コラム 一括管理できる法人携帯の導入で社員の行動や履歴を楽に確認

一括管理できる法人携帯の導入で社員の行動や履歴を楽に確認

■法人スマホで社員の行動管理

各企業により社員の勤務パターンは異なり、大半の社員が外出しているケースもあります。その他にもシフト制の仕事の場合には、休みの人に対して緊急性の高い連絡が取りにくいという問題があります。これらの問題を解決する手段が法人携帯の利用です。一括管理することでスムーズに連絡が取れるだけでなく、コミュニケーションスピードも向上します。

法人携帯は一般的には法人契約がなされているスマホのことを指していますが、一括管理されていないと社員同士の保留や転送ができず、代表番号にかかってきた電話への対応も難しくなります。その点一括管理ができる法人携帯であれば、契約面やコスト的な部分以外も企業側が社員を一括確認でき、社員同士の電話や顧客との電話がスムーズにはかどります。他社との競争を制して利益を積み重ねようと思えば、スピーディーなビジネスが不可欠です。そんな時に従来のスマホを使って連絡を取っていると、どうしても連携スピードが劣ってしまい、顧客が理想とする対応の実現ができません。
そして、社員の行動チェックにも役立ちますので、営業担当者をはじめとしたオフィス外で働く社員が多い職場ではかなり役立ちます。逐一連絡が取りやすい状況が生まれ、誰もが各人のスケジュールチェックが可能になるでしょう。
行動確認がもたらす影響は果てしなく大きく、業務に対するモチベーションのアップや業務効率の向上が図れます。
稀に生じる「営業担当者がサボっていた」という問題にも一括管理している法人携帯だと対応しやすく、問題発覚に寄与してくれます。また企業側が懸念しがちな法人携帯を使っての私的利用を防ぎやすくなる点も魅力です。

■利用履歴の確認

法人で契約している携帯電話は、あくまでもそれぞれの企業から社員に貸与されている状態です。ですから私的利用は当然禁止されており、特に勤務時間中の私的な電話やインターネット閲覧は制限がなされます。
しかし、通常のスマホであれば利用履歴の確認を企業側が行うことは非常に難しく、できたとしてもかなりの労力がかかります。特定の社員が私的利用していると不公平感が生まれてしまいますし、そもそも企業が貸与しているものをルールに反して使うことはできません。
一括管理ができる法人スマホは自由に番号の追加や削減ができて、通信ログや通話料金に関する情報も集中管理が可能です。このように社員の利用状況を一元的に扱えるようになると、担当部署は大きな恩恵を受けられます。
問題になりがちなルールに反した利用を食い止める役割を果たし、結果として誰もが仕事に集中できるだけでなく業績の良化につなげられます。
様々な企業で経営陣が頭を悩ませている私的利用や通信費用の増大を防げるため、全社員分のスマホを一元的に管理可能な法人携帯は今後より需要が増すでしょう。利用履歴を簡単に確認できるシステムは革新的で、法人携帯が抱えてきた多種多様なデメリット部分を解消してくれます。


■一括で管理できるメリット

業種や社員の働き方によってはスマホを貸与する必要性がありましたが、その裏でいろいろな問題が発生しています。上記のような私的利用や不透明さが主な問題点でした。ただし一括で管理することができる法人携帯の契約を行うと、社員間での不公平さを失せるだけでなく、各種設定が思いのままです。迷惑電話対策、時間外アナウンス、IP電話との連携などの設定が容易に可能で、1台1台の端末ごとに面倒な設定をする必要はありません。ですから急な変更が生じた場合でも、一度に設定を行えば支障なく業務遂行ができます。
他にもメリットはたくさんあり、通常の法人スマホと一括確認可能なものを比較した場合、業務遂行における利便性の高さやビジネス的なスピーディーさは圧倒的に一括管理スマホに軍配が上がります。またコスト面でも一括型の方が安い傾向にあり利便性の高い各種サービスを活用してもかなりの金額のコスト削減が叶えられます。数人だけの契約でもお得ですが、社員数が増えればよりお得に利用できるのもメリットでしょう。
電話は企業が日常の業務を行い、利益を求める際に使用する存在だからこそ機能性が高ければ高いほど魅力的です。特に保留や社員間での転送機能、そして代表電話番号にかけられた電話への対応設定が容易にできる点は、一括管理が誇る大きなメリットでしょう。


■まとめ

法人携帯は積極的に活用されていましたが、結局は個々の社員の管理下に置かれるケースが多かったです。その結果貸与されているスマホの私的利用や私物化が問題になり、大きな問題になりました。
それらの問題も解決できるのが一括管理タイプの法人携帯です。行動のチェックや利用料金の確認、自由自在な設定が手間なく行える点も特徴です。適切な法人携帯の使用を促せ、業務に対するモチベーションアップにも繋がるでしょう。法人が契約している携帯電話の現状をみると社員全体を一括管理する必要性が見えてきます。

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