電話もFAXも使える最新のクラウドサービスとは？
現代は、携帯電話やメールで連絡するのが当たり前で「スマホだけあれば良い」という人が増えています。しかし、ビジネスシーンにおいては固定電話には有用性があり、FAXも使用している企業・官公庁が少なくありません。そのため、法人であれば携帯電話だけでなく固定電話・FAXどちらも使える状態にしておくのが望ましいものです。
「固定電話は開通が面倒」「FAXは紙が無駄になる……」「スマホのように使えるツールが欲しい」そうお考えの方もいることでしょう。そこで今回は、電話もFAXも使える最新のクラウドサービス「クラウドPBX」について解説します。
令和以降も固定電話やFAXは必要？
携帯電話やメールなどが主流になった現代において、固定電話やFAXはあまり使われなくなりました。しかし、ビジネスシーンでも固定電話やFAXがまったく使われなくなったかと言うとそうではありません。携帯電話にはないメリットもいくつかあり、今もなお使用している企業は決して少なくありません。
固定電話やFAXの保有率は低下
携帯電話が高性能化し、インターネットが普及した現代では、固定電話の保有率は低下傾向にあります。2022年に総務省が発表した「通信利用動向調査」では、世帯ごとの固定電話の加入者数は2001年度末時点で6,133万だったのに対し、2020年度末には1,716万にまで減少していることが分かります。つまり固定電話の需要はこの20年で4分の1近くまで減少してしまったのです。特に若年層においては、固定電話を持たずに携帯電話のみ保有しているというケースがかなり増えてきています。
FAXもやはり近年は保有率が低下しています。コスト削減や省スペース化などの理由から、ペーパーレス化の動きが活発化したことがその背景です。また、電子帳簿保存法の改正により、FAXで受信した書面をそのまま帳簿の書類として使用できなくなることも、FAXの保有率が低下している理由と考えられます。
固定電話は信頼性が高く低コスト
世帯別の保有率が低下しているものの、固定電話が完全に消えてしまったわけではありません。固定電話ならではの強みがあるため、企業では固定電話が必要とされています。
携帯電話は外出先でも使えるなど利便性の高い機器です。しかし、通話料金で考えると携帯電話は割高で、毎月のコストが固定電話に比べて多くかかります。また、固定電話は携帯電話と比べて社会的信用を得やすいというメリットがあります。携帯電話だけだと「固定電話費用の負担が難しいのだろうか」「事務所が存在しないのでは」などと勘ぐられることがあります。さらに、固定電話番号は古くから使われている形式の番号であり、高い年齢層ではなじみがあり安心しやすいというメリットもあります。
こうしたメリットがあることから、企業では携帯電話だけでなく固定電話も設置することが多いのです。
まだまだFAXを使用する企業や官公庁が存在する
メールやチャットツールが当たり前の現在でも、FAXを使用する企業や官公庁は意外と多くあります。「取引先企業とのやり取りで必要」「使い慣れている」「他のツールへの移行が難しい」などその理由はさまざまです。
また、FAXならではのメリットもいくつかあります。FAXは特別なITリテラシーが不要で誰でも使いやすく、紙で印刷されるため物理的に受信したことが分かります。さらに、伝えたいことを手書きや図で簡単に相手に送ることができます。このようなメリットがあるため、現在でもFAXを使う企業や官公庁が存在するのです。
令和以降も固定電話とFAXは使えたほうが良い
利便性の高い携帯電話やITツールが進化したことで、個人における固定電話やFAXの使用は確実に減ってきています。しかし、企業や官公庁においては、令和以降も固定電話・FAXは使えたほうが良いでしょう。固定電話は通話コストを抑えやすく、社会的信用を得やすいツールです。そしてFAXはITリテラシーが低くても使いやすく、手書きの書類や図でも簡単に相手に送信できます。こうしたメリットがあることから、ビジネス利用するならば携帯電話だけでなく、固定電話やFAXも使えたほうが良いといえるでしょう。
固定電話・FAXが携帯電話で使える？
固定電話やFAXにしかないメリットがあるものの、利便性という意味では携帯電話にはかないません。「携帯電話のように気軽に使えたら良いのに……」と思う方も多いのではないでしょうか。実は、固定電話やFAXを携帯電話で使えるようにする「クラウドPBX」というサービスがあります。
携帯で固定電話番号を発着信できる「クラウドPBX」とは
クラウドPBX（クラウド電話）とは、携帯電話で固定電話の発着信ができるようになるサービスのことです。スマホにアプリをインストールすれば、外出先でも会社の代表番号などの固定電話番号を使って発着信できます。企業が利用する場合、オフィスに縛られるという固定電話のデメリットを解消できるため、利便性の高いツールです。
クラウド電話は携帯電話で「03」「06」などの市外局番を使えるようになるため、固定電話機自体をなくしても社会的信用が損なわれることはありません。通話コストについても、ビジネスフォン機能を活用でき、外出先の社員や離れた拠点とも内線通話できるため抑えやすくなります。
また、クラウド電話はスピーディーに導入できるのが特徴です。開通工事が不要で、申込みから最短即日、遅くとも1週間程度で利用を開始できます。設定画面から利用端末の増減も簡単に行えて、番号追加や変更も簡単なので業務に合わせて柔軟に対応可能です。オフィス移転の際も、同一市外局番エリア内であれば電話番号の変更もありません。
このように、クラウド電話は固定電話と携帯電話のメリットを併せ持ったビジネスに役立つツールであることから、導入企業が増えています。
クラウド電話ならアプリでFAXも使える
クラウドPBX（クラウド電話）は固定電話番号だけでなく、アプリによってクラウド上でFAXも利用できます。
従来の固定電話でFAXを利用する場合、電話回線やFAX機が必要です。しかし、クラウドFAXのアプリを活用すれば、クラウド上でFAXデータの送受信や確認を行えます。例えば、外出先でもスマホで撮影した書類をそのままFAXデータとして送信可能で、FAX送信のためにオフィスに戻る必要はありません。さらに受信データはクラウド上に保管されますので、スマホやPCからいつでも確認できます。そのため、従来のFAXと異なり紙による保管や管理の手間がかからず、ペーパーレス化によりコスト削減も見込めます。
送受信の手間を省きたい、機器維持費やコピー用紙の費用を抑えたいなど従来のFAXの課題を解決したいとお考えなら、クラウドFAXの導入をおすすめします。
アプリでクラウドFAXを使うなら「03plus」
スマホアプリでクラウドFAXを利用したいなら「03plus」がおすすめです。03plusは東京「03」を始めとした全国46の主要都市の市外局番を取得できるクラウド電話サービスです。アプリをインストールすれば、スマホで会社代表番号を使っていつでもどこでも発着信できます。外出中の社員や離れた拠点間とも内線通話ができますので、毎月の通話コスト削減も実現できます。
また、03plusではクラウドFAXも利用可能です。スマホからカメラ撮影した画像データは、FAX用に自動で最適化され送信できます。受信データはアプリとメールで通知されて外出先でもスマホからいつでも確認できます。クラウドFAXは大阪市でも導入され、業務効率化やペーパーレス化を実現している機能です。
まとめ
今回は、電話とFAXを利用できるクラウドサービスについて解説しました。
固定電話やFAXは保有世帯数が減少傾向にあります。しかし、固定電話番号は信頼性が高く通話料も抑えられることから、ビジネスシーンにおいては必須のものとなっています。FAXも企業や官公庁で使われることがあるため、ビジネスをする上では使えるようにしたほうが良いでしょう。
しかし、従来の固定電話やFAXは利便性が低く、使いにくい面も多くあります。そこでおすすめなのがクラウド電話です。スマホで外出先でも固定電話番号やFAXを使えます。従来の電話環境からクラウド電話へ乗り換えをご検討なら、全国主要47局の市外局番が使えてクラウドFAXも利用できる03plusをぜひお選びください。
