固定電話で留守電機能を使う方法は？留守電機能のメリットを解説
営業時間外や忙しいタイミングなど、顧客からの着信に対応できないことは意外と多くあります。もしそれが大事な顧客からの連絡であれば、ビジネスチャンスを逃してしまうことでしょう。留守電機能はそうしたケースで活躍する機能です。
そこで今回は、留守電機能のメリットや導入方法、留守電機能を便利に使えるクラウドPBXについて解説します。
留守電とは
留守電とは、家庭用電話やビジネスフォンなどの固定電話に搭載されている機能です。留守電設定をしておくと、留守中である旨のメッセージが流れ、最後に用件の録音を促します。外出で社員が出払っているタイミングや営業時間外など、電話に出られないときに活用すれば、顧客からの伝言を後から確認できます。
家庭用電話の場合はそこまで重要視されませんが、ビジネスにおいて留守電機能はとても重要な機能です。例えば、もし留守電を設定せずに電話に出られない場合、顧客は他の企業や店舗に電話をかけて用件を済ませてしまうかもしれません。企業にとってそれはビジネスチャンスを逃すことにつながります。留守電にメッセージを残してもらえれば、後日顧客にかけ直すことができます。そのため、ビジネスチャンスを逃さずに掴めます。
ビジネスフォンの場合、録音データをより多く残せるように主装置やユニットを設定することができ、長時間録音や大量のメッセージ保存も可能となります。
留守電機能のメリット
留守電機能をうまく活用することで、さまざまなメリットを得られます。具体的にどのようなメリットがあるのか、以下で解説します。
機会損失を防ぐ
留守電機能を活用すれば、機会損失を防ぐことができます。留守電設定していればメッセージを聞いて折り返すことができるためです。
例えば、応答専用機能やタイマー機能を活用すれば、電話に出られなくても顧客はメッセージを残せます。カレンダー機能で日時を設定しておけば、留守電機能のON・OFFを自動切り替えできます。そのため営業時間外や休日でも忘れずに留守電設定しておけるので安心です。
また、固定電話によってはあらかじめ設定しておくことで、特定の電話機に転送することもできます。留守電とともに転送機能を活用すれば、顧客への折り返しを効率的に行えるようになります。そのため、ビジネスチャンスを逃さず、しっかり掴み取ることができるようになるでしょう。
クレーム対策
留守電機能は、クレーム対策にも有効です。
人の感情、中でも怒りの持続力は数時間程度しかありません。そのため、クレーム電話を入れたときは感情的であっても、ある程度間をあけると怒りが落ち着く傾向にあります。例えば、留守電設定しているタイミングで顧客からのクレームがあったとします。留守電設定されていれば、顧客はクレーム内容を録音して一度電話を切るでしょう。その後、企業側から折り返し電話すると、顧客はクレームを入れたときよりも冷静になって話し合えるようになることが多いです。
クレームは企業にとっては貴重な意見の一つですが、感情的にぶつけられてしまうと対応する社員にとっては大きな負担となります。また、怒っている状態では建設的な議論もしにくいため、対応しにくくなるものです。留守電機能を活用して折り返し電話できれば、顧客も冷静に話を聞いてくれるようになるため、適切なクレーム対応をしやすくなるわけです。
通話料金の削減
留守電機能を活用すれば、通話料金の削減も実現できます。
通信事業者が提供している留守電サービスの場合、録音内容を再生するのに録音時間に応じた通話料金が発生してしまいます。一つ一つは短いメッセージであったとしても、積み重なると通話コストは大きなものとなることでしょう。
留守電機能の場合、録音内容を機器のメモリーカードにデータ保存します。そのためメッセージを再生しても通話料金が発生することはありません。また、機器の種類によっては、留守電機能によって録音されたデータを、PCで管理できるものもあります。これを活用すれば、顧客からのメッセージをPC上でデータ管理でき、通話料金を削減しつつより効率的に折り返し電話などの対応ができるようになります。
固定電話で留守電機能を使う方法
固定電話機で留守電機能を使うにはどうしたら良いのでしょうか。以下で、企業の固定電話機で留守電機能を使う方法をいくつか解説します。
留守電付き電話機を購入する
留守電付き電話機とは、ビジネスフォンの機能として電話機本体に留守電機能が組み込まれている機種のことです。本体に留守電機能がついていますので、後から装置を追加する必要はありません。そのため、簡単に留守電機能を導入・利用できます。
録音できる時間は、機種によって異なり、容量の大きいものであれば2時間程度のメッセージ保存が可能です。
留守番電話装置を取り付ける
すでにある電話機を買い替えずに留守番電話機能を利用したいという場合は、後付けで留守番電話装置を取り付けると良いでしょう。
後付けタイプはさまざまなものがあり、固定電話機に取り付ける装置や他の固定電話機のように、PBXとつないで電話環境の一部として利用するものがあります。留守電機能に特化した装置なので、タイマー機能や呼び出し機能など、留守電に特化したさまざまな機能を簡単な操作で使えます。そのため、留守電機能の利便性が向上し、業務効率を高めやすくなります。
電話機本体に留守電機能がない場合、PBXそのものに後から設定することもできます。オフィスに設置されたPBXに留守番電話ユニットを組み込めば、留守電機能を使えるようになります。留守電機能だけでなく通話録音機能などを組み込むことも可能です。電話対応のミスを減らしたい、通話品質を高めたいというケースではこうした機能を組み合わせるのもおすすめです。
クラウドPBXを利用する
クラウドPBXを導入すれば、固定電話機で留守電を使えるようになります。
クラウドPBXはクラウド上にPBXを設置し、インターネット上で電話環境を構築するシステムのことです。オフィスにPBXを設置する従来のビジネスフォンとは違い、工事不要でスムーズに導入できます。利用できる端末はスマホ・PC・タブレット、そしてLANケーブル接続できるIP電話機（固定電話機）などです。
クラウドPBXには多様な機能が搭載されていて、留守電機能も利用できます。録音されたメッセージは端末ではなくクラウド上で保存されますので、インターネット接続できる環境があれば場所や時間にとらわれず確認可能です。録音データの共有もできるため、より効率良く留守電の確認や折り返し電話をできるようになります。
クラウドPBXは留守電以外にも幅広い機能を利用できます。それぞれを組み合わせることで業務効率アップや顧客満足度向上、コスト削減などを実現できるのもクラウドPBXの魅力です。
固定電話の留守電はクラウドPBXが最適である理由
固定電話で留守電機能を利用する方法はさまざまあります。その中でもビジネス利用であればクラウドPBXがおすすめです。クラウドPBXが留守電機能を使う上で最適である理由を以下で解説します。
留守電をどこからでも確認できる
クラウドPBXはクラウド上にPBXを設置することで、インターネット上に電話環境が構築されます。インターネット回線により通話を行い、固定電話だけでなくスマホ・PC・タブレットなどの端末を利用可能です。そのため、オフィス内だけでなく、外出先や自宅でのテレワーク中でも内線通話や会社代表番号を使った発着信を行えます。オフィスに縛られることなく自由に電話対応できることがクラウドPBXの大きな特徴です。
留守電についても、オフィスだけでなくどこででも確認可能です。例えば、営業のために外出している社員であっても録音されたデータを確認できます。もし自分が対応すべき内容であれば、録音データを確認後すぐに顧客へ折り返し電話が可能です。このように場所を問わず確認できるため、クラウドPBXならスムーズな電話対応を行えるようになります。
留守電以外の機能が豊富
クラウドPBXは留守電以外の機能が豊富に揃っています。
ビジネスフォンの基本的な機能である内線・外線はもちろん、音声ガイダンスや保留機能、顧客情報を表示するCTIや自動音声応答（IVR）も利用可能です。また、クラウドを活かした機能も豊富にあります。例えば、顧客の連絡先をクラウド保存で一元管理できる共通電話帳やクラウド勤怠管理システム、タブレットを活用した受付システム、ネット上でFAXの送受信を行えるクラウドFAXなどです。
クラウドPBXは、こうした留守電以外の便利な機能を自社の業務内容に合わせてカスタマイズできます。そのため、電話対応にとどまらず業務効率アップやコスト削減を実現可能です。
導入・拡張が容易
クラウドPBXは導入や拡張を容易に行えるのも特徴です。
従来のビジネスフォンはオフィス内にPBXを設置するため、工事が必要です。工事そのものは数時間程度ですが、業者のスケジュールによっては工事日まで数週間待たされることも珍しくありません。
しかし、クラウドPBXはPBXをクラウド上に設置します。設置作業はベンダーが行いますので、他の業者に工事を依頼する必要がなく、すぐに導入できます。クラウドPBXサービスにもよりますが、Web申し込みから最短で即日、遅くとも1週間あれば導入可能です。
また、スタッフの増加や自社の規模拡大に伴う端末の増加や、必要な機能の拡張もスムーズに行えます。従来のビジネスフォンでは端末増加や機能拡張時に工事が必要ですが、クラウドPBXならばWeb上から申し込みを行ってすぐに増加・拡張が可能です。必要なときに必要な分だけ増加・拡張できるため、業務をスムーズに進めやすくなります。
初期費用・ランニングコスト・通話料を削減できる
クラウドPBXの利用は初期費用・ランニングコスト・通話料など、気になるコスト面の削減につながります。
従来のビジネスフォンは導入時の工事や、PBX装置・専用端末の購入のために多大な費用がかかります。しかし、クラウドPBXならば工事や機器購入費用がかからず、低コストで導入可能です。
また、従来のビジネスフォンでは、オフィス内に設置したPBXの保守管理に費用がかかりました。PBX装置は耐用年数がありますので、定期的な入れ替えのためにはまとまった費用が必要です。しかしクラウドPBXならば、PBXシステムのメンテナンスをベンダー側が行います。定期的にアップデートもされますので、入れ替え費用も必要ありません。そのため、ランニングコストを抑えられます。
さらに、クラウドPBXならばスマホを内線化できるため、外出先の社員や離れた拠点との通話を無料の内線通話で行えます。そのため、社内コミュニケーションにおける通話コストも大幅に削減可能です。
固定電話で留守電機能を使うなら「03plus」
固定電話機で留守電機能を使いたいとご希望でしたら、クラウドPBXの03plusがおすすめです。03plusは「東京03」を始め、全国主要46局の市外局番付き電話番号を取得できます。番号ポータビリティにも対応していますので、ビジネスフォンからの乗り換えで既存の電話番号をそのまま使いたいというケースでも安心です。
留守電機能は、固定電話機だけでなくスマホやPCでも利用できます。そのため、外出先やテレワーク中でも顧客からのメッセージを確認してスムーズに折り返し電話でき、ビジネスチャンスを逃すことがありません。留守電機能以外にも、WEB電話帳やクラウドFAX、時間外アナウンスやIVR（自動音声応答）、受付アプリなど豊富な機能を自社に合わせてカスタマイズ可能です。留守電機能の一歩先を行く留守レポという機能を利用すれば、代表電話の一次対応を任せられます。社員の負担を軽減しつつ、顧客満足度を高めると同時にビジネスチャンスをしっかり掴めるのでおすすめです。
まとめ
今回は固定電話機で留守電機能を使う方法や、留守電機能活用のメリットについて解説しました。
留守電は、外出中や営業時間外などのタイミングでかかってきた場合でも、顧客がメッセージを残せる機能です。適切に折り返し電話できれば、他の企業や店舗に顧客が流れてしまうのを防げるため、ビジネスチャンスを逃しにくくなります。
留守電機能は固定電話機本体に搭載されているものや、物理的な機器を設置するだけでなく、クラウドPBXというインターネットを活用した新しいシステムでも利用できます。クラウドPBXは導入が容易で、留守電機能以外にも豊富な機能を利用できます。そのため、留守電以外の自社の課題を解決し、業務効率化やコスト削減、さらには顧客満足度向上を実現できるツールです。ぜひ導入を検討してみてください。
