コラム ビジネスフォンの利用をご検討中の方へ

ビジネスフォンの利用をご検討中の方へ

■これからビジネスフォンを用意したいと考えている場合には

会社を経営するにあたって、ビジネスフォンを用意しようと考えている方もいるのではないでしょうか?そのような場合には、サポートを受ける業者の選び方もチェックすべきポイントの一つとなります。

例えば、社員の所持しているスマートフォンを、そのままビジネスフォンとして使用することができるというサービスを提供しているところもあります。こうしたサービスを活用すれば、スタッフが社外に出ている時も、外出先で代表電話の着信や転送、内線通話を行なうことが可能になります。さらに、スマホアプリや固定電話機も使用可能な場合には、活用シーンがさらに広がります。

また、社員数が増減すると、電話番号の追加や抹消、代表番号の追加などを行なう必要性が生じてきます。そのような場合には、インターネット上で番号の追加・変更手続きを行なうことのできるサービスもあるので、チェックしてみましょう。鳴り分け設定のグループ化や通信ログ・通話料の管理を行なう機能も搭載したサービスなら、より幅広いシーンで活用することが可能です。

ビジネスフォンに関連するサービスの中でも、オンライン上で提供されているものは、便利に使用することができます。中には、10分程度で電話番号の取得・開通をすることが可能なサービスを提供しているところもあります。手続きを行なうにあたって、面談して見積を取ったり、紙の媒体に記入したり、証明書を郵送したりなどしていると、それに要する手間や時間がかさむ傾向にありますが、そのような問題を解決するには、全てオンライン上で手続きすることのできるところもあるので、チェックしてみると良いでしょう。そうしたサービスを活用すれば、オンライン上でスムーズに、かつスピーディーに手続きを済ませた後、アプリをインストールするだけで、ビジネスフォンの使用を開始することが可能となります。

■サービスを利用するにあたってのチェック事項

新たにビジネスフォンを用意するにあたって、気になりやすいポイントの一つに、初期費用の問題があります。例えば、法人名義の携帯電話の用意や電話回線の契約、交換機PBX、配線工事を行うためにはそれなりのコストがかかります。ファクシミリの準備や機材のメンテナンス、社員へ端末の支給などを行なう際にも同様に手間がかかります。

そういった負担をなくしたいと考えるのであれば、クラウドサービスとアプリケーションによって利用することのできるビジネスフォンがあるので、チェックしてみると良いでしょう。こうしたサービスを活用して、イニシャルコストを削減することに成功すれば、それだけ自社のビジネス活動も有利に展開することができるようになります。

会社の代表電話番号の応答をする端末が一つしかない場合、数多くの着信があると、話し中でつながりにくくなるという問題が生じてきます。そのような状況になると、大切なクライアントを待たせて不快な思いをさせ、結果としてビジネスチャンスを失うという事態にも発展しかねないので、注意しなければなりません。そうしたリスクを回避するためには、スタッフ一人ひとりが、代表番号での応答が可能な端末を所持している環境を構築するのがおすすめです。

■おすすめのサービスに関する情報

世の中には、社員の誰もが手持ちの端末を使用して、代表電話番号で応答することができる、ビジネスフォンというものがあります。こちらは、代表番号に電話が入った場合、アプリや固定電話に着信し、鳴り分け設定や代表番号の追加も可能となっているサービスです。また、参照した着信履歴を使用して電話をかけると、代表電話として発信する仕組みになっています。こうしたサービスを活用すると、ビジネス活動の機動性が高まり、話し中によって相手を待たせる時間を短縮することが可能で、顧客満足度の向上が期待できます。

さらに、ビジネスフォンを利用するにあたっては、保留・転送機能もチェックしておきたいポイントになります。例えば、会社の内外を問わず、スタッフ同士のアプリを使用して電話の保留・転送をすることができて、転送後は自動的に電話が切れる仕組みになっているサービスもあります。このようなサービスは、自社のビジネス活動を展開する上で、機動力が不足していると考えている方に相応しいものとなっています。

そして、社内のセクションによって、グループ化された電話番号の追加も可能なサービスもあります。こちらは、会社の代表番号ではなく、各部署の番号で応答したいという方にぴったりなサービスです。例えば、代表番号で受け付けてから、各セクションに電話を転送する場合、そのための時間が発生する分だけ、相手を待たせてしまうこととなります。そのような問題を解消するためには、各部署に直接つながる電話番号を用意しておくのが良いでしょう。

その他に、社内のセクション同士や離れた支店間など、内線・外線を問わず、通話料金が発生しないサービスは、コストの面でアドバンテージがあります。

【ご利用上の注意】

  • 本サービスをご利用いただくには、インターネット接続回線が必要となります。
  • 本サービスは、ISDNではご利用いただけません。
  • 110、118、119には発信できません。
  • 国際電話の電話番号への発信はできません。この他発信できない番号があります。※国際電話からかかってきた電話を受けることはできます。
  • 通話、FAXの品質は、インターネットの接続やトラフィック状況(混雑具合や安定性など)に左右されることがあります。
    特に一部の公衆Wi-Fiでは通話が安定しないことがあるのでご注意ください。
  • アプリについて、動作確認済み端末以外での動作は保証しておりません。
  • 専用IP電話機、宅内機器(アダプタ)をご利用いただく場合、ルーターやファイアウォール側の設定が必要になる場合があります。
  • 停電時、専用IP電話機、宅内機器(アダプタ)は利用できません。