固定電話への着信をスマホで受ける！方法を解説
固定電話の着信をスマホで受ける方法は？転送とIP電話を比較
会社宛ての電話をスマホで受けられたら良いのに、と考えている方は多いのではないでしょうか。出張や外出が多いという方や、テレワークを導入している場合は特に便利になるでしょう。
外出先で会社の固定電話宛ての着信を受ける方法には「転送」と「IP電話の新規導入」の、二つの方法があります。それぞれにメリット・デメリットがあり、どちらを導入すべきか迷う方も多いことでしょう。
そこで今回は、固定電話の着信をスマホで受ける場合、転送とIP電話どちらの利便性が高いのかをまとめました。ぜひ導入の参考にしてください。
固定電話番号への着信をスマホで受けるメリット
固定電話番号にかかってきた顧客からの着信をスマホで受ける場合、以下のようなメリットがあります。
外出先でも対応できる
固定電話番号宛ての着信をスマホで受けることができれば、外出先でも顧客対応することができます。そのまま電話に出ることはもちろん、後から着信履歴を確認できるため、用事を済ませた後に折り返すことも容易です。
伝達ミスを防げる
固定電話しかない場合、会社に電話がかかってきたものの担当者不在で別の社員が対応することになります。後で報告を受けるわけですがその際、間違った情報を伝達されると顧客トラブルになる可能性があります。
スマホで固定電話番号の着信を受けられれば担当者が直接対応できます。別の社員を間に挟む必要がないため、伝達ミスの防止につながるでしょう。
人件費の削減
固定電話番号の着信をスマホで受けることができれば、オフィスに「電話番」といった無駄な人員を配置する必要がなくなります。
リモートワークにも対応できる
近年、テレワークを推奨する企業も増えており、代表番号宛ての電話対応に悩む企業が増えています。しかしスマホで固定電話番号の着信を受けることができれば、自宅にいても顧客対応が可能です。
災害対策・BCP対策になる
固定電話は設置された場所でしか受信できないというデメリットがあります。そのため、何らかのトラブルでオフィスに出勤できなくなった場合に、電話の転送を行っていればオフィスにいなくても対応が可能です。
また、設定次第にはなりますが、オフィスが停電していたり、オフィスの電話機が故障している場合でも、あらかじめ転送設定が行われていれば、転送先へと電話が転送されます。
機会損失を防げる
会社の固定電話番号にかかってくる電話は大切な顧客や契約申し込みなど、ビジネスに大きく関わるものがほとんどです。外出のため担当者が長時間対応できないとなれば、ビジネスチャンスを逃すことになるでしょう。
大切な固定電話番号への着信をスマホで受け、すぐに対応できることは、機会損失を防ぐことにつながります。
このように、スマホで固定電話番号への着信を受けられればビジネスを有利に進めることが可能です。スマホを固定電話化して業務の効率化はもちろん、スピーディーな対応を行って顧客満足度を高め、信頼される企業を目指しましょう。
固定電話をスマホで受ける主な方法は「転送」と「IP電話」
固定電話をスマホで受ける主な方法には「転送」と「IP電話」の二つがあります。転送電話は回線事業者が提供するサービスで、アナログの固定電話を使用しているならば申し込みをしてすぐに導入できる手軽さがあります。しかし、費用面や運用面においてデメリットもあり、業種や利用形態によっては致命的な欠点になりかねないのも事実です。
そこで活用したいのがIP電話です。転送電話にある費用面や運用面でのデメリットを解消しつつ、業務効率を高めたりスタッフの負担を軽減できたりといったメリットが生まれます。具体的に転送電話のメリット・デメリット、IP電話のメリット・デメリットを紹介しますので参考にしてください。
転送のメリット
- 回線事業者に申し込んですぐに導入できる
- 取次の手間がなくなる
- 担当者が外出していても応対しやすくなる
転送のデメリット
- 会社とプライベートの着信が分かりづらい
- 転送設定されたスマホを持つスタッフのみに負担がかかる
- 顧客からの電話、迷惑電話の区別がなく、転送されるたびに通話料がかかる
- 月額費用がそれなりにかかる
- 固定電話番号を使って折り返し電話できない
- 転送のオン・オフ切り替えが面倒
IP電話のメリット
- 取次の手間やミスがなくなる
- すぐに導入できる
- いつでもどこでも応対できる
- 固定電話番号を使ってスマホから折り返し電話できる
- 複数人で受けられるため負担を分散できる
- 転送通話料がかからず無料で受けられる
- 着信の区別がつく
- 転送設定のオンオフ切り替えが容易である
IP電話のデメリット
- IP電話の月額料金がかかる（転送費用はかからない）
転送サービスのメリット・不満点
転送サービスは、固定電話番号宛ての着信をスマホで受けるのに便利なサービスです。ここでは転送サービスにおけるメリットや多くの人が感じている不満点を紹介します。
転送サービスの仕組み
転送サービスとは、固定電話番号にかかってきた着信をスマホなどに転送するサービスです。電話回線事業者が提供するサービスで、キャリアごとにサービス内容には若干の違いがあります。とはいえ、外出先などでも固定電話への着信をスマホで受けられるという基本的な特徴はどの転送サービスでも同じです。
転送サービスの導入方法は、サービスの申し込み後に転送先となるスマホ番号を登録し、転送設定をすれば完了です。申し込みが済んでしまえば設定自体は簡単に行えます。
▼転送サービスのメリット
転送サービス特有のメリットや利用者の多くが感じている不満点についてまとめていきます。
- 手軽に導入できる
転送サービスの導入は簡単です。前述の通り申し込みを行えば、あとは番号登録や設定を行うだけなのですぐに導入することができます。すでに固定電話機や固定電話番号を持っているのであれば、新たに何かを購入する必要はないため、手間はそれほどかかりません。 - 既存の固定電話番号をそのまま使える
既存の固定電話番号をそのまま使えるため、転送用にわざわざ番号を取得する必要はありません。
導入さえしてしまえば、外出先で固定電話番号への着信を受けることができ、テレワークにも活用できるなどビジネス上でさまざまなメリットを感じられることでしょう。
▼転送サービスの不満点
導入が楽で固定電話番号をそのまま使える転送サービスですが、デメリットもいくつかあります。
- 転送に料金がかかる
転送を利用する場合、固定電話の基本料金と通話料金に加えて別途、転送サービスの月額料金がかかります。また、着信が転送されるたびに転送元から転送先への転送通話料がかかります。顧客から会社宛てに電話がかかってきて転送されたケースを例にすると、顧客は会社宛ての発信に通話料がかかります。そして会社には転送元となる会社の固定電話から転送先のスマホ宛ての通話料がかかります。
大切な顧客からの電話であれば必要経費ですが、しつこく何度もかかってくる営業電話も転送されれば転送通話料がかかります。そのため、場合によっては想定以上の転送通話料がかかる可能性があるのです。これは転送サービスにおける大きな不満点と言えるでしょう。 - 折り返し時に固定電話番号を使えない
転送先となっているスマートフォンから折り返しをする場合、スマートフォンの電話番号から発信することになり、固定電話番号を使うことができない点もデメリットです。 折り返し時にはスマートフォンの番号が相手に表示されるため「誰からの着信だろう？」と不審に思われる可能性もあります。 - 複数の端末に同時に転送できない
転送サービスでは複数の端末へ同時に転送することができません。複数の電話番号を登録できる転送サービスはありますが、番号ごとに優先順位が決められていて、順番に転送される形になっています。 このため、会社からの電話転送が特定のスマートフォンに集中することになり、そのスマートフォンを持つ社員の負荷が増大するなど、新たな問題が生まれる可能性があります。 - 発信元番号が表示されない
転送サービスを使ってスマートフォンで転送電話を受けた場合、相手方の電話番号ではなく、転送元となっている会社の固定電話番号が発信元として表示されます。 そのため誰からの着信なのかがすぐに分からないという不満点もあります。
転送サービスの不満を解消する「IP電話」とは
転送サービスは便利さもある一方で、ビジネス利用するにはあと一歩の物足りなさがあります。転送サービス特有の不満・デメリットを解消し、ビジネスシーンで活用できるIP電話についてご紹介します。
IP電話サービスの特徴
IP電話サービスとはインターネット回線を利用した通信サービスです。固定電話番号を取得することができ、固定電話を持ち歩く感覚で外出先でも顧客対応できる特徴があります。
基地局を介することがないため遠距離通話でも音声品質が一定であり、料金も一律となります。従来型の電話と比べると料金的には割安です。
また、同じIP電話サービス同士の場合は料金が無料になることがほとんどで、使い方次第でお得に利用できるのが特徴です。
IP電話を使って固定電話をスマホで受けるメリット【転送サービスと比較】
転送サービスは気軽に導入できる一方で、割高な転送通話料がかかる、複数端末に転送できない、折り返しで固定電話番号が使えないといったデメリットがありました。
一方でインターネット回線を使用するIP電話サービスには多くのメリットがあり、転送サービスの不満・デメリットを解消できます。ここでは具体的にIP電話を使って固定電話宛ての着信をスマホで受けるさまざまなメリットについて解説します。
- 転送通話料金がかからない
固定電話番号を取得できるIP電話は転送電話と仕組みが大きく異なるため、転送料金がかかりません。
転送電話は転送元の固定電話から転送先のスマホに対して通話を行うため、携帯電話宛ての割高な通話料金が発生します。しかしIP電話の場合は、固定電話宛ての着信がインターネットサーバーを経由してアプリを導入しているスマホへ直接届きます。これは厳密に言うと転送ではないため、転送料金そのものがかからないのです。もちろん、迷惑電話が何度あったとしても、IP電話には転送通話という概念が存在しないため、転送通話料は一切かからないのでご安心ください。
このように割高な携帯電話宛ての転送料金が不要になるため、転送電話からIP電話に移行すれば大幅なコスト削減を実現できるでしょう。 - 複数台に転送できる
固定電話番号を取得できるIP電話サービスであれば、複数のスマホで固定電話番号を共有できます。例えば、固定電話番号を使えるIP電話アプリをAさんとBさんで使用している場合、会社宛てに着信があった際は両方のスマホに着信が入ります。仮にBさんが出られないとしてもAさんの手が空いていればそのまま着信を受けられるため、大切な顧客の電話を取り逃さずに済みます。機会損失を減らせることから、IP電話は転送電話よりもビジネス利用に向いていると言えるでしょう。
また、転送電話は1台のスマホにしか設定できず、一人に負担がかかっていました。しかしIP電話は複数人に着信が入ります。そのため、スタッフの負担を大幅に軽減できる点もIP電話の特徴でありメリットと言えるでしょう。 - 内線通話ができる
IP電話サービスはアプリを導入しているスマホ同士、会社宛ての通話が全て無料となります。これはアプリによってスマホが内線化されているためです。
固定電話番号を取得できるIP電話は、クラウドサーバーによって全てつながり、一つの電話環境を構築しています。そのため、サーバーでつながっているスマホ同士であれば全て内線扱いとなるのです。例えば、外出先のスタッフに連絡が必要な際も無料で通話できるだけでなく、離れた拠点に報告が必要な際も無料で行えます。また、通話中の内線を保留にして、別の人が持つスマホに取り次ぎ、引き続き無料の内線通話を行うことも可能です。
このように、転送電話では実現できない無料での社内コミュニケーションの活性化を実現できるのは、IP電話の大きな魅力です。 - 固定電話番号で折り返せる
固定電話番号を取得できるIP電話サービスならば、外出先からでもスマホを使って固定電話番号にて折り返し電話できます。
転送電話の場合、外出先から折り返す場合は携帯電話番号発信となります。顧客によっては「誰からかかってきたのだろうか」「いたずら電話かもしれない」と警戒してしまい、応答してくれず、機会を損失してしまう可能性があります。
しかしIP電話ならば、スマホからでも固定電話番号を使って顧客に折り返すことが可能です。顧客は表示された電話番号を見て「あの会社からだ」と分かるため応答率が高まり、機会損失を防ぎやすくなるでしょう。 - 発信元が分かる
転送電話の場合は顧客の電話番号は表示されず、転送元である会社の電話番号が表示されます。しかしIP電話であれば顧客の電話番号が表示されるため、誰からの着信なのか判別可能です。これはクラウドサーバーを経由してアプリを導入するスマホに直接着信が入っているためです。
プライベート用のスマホを利用している場合でも、ビジネスと分けて利用できるため応対で失礼な発言をするなどのトラブルを未然に防げます。
おすすめのIP電話サービス「03plus」
IP電話サービスは数多くありますが、中でもおすすめなのが「03plus」です。全国主要46局番の電話番号を取得することができ、ビジネスシーンで有効に活用できる機能が豊富にあるためです。
03plusの特徴をご紹介します。
03plusで取得できる電話番号
IP電話サービスの03plusは申し込み住所に応じて「東京03」「大阪06」といった全国主要46局番の電話番号を取得することができます。
また、既存の加入電話の電話番号を03plusでそのまま利用できる「番号ポータビリティ」機能を使うこともできます（諸条件あり）。
一方、申し込み住所が提供エリア外である場合は「050」番号となります。
ビジネス利用に適したさまざまな機能
03plusにはビジネスシーンで有効活用できるさまざまな機能が搭載されています。
例えば、03plusはアプリごとにIDが付帯していて、取得した代表番号を複数のスタッフで共有することができます。代表番号を利用できる端末が一つに限られないため、スタッフそれぞれが外出先から代表電話番号を利用して顧客へ連絡できます。
また、03plusではクラウドFAXを利用することができます。アプリで撮影またはPC内のデータをそのままFAX送信することができるため、スピーディーにFAX業務を行えます。また、受信したデータをアプリやPCで確認することも可能です。印刷することはもちろんデータ保存もできるため、社内のペーパーレス化・コスト削減を進められるでしょう。
さらに、Web電話帳を利用すれば顧客の連絡先を社内で一元管理できますし、グループ番号を追加すれば部門ごとの内線としても活用できます。他にも03plusならパーク保留機能や時間外アナウンス、留守番電話などビジネスに役立つさまざまな機能を利用できます。ビジネスを加速させたいならばぜひ活用しましょう。
03plusについて詳しくはこちらもご覧ください
まとめ
ビジネスにおいて顧客対応のスピーディーさは重要なポイントです。契約・申し込み・相談・クレームなど顧客の要望はさまざまですが、いずれの場合でもタイミングを逃せば機会損失につながる可能性があります。ビジネスチャンスを逃さないためにも、外出先であっても固定電話番号宛ての着信を受けられるサービスの導入はすぐに行うべきです。
転送電話サービスは外出先でも固定電話への着信をスマホで受けられる方法のひとつです。しかしご紹介したように導入にメリットはあるものの、同時転送ができず固定電話番号で折り返しできないといった懸念点があります。
解決する方法としてIP電話サービスの導入があります。同時転送ができ転送通話料もかからず、固定電話番号での折り返しも可能です。そして、IP電話の中でもおすすめのサービスが「03plus」です。全国主要46局番の固定電話番号を取得でき、代表番号の複数人共有やグループ内線、クラウドFAXの利用などビジネスで必要な機能が豊富に揃っています。
固定電話への着信をスマホで受けたいなら、03plusの導入をぜひご検討ください。
