クラウド電話とは？電話をクラウド化するメリット・デメリットと費用相場を解説
クラウド電話とは、インターネット上に電話環境を構築するシステムのことです。導入すれば、業務効率化やコスト削減などを実現できます。
今回は、クラウド電話とはどのようなものか、クラウド電話を導入するメリットやデメリット、費用相場について解説します。
クラウド電話とは
クラウド電話とは、クラウド上に設置したPBX（電話交換機）により電話環境を構築し、インターネット回線によって通話を行うシステムのことです。スマホやPCなどの端末に専用アプリを導入することで、従来のビジネスフォンのように内線・外線・転送といった機能を使えます。インターネット回線を使用するため、外出先でもスマホなどから通話できるのが特徴です。
クラウド電話では、PBXをクラウド状に設置するため、オフィス内に物理的な装置を設置する必要がありません。そのため、装置の購入や設置工事などが不要であり、スムーズに導入できます。回線数の増減もインターネット上ですぐにできるため、スタッフの増減や規模の拡大にも柔軟に対応できます。導入後も管理・運用がしやすいシステムといえます。
クラウド電話に必要なもの
クラウド電話に必要なものは、クラウドPBX・インターネット回線・端末の3つです。
クラウドPBX
クラウド電話を使うためには、クラウドPBXが欠かせません。クラウドPBXはインターネット回線を利用して電話環境を構築し、内線・外線・転送などビジネスフォンの機能を使うためのシステムです。
従来のビジネスフォンでは、PBXをオフィス内に設置していましたが、クラウド電話ではクラウドPBXをクラウド上に設置して電話環境を構築します。インターネット回線で接続されるので、各端末と物理的に接続する必要はありません。
インターネット回線
クラウド電話はインターネット回線を使用して通話を行います。
従来のビジネスフォンは電話回線を使用しているため、PBX装置と各端末を有線接続しなければなりません。しかしクラウドPBXは有線接続だけでなく、Wi-Fiなどにより無線で各端末をつなぐことができます。そのため、外出先でもインターネット回線があればスマホなどを用いてビジネスフォン機能を利用できます。
端末
従来のビジネスフォンではPBX装置に対応した固定電話機端末でなければ利用できません。しかし、クラウド電話はスマホ・PC・タブレットなどインターネット回線を利用できる端末であれば、機種を問わず使用可能です。そのため、新たに端末を購入する必要はなく、すでにある端末をそのまま利用できます。
クラウド電話のメリット
従来のビジネスフォンからクラウド電話へ移行することは、企業にさまざまなメリットをもたらします。クラウド電話を利用するメリットにはどのようなものがあるのか、以下で解説します。
低コストで導入できる
クラウド電話は従来のビジネスフォンと比べて低コストで導入できます。PBXをクラウド上に設置するため、主装置の購入や物理的な機器の工事費用が不要であるためです。
また、ビジネスフォンのように主装置に対応した端末の購入も不要です。すでに自社で支給している、または社員個人のスマホをそのまま流用できます。
このような理由から、クラウド電話はトータルの導入費用を大幅に抑えられることがメリットです。
通話料を削減できる
通話料を削減できることもクラウド電話の大きなメリットです。固定電話機と違い、インターネット回線を使用するため、遠距離であっても通話料は一律です。
また、専用アプリを導入した端末同士であれば、オフィス内外問わずどこででも内線通話できます。内線であれば通話料がかかりませんので、社内コミュニケーションにおける通話コストを大幅に削減できます。
導入に時間がかからない
クラウド電話は導入がとてもスムーズです。
従来のビジネスフォンは機器の購入、オフィスの配置換え、工事などが必要で、導入までに時間がかかります。しかしクラウドPBXは設置工事が不要で、インターネット回線があればどこででも利用できるため、比較的短い時間で導入できます。クラウド電話サービスによっても異なりますが、申込みから最短即日、少なくとも1週間程度で導入できます。
どこでも会社の番号で発着信できる
クラウド電話は、どこからでも会社の電話番号で発着信できます。従来のビジネスフォンは、主装置が設置されているオフィス内の固定電話機からでしか会社電話番号を利用できません。しかし、クラウドPBXはインターネット回線があれば、外出先であってもスマホやPCなどにより会社電話番号を利用できます。場所や時間に縛られず会社電話番号によって電話対応できるため、業務効率アップ・顧客満足度向上を実現できます。
複数の拠点間で内線を構築できる
従来のビジネスフォンの場合、離れた拠点間では内線が使えませんでした。しかし、クラウド電話は離れた拠点同士でも内線を利用できます。そのため、複数の拠点間の連絡も内線によって通話可能です。クラウド電話を活用すれば、グループ全体の情報共有がスムーズになり、業務効率アップを期待できるでしょう。
電話の取り次ぎがしやすくなる
クラウド電話であれば、電話の取り次ぎもスムーズになります。従来のビジネスフォンでは、担当者が外出中のときは一度電話を切ってから、担当者のスマホへの外線電話やチャットなどを用いて連絡があったことを知らせます。その上でスマホから折り返し電話をしなければなりませんでした。しかし、クラウド電話であれば、担当者がどこにいても保留を押してそのまま取り次ぎ可能です。電話を切ったりスマホから折り返したりというロスがなくなるため、顧客も満足しやすいことでしょう。
柔軟な働き方を実現できる
従来のビジネスフォンはオフィス以外では会社電話番号が使えず、内線も利用できません。そのため、電話対応をする場合、社員は必ずオフィスにいなければならず、テレワークなどの新しい働き方を導入するのは困難でした。
しかしクラウド電話であれば、インターネット回線があればいつでもどこからでも会社代表電話番号を使って発着信を行えますし、内線通話も可能です。そのため、社員はオフィスに縛られることなく自由に働くことができます。例えば、営業に集中したり、海外出張中に電話対応したり、テレワークを行ったりなど、クラウド電話があれば柔軟な働き方が実現可能です。
容易に端末を増減できる
クラウド電話は、自社の状況に応じて柔軟に端末の増減が可能です。
従来のビジネスフォンの場合、端末を増やす場合は配線工事や端末の購入、場合によってはオフィスレイアウトの変更なども必要です。かなりの時間がかかるため、キャンペーン時などの入電数が増える時期に端末を増やすなどの柔軟な対応は困難でした。
クラウド電話であれば、Web上から契約台数を変更するだけで、簡単に端末の増減に対応できます。基本的に即日対応できるため、キャンペーンに向けて端末を増やす、規模拡大による社員数増加といったケースでも柔軟に対応可能です。
BCP対策になる
クラウド電話を導入することは、BCP対策につながります。
BCP対策とは事業継続計画のことです。自然災害や火災、テロなどの緊急事態に遭遇した際に、損失を最小限に抑えつつ、事業の継続または早期復旧を可能にするため、事前に立てる計画を意味します。簡単に言えば、有事の際にもできる限り事業を継続するための施策のことです。
クラウド電話はPBXがクラウド上に設置されています。そのため例えば、地震などにより建物が崩れた場合でもデータ破損が起こりません。また、インターネット環境があってスマホさえあれば、電話業務を継続して行えます。そのため、クラウド電話はBCP対策に有効なシステムといえます。
クラウド電話のデメリット
クラウド電話の導入は、企業にさまざまなメリットをもたらします。その一方で、以下のようなクラウド電話ならではのデメリットもいくつかあります。
電話番号を引き継げない場合がある
従来のビジネスフォンからクラウド電話に移行する際、「電話番号をそのまま使いたい」とほとんどの企業で考えることでしょう。しかし、クラウド電話のベンダーや条件によっては、移行後に電話番号を引き継げない場合があります。
電話番号を引き継ぐ場合、番号ポータビリティを行わなければなりません。ベンダーによっては、この番号ポータビリティに対応していないことがあります。また、「NTT東西からの一般加入電話」「ISDN電話で取得した番号」でなければ番号ポータビリティはできません。
万が一、電話番号が変更になる場合は、ホームページや名刺の記載変更はもちろん、関係各所への周知をしっかり行いましょう。変更周知にかかる費用や業務工数は、企業規模によって異なります。規模が大きいのであれば、計画的に周知を進めましょう。
通話品質がネット環境に依存する
クラウド電話は通話品質が落ちてしまう可能性があります。
アナログ回線を使用する従来のビジネスフォンは通話品質が高く、ノイズや途切れが起きることはほぼありません。しかし、インターネット回線を使用するクラウド電話の通話品質は、ネット環境に大きく左右されます。例えば、外出先でフリーWi-Fiを使用する場合、回線が弱かったり混雑していたりすると通話品質が著しく低下します。オフィス内であっても、無線LANルーターが古いものであったり、社内で大きなデータを送信していたりするケースでは、通話品質が落ちる可能性があります。そのため、クラウド電話を利用する際は、ネット環境を整えることが大切です。
発信できない番号がある
クラウド電話には、発信できない番号があります。
例えば、「110」や「119」といった緊急通報用の電話番号には発信できません。インターネット回線を使用して通話するため、発信者の大まかな位置情報を把握できないことが理由です。他にも、「117」「0120」などのいくつかの特殊番号にも発信できません。
クラウド電話ではこうした番号に発信できませんが、スマホであればある程度発信可能です（一部かけられない番号もあります）。緊急通報用の番号や特殊番号への発信が必要になるケースでは、クラウド電話ではなくスマホの回線を利用するようにしましょう。また、最寄りの警察署や消防署の電話番号を登録しておくことでも対処可能です。
クラウド電話の費用・料金の相場
クラウド電話はベンダーごとに料金体系が大きく異なります。また、利用ケースによっても導入・運用コストはかなり差が出るものです。
例えば、少人数の店舗やオフィスにクラウド電話を導入するケースでは、利用端末数・回線数は少なく済みます。そのため、各ベンダーで提供されているエントリープランのようなものでも賄うことができるでしょう。例えば、社員数5名から10名程度でシンプルなプランであれば、初期費用は10万円前後、月額費用は1〜2万円に抑えられることがほとんどです。
企業規模が大きく、さまざまなオプションを導入するのであればコストも大きくかかります。例えば、30名程度の社員数、電話業務で利用するさまざまなオプションを追加するケースでは、初期費用50万円程度、月額費用は5万円前後＋αといった形になります。オプションを多くつける場合は月額費用もそれに応じて上乗せされるイメージです。
クラウド電話なら「03plus」
クラウド電話の導入を検討しているならば、03plusがおすすめです。「東京03」を始め、全国の主要46局の電話番号を取得でき、番号ポータビリティにも対応しています。そのため、新規導入はもちろん、既存のビジネスフォンからの移行もスムーズに行えます。
ビジネスに役立つ機能も豊富に揃っていることも大きな特徴です。WEB電話帳や通話録音、留守番電話といった機能はもちろん、自動音声で通話振り分けできる自動音声応答や、電話の一次対応を代行させられる留守レポといった便利な機能もあります。大阪市では、クラウド上でFAXの送受信を行えるクラウドFAXを導入し、業務効率化やコスト削減を実現しています。
また、03plusはリーズナブルで気軽に導入しやすいクラウド電話です。1IDあたり初期費用5,000円、月額980円で利用できます。コストを抑えつつ、便利なクラウド電話を利用したいとお考えなら、ぜひ03plusをご検討ください。
まとめ
今回は、クラウド電話とはどのようなものか、電話をクラウド化するメリットやデメリットについて解説しました。
メールやチャットが当たり前になった昨今、電話業務もスピーディーさやスムーズさが求められるようになっています。そのため、オフィス内での利用を想定した従来のビジネスフォンでは、対応しきれない場面も増えています。電話業務を効率化し、コスト削減や顧客満足度の向上、柔軟な働き方を実現するなら、クラウド電話への移行を進めていきましょう。
