コラム 電話対応力対策とつながらない状態を防いでチャンスを掴む

電話対応力対策とつながらない状態を防いでチャンスを掴む

■つながらない電話はビジネスチャンスを逃す

毎日の業務を円滑に進めて結果を出し続けるためには、他所とのコミュニケーションが必要不可欠です。既存の相手だけではなくてそれ以外の人に対しても適切な対応を行うことで、信頼度が増し、結果的にビジネスチャンスを掴み取ることができます。しかし問題になりやすいのが電話対応に関するもので、「かけたにもかかわらずつながらない」という理由でみすみすチャンスを逃すこともあります。それを防ぐために電話に関する適切な対策をとりましょう。

ビジネスの基本は信頼関係で成り立っていますし、何かしらのトラブルがあった場合電話を活用して連絡をするケースが一般的です。ですが、事業規模の小さな企業の場合は特にオフィス内にスタッフがいない、他の電話に対応中だ、といった理由で対応ができないこともあります。
取引関係にある顧客からの電話がつながらない場合には契約解除される可能性もありますし、トラブル発生時や緊急を要する電話の場合には大問題に発展しかねません。他には、取引関係にはないものの、今後顧客となり得る存在の企業からの電話がつながらない場合には、将来的な利益を自ら捨てているようなものです。
安定的な事業活動を継続的に行い続けることは決して簡単なものではないからこそ、少しのチャンスも無駄にしてはいけません。
電話によるコミュニケーションはメールが発達した今の時代でも非常にポピュラーな手段のため、ビジネスチャンスを最大限活かすためにもきちんと考えるべきではないでしょうか。もし人員不足などが原因で対応できない場合には、必要な対策をとって最低限の電話対応はできる状態を保っておきたいものです。
どの企業も基本的には相手企業に対して電話対応率が高くて営業時間内であればいつでも連絡がつく状態を望んでいます。自社の都合を優先するのではなくて、相手の都合を優先した社内システムの構築を検討してください。

■法人携帯・スマホを活用

電話対応率がビジネスチャンスの獲得を左右することは、おそらく誰しもが理解しています。しかし実際には、企業の代表電話番号にかけても誰も出ない、つながらないというケースが後を絶ちません。これは様々な原因により発生している問題で、そのほとんどが法人携帯やスマホを有効活用することで解決できます。通常、固定回線の電話番号にかけた場合、オフィスにある電話機にかかる仕様となっています。
このケースであれば、オフィス内に電話対応ができるスタッフがいなければ当然外部からの連絡を受けることができません。少人数で仕事をしていると、様々な理由で電話に出られないこともしばしばあります。そんな時に、外部にいる法人携帯やスマホを所持するスタッフのもとに固定回線の電話がかかれば、オフィス内の状況にかかわらず円滑な電話の対応が可能となります。実際にこのシステムを導入している企業が次々と登場し、特にベンチャー企業をはじめとした小規模な事業所で有効活用されています。
企業の代表電話番号にかけられた電話に応答する人がいない場合、必要に応じて自動で法人携帯やスマホに転送が可能です。結果的に外にいても自社のオフィスにいるような感覚で素早い対応ができ、つながらないというリスクを最小限に留められます。この方法は様々考えられる対策方法の中でも実用性が高く、低コストで行えると評判です。今やスマホの所有率は非常に高くなっていますので、導入のハードルも問題にはなりません。


■チャンスを掴む一流企業の電話対応とは

世にたくさんある企業の中でチャンスを着実に掴み取れているところは、電話対応能力が高いという特徴があります。電話は顔が見えないコミュニケーション手段だからこそ特に、相手のことを気遣う対策をして最大限の配慮をもって接する必要があります。一流企業の多くはきちんとした電話の対応に関するトレーニングを実施していますし、絶対的な人数が多いこともありつながらないという心配はありません。そのような理由により、一流企業は高い電話対応能力を身につけ、より成長し続けています。
具体的には電話と顧客満足度の関連性を理解した対応が多く、常に相手目線に立った話し方が魅力的です。問題をたらいまわしにしたり放置したりするのではなく、適切な方法を用いて解決に導き、さらに通話相手に対して嫌な思いを感じさせないような配慮が見られます。応答率の高さは当然のことながら、その他の面においても優秀です。重要事項の復唱や長時間の保留になりそうな時の配慮、担当者が不在の時の対応などもチャンスを掴める要因です。実際に一流企業は3コール以内に出る、非があれば必ず謝る、相手にとって理想的なスピードで話す、ネガティブな声使いにならないように注意する、といった部分に注力されています。
対応能力の向上に加えて、つながらないという状態を防ぐことができる法人携帯やスマホの活用で、よりビジネスチャンスを活かしやすくなります。

■まとめ

ビジネスチャンスを掴み取るためには、電話対応率の高さも重要になります。対応率が低いと信頼関係は低下してしまいますし、いざという時に連絡が取れず大問題になりかねません。
法人携帯やスマホを活用するという対策をとり、なおかつ高い電話対応能力を身につけることもチャンス獲得には必須です。

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