを探してみてください。