日本テクノエンジ株式会社様　導入事例

オンプレPBXのリプレイス時のコスト・管理・効率性に課題

まずは御社の事業内容について教えて頂けますか。

弊社は電気工事業として、全国で電気設備工事全般のほか、太陽光発電設備や空調設備などの販売・施工・メンテナンスをおこなっております。

03plusに移行する前の固定電話環境についても教えて頂けますか。

以前はオンプレPBX（主装置）を利用していて、全社員のデスクに1台ずつの固定電話機を設置していました。

従来の固定電話環境で何か課題はあったのでしょうか？

従来型の固定電話設備は、リプレイス時の費用負担が非常に大きいことが大きな悩みでした。
それまで使用していた電話設備がちょうど老朽化してきたタイミングだったのですが、今後も買い替えで同様のコストがかかったり、レイアウト変更時の工事の手間が継続的に発生するということが大きな課題と感じていました。

運用面でも何か課題はありましたか？

はい。弊社では名古屋、神戸、福岡に駐在所がありますが、お客様から地方駐在員宛の電話が本社の代表番号にかかってくるケースがあります。
これまでの固定電話機だとその場で駐在員に取り次ぐことができないのでお客様を待たせてしまったり、駐在員への伝言や折り返しの手間が発生していたのも課題でした。

オンプレPBX老朽化がきっかけとなり、「スマホ内線化」による柔軟な電話応対のため検討へ

クラウドPBX検討のきっかけや背景も、それらの課題解決という目的があったからでしょうか？

はい。老朽化に伴う機器の入れ替えを検討したことが直接のきっかけでした。
また、ちょうどオフィスが別フロアに移設になるタイミングだったというのもありました。

先ほど課題として挙げて頂いた、固定電話機だと臨機応変な対応ができないというのもクラウドPBXで解決したかったポイントでしょうか。

そうですね。従来の固定電話機に依存しない柔軟な電話対応の必要性を感じていたので、スマートフォンを内線化できるクラウドPBXであれば解決できると思い、本格的に検討することになりました。

それ以外にもクラウドPBXに期待したポイントなどはありましたか？

今後人員増減やレイアウト変更があった際に、スマホ・電話機などの利用端末を柔軟に拡張できるようにしたいと考えていました。
これまでは、その度に工事手配や端末管理などとても手間がかかっていたので、これも改善できればと思っていました。

また、一部テレワークも導入しているので、リモート環境でも電話対応ができるようにしたいというのもありました。

「コストの優位性」と「移行のしやすさ」が決め手に

クラウドPBXの導入にあたり、どんなポイントを重視されましたか？

一番はコストです。
仮に新しいオンプレPBXに買い替えた場合と比べて、導入コストとランニングコストをどれだけ抑えられるかという点を重視しました。

その他に重視されたポイントがあれば教えてください。

スマートフォンで実際に固定電話の対応ができるか？通話品質はどうか？管理しやすいか？といった部分も重視しました。

検討にあたって何社かで比較検討されたのでしょうか？

はい。いくつかのサービスをリサーチして、2〜3社ほど比較検討しました。

そのなかで03plus導入の決め手となったポイントを教えていただけますか？

他社と比較して導入コスト・ランニングコスト面の優位性に加え、既存環境からの移行のしやすさが決め手となりました。

「既存環境からの移行のしやすさ」というのは具体的にどのようなことでしょうか？

他社サービスのなかには、クラウドPBXを導入するためにゲートウェイやルーターなど専用機器の設置工事が必要というものもありました。
それだと導入時のコストも高く、オンプレPBXを導入するのと手間もあまり変わらなかったのですが、03plusは専用機器も不要でインターネット環境さえあれば導入できるというのがポイントでした。
IP電話機もLANに接続するだけで、特別な設定もなく、クラウドPBXへスムーズに移行できるというのがポイントでした。

導入する際に何か懸念されていたことはありましたか？

やはり音声品質と使いやすさです。
従業員も100名近くいるので、なかにはうまく使えないという従業員が出るのではないか？と少し心配していました。

何か対策などはされましたか？

はい。グラントンさんに管理部向けの基本的な使い方レクチャーもしてもらい、社内からの質問に答えられるように準備しました。

スマホへシフトで利便性が向上、固定電話機の台数も削減でき管理・保守の負担も削減

現在03plusは何台ぐらいの端末でご利用されていますか？

スマートフォンが約70台、IP電話機が40台弱、そしてFAX機1台の計110台規模で運用しています。

03plusを実際に運用してから感じたメリットはありましたか？

代表電話の一次受けは最小限の台数に抑えた固定電話機で対応しつつ、取り次ぎ先の担当者はスマートフォンで対応するという運用に変更したことで、場所に縛られない柔軟な電話取り次ぎが可能になったことに大きなメリットを感じました。

従来のように各デスクの固定電話機で対応する必要がなく、どこにいても電話応対ができるようになったわけですね。

そうですね。固定電話機の設置台数を大幅に削減できたので、管理や保守の負担も大きく軽減されています。

また、レイアウト変更を行う際も、従来のオンプレPBXでは配線や機器構成の制約があり工事の手間やコストが発生していましたが、クラウドPBX化したことで端末配置の変更を柔軟に行えるようになり、レイアウト変更や配置変更時の対応性が大幅に向上しました。

導入の手軽さや管理画面の使いやすさに満足

03plusの導入面での満足度について教えてください。

導入までのスピード感はとても満足しています。
特殊な機器の購入や設置工事などもなくコストも抑えられましたし、導入前のフォローもあったので導入のしやすさにも満足しています。

管理面・機能面の満足度はどうでしょう？

Web管理画面の使いやすさにも満足しています。
利用端末も視覚的に管理でき、従来に比べて管理の負担が減りました。

また、営業時間外のスケジュール設定やガイダンス設定が簡単に設定できるのも良いですね。

営業時間外は音声ガイダンスを流されておりますよね。

はい、営業時間外にかかってくる電話に対しては音声ガイダンスを流し、「基本的には営業時間内にかけ直してもらう、緊急の場合は緊急連絡先に電話してもらう」といった運用を考えていました。

03plusは管理画面上でテキスト入力したメッセージをそのまま音声ガイダンスとして設定でき、簡単にオリジナル音声を作成できるのでこういった機能面にも満足しています。

クラウドFAX（インターネットFAX）も利用されていますが使い勝手がどうですか？

クラウドFAXも使いやすくて満足しています。
FAXは複合機とクラウドFAXを併用していますが、受信したデータをクラウド上に管理しておくことができ便利ですね。

社員の「通話中」「離席中」などステータスが不明も、直近のアップデートで対応へ

逆に不満な点や改善要望点があれば教えてください。

固定電話同士での電話取り次ぎの際に保留中の電話が切れてしまったり、発信ができなくなるタイミングが稀にあるので安定性の向上に期待しています。

また、保留中の電話を内線で取り次ごうとした際、担当者が席を外している場合だと別の電話機から代理応答することができないのが不便だなと感じています。
その場合、別の担当者が鳴っている電話機のところまで移動して内線電話に応対しないといけないので、内線も代理応答ができたら便利だなと感じていますね。

それ以外にも、取り次ぎたい相手が「通話中かどうか」というのもわからないので、この点はぜひ改善して欲しいポイントですね。